System kancelaryjny to ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania czynności kancelaryjnych. Każda działalność firmy, instytucji czy organizacji, wiąże się z tworzeniem i obiegiem dokumentów. Systemy kancelaryjne ujednolicają pewne zasady co do oznaczania, grupowania i przechowywania dokumentacji. Nakreślają sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, który ma wpływ na formę akt. W Polsce można stosować różne metody obiegu dokumentów. Jednym z nich jest system kancelaryjny mieszany, który stanowi kombinację pozostałych metod. Jego powstanie miało za zadanie zwiększenie skuteczności oraz zniwelowanie niektórych wad.
Prowadzenie firmy, biura, organizacji czy instytucji, nawiązywanie współpracy z jednostkami zewnętrznymi oraz tworzenie i przechowywanie dokumentacji, wymagają odpowiednich metod komunikacji, przetwarzania i magazynowania danych. We współczesnym świecie coraz rzadziej służą do tego telefon stacjonarny czy goniec, wypierane przez znacznie szybsze, wydajniejsze i bezpieczniejsze technologie informatyczne. Dlatego częścią każdej firmy i instytucji jest obecnie system teleinformatyczny.
Przechowywanie pojedynczych dokumentów w archiwum lub przekazywanie ich z jednej komórki organizacyjnej do innej, w celu załatwienia sprawy, niesie za sobą ryzyko zniszczenia dokumentów. Istnieje też zagrożenie ich zdekompletowania, jeśli składają się z więcej niż jednej kartki. Dlatego w systemie organizacji biur czy archiwów, stosuje się różne formy ich gromadzenia i oznaczania. Jedną z nich jest teczka spraw (teczka aktowa).
Archiwizacja dokumentów wiąże się z ich organizacją zgodną z zasadami określonymi w stosownych przepisach. Pozwala ona podzielić wszystkie materiały na grupy i przypisać im określone symbole, dzięki którym można szybko zidentyfikować zawartość. Jedną z takich form organizacji jest zespół archiwalny założony i prowadzony przez konkretną osobę lub komórkę organizacyjną. Nazywa się ją twórcą zespołu.
W archiwizacji materiałów stosuje się ściśle określoną klasyfikację, która pozwala na utrzymanie porządku i szybkie identyfikowanie ogromnej ilości dokumentów. Zanim zostaną one przypisane do kategorii i klas, najpierw stają się najmniejszym ogniwem organizacyjnym – jednostką archiwalną. Zależnie od formy dokumentów, jest ona umieszczana w teczce, segregatorze lub skoroszycie i otrzymuje opis. Jest to tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej).
Materiały archiwalne są gromadzone i przechowywane między innymi po to, aby dostarczać społeczeństwu informacji o różnych ważnych wydarzeniach. Dlatego istnieje możliwość wykorzystania ich w sytuacjach, które tego wymagają. Może to być, np. potrzebne przy pisaniu pracy doktorskiej, publikacji książkowej czy też podczas sprawy sądowej, która wymaga dokumentów dowodowych. Udostępnianie materiałów archiwalnych umożliwia skorzystanie z nich, jednak odbywa się ono na określonych zasadach.
Ochrona danych osobowych jest prawnym obowiązkiem każdej firmy, instytucji, organizacji i innych podmiotów, które w myśl RODO gromadzą, przetwarzają lub przechowują dane osób. Usuwanie danych osobowych jest jedną z czynności dotyczących pracy z dokumentami.