Pojęcie sukcesora kojarzy się przede wszystkim z dziedziczeniem, czyli przejmowaniem własności po członku rodziny, najczęściej zamożnym i pochodzącym z wyższych sfer. Sukcesor – a właściwie zarządca sukcesyjny – pojawił się też w biznesie jako osoba, która przejmuje kierowanie firmą po śmierci jej poprzedniego właściciela, zanim dojdzie do formalnego ustalenia spadkobiercy.

W opracowywaniu zbiorów archiwalnych, ich porządkowaniu i ewidencjonowaniu wykorzystuje się rozmaite pomoce archiwalne. Jedną z nich jest sumariusz (wyciąg z dokumentów, spis, rejestr). Definicja tego narzędzia w największym uproszczeniu opisuje je jako spis lub wykaz. Takie określenie wynika z faktu, że sumariusze sporządza się też w wielu innych placówkach i instytucjach, a często także na potrzeby prywatne. W archiwum jest to zazwyczaj spis streszczeń aktów i dokumentów, które znajdują się w danym zbiorze lub w części tego zbioru. Sumariusz części jest utożsamiany z inwentarzem.

Sygnatura archiwalna to znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie. Pojęcie to również jest definiowane jako system znaków, który wskazuje na miejsce przechowywania jednostki archiwalnej. Najczęściej to rozwiązanie wdrażane jest w instytucjach państwowych oraz prywatnych zakładach pracy w archiwum zakładowym.

Gromadzenie ogromnej ilości akt i dokumentów archiwalnych wymaga stosowania specjalnego systemu ich porządkowania. Dzięki temu jest możliwe szybkie odnalezienie potrzebnego dokumentu lub serii dokumentów dotyczących określonej sprawy, miejsca, tematyki. Symbol klasyfikacyjny jest zakodowaną informacją, przypisaną do konkretnej jednostki archiwalnej. Pozwala on zidentyfikować ją oraz określić jej wartość archiwalną.

Dokumenty gromadzone w lokalnych archiwach zakładowych, należących do organizacji czy instytucji, mają różną wartość historyczną, społeczną, kulturalną itp. Jedne z nich są znaczące tylko w krótkim czasie i tylko dla danego aktotwórcy. Inne mają wartość ogólnonarodową i wymagają zabezpieczenia oraz przechowywania w czasie nieograniczonym. Do rozróżniania tych typów dokumentów stosuje się symbol kwalifikacyjny, który wraz z symbolem klasyfikacyjnym tworzy unikalny kod dla danej jednostki archiwalnej.

Kancelaria jest samodzielną instytucją, urzędem, komórką organizacyjną lub zespołem takich komórek w firmie aktotwórcy, która charakteryzuje się zdolnością i uprawnieniami do wytwarzania akt. Działanie kancelarii opiera się na instrukcji kancelaryjnej i obejmuje szereg wyznaczanych przez nią czynności.

System kancelaryjny to ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania czynności kancelaryjnych. Wyróżnia się trzy rodzaje: system kancelaryjny dziennikowy, system kancelaryjny bezdziennikowy oraz system kancelaryjny mieszany. Ten pierwszy jest bez wątpienia najczęściej wykorzystywany, dlatego w tym wpisie bliżej się mu przyjrzymy.