Ewidencjonowanie materiałów archiwalnych oznacza wpisywanie poszczególnych jednostek archiwalnych do różnych spisów, wykazów, indeksów, rejestrów, z zachowaniem określonych zasad układu i oznaczania. Celami tego procesu są uporządkowanie i usprawnienie organizacji zasobu, ochrona zgromadzonych w nim dokumentów oraz usprawnienie ich odszukiwania. Sporządzanie ewidencji materiałów archiwalnych polega więc na dokonaniu wpisu (rejestracji) akt do konkretnego spisu zdawczo-odbiorczego akt.

Pojęcie sprawy jest rozumiane bardzo szeroko i nie zostało precyzyjne zdefiniowane w żadnym dokumencie. Słowniki określają ją jako zbiór okoliczności, które interesują konkretną osobę lub wskazują na kogoś. Termin ten pojawia się w wielu dziedzinach, począwszy od sądownictwa, przez sprawy urzędowe, po sprawy prywatne. Formalnie sprawa pojawia się w działaniach podejmowanych przez różne instytucje i organy, regulowanych przepisami prawa.

Gromadzenie materiałów archiwalnych jest równoznaczne z ich opracowywaniem, ewidencjonowaniem i porządkowaniem zgodnym z zasadami archiwistyki. Stąd też używa w tym kontekście pojęć, takich jak kolekcja, zespół czy zbiór archiwalny. Nieco rzadziej w archiwistyce pojawia się spuścizna archiwalna, która w literaturze tematycznej jest często pomijana. Trudno ją też znaleźć w wielu słownikach. Wynika to z faktu, że spuścizna stanowi jeden z wielu rodzajów zespołów archiwalnych.

Przyjmowanie pisma w kancelarii lub innej komórce organizacyjnej firmy, wymaga odnotowania tego faktu w odpowiednim rejestrze. Pismo rozpoczynające bieg sprawy powinno też być odpowiednio oznaczone, co pozwoli na szybkie ustalenie, kiedy pojawiło się w komórce i jak długo trwa rozpatrywanie sprawy. Ma to znaczenie z uwagi na to, że przepisy narzucają określone terminy na różne czynności urzędowe. Do oznaczania daty i miejsca przyjęcia pisma służy stempel wpływu.

W terminologii prawnej sukcesja jest zdefiniowana jako wstąpienie w ogół praw i obowiązków związanych z konkretnym majątkiem czy zbiorem o określonej wartości, niekoniecznie materialnej. Dotyczy ona jedynie tych sytuacji, gdy to przejęcie następuje po wcześniejszym właścicielu, a więc sukcesją nie będzie nabycie praw do domu zajętego w wyniku zasiedzenia. Sukcesja jest też określana jako następstwo prawne lub dziedziczenie całości, ale też części majątku poprzednika. W archiwistyce takim majątkiem jest zbiór archiwalny, a jedną z form jego przejęcia – sukcesja bierna.

Gromadzenie materiałów archiwalnych przez jednostki lokalne często jest ograniczone w czasie. Jeśli firma ulega likwidacji, organizacja się rozwiązuje lub placówka zostaje zamknięta, zgromadzone zasoby muszą zostać przeniesione do innej jednostki. Proces ten nazywa się dziedziczeniem materiałów archiwalnych lub sukcesją. Może ona mieć jedną z dwóch form. Jedną z nich jest sukcesja czynna, której następstwem jest kontynuowanie zbioru przez sukcesobiorcę, a drugą sukcesja bierna.

Likwidacja komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za gromadzenie zbiorów archiwalnych i niearchiwalnych oznacza konieczność przeniesienia zespołu archiwalnego do nowej lokalizacji. Przejmująca go jednostka, zgodnie z przepisami o zasadach archiwizacji, powinna być powiązana z poprzednią merytorycznie lub terytorialnie. Przekazanie zbiorów archiwalnych nazywa się dziedziczeniem albo sukcesją archiwalną. W procesie tym uczestniczą dwie strony – sukcesodawca i sukcesobiorca.