Archiwa funkcjonujące na terenie kraju często współpracują ze sobą, realizując określone zadania. Jeśli są one połączone wspólnymi celami, tworzą organizację, którą prawo określa jako sieć archiwalną.

We współczesnym świecie wymiana informacji czy ich przesyłanie odbywa się za pomocą nowoczesnych technologii informatycznych i telekomunikacyjnych. Informacje te mają postać danych cyfrowych. Połączenie wymienionych technologii oraz uzupełnienie ich o odpowiednie urządzenia tworzy strukturę, jaką jest sieć teleinformatyczna.

Składnica akt jest komórką organizacyjną firmy lub instytucji odpowiedzialną za gromadzenie, przechowywanie i porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Skontrum zostało zapożyczone z języka włoskiego (scontro), a jego definicja w Wielkim słowniku wyrazów obcych PWN brzmi: „sprawdzenie stanu zasobów materiałowych lub pieniężnych sklepu, magazynu, biblioteki”.

Każdy dokument zawiera określone, często specyficzne pojęcia, a także nazwiska i nazwy instytucji, miejsc, marek handlowych czy obiektów geograficznych. Im dłuższy jest taki dokument, tym trudniej odnaleźć w nim właściwe treści lub sprawdzić, czy są one w nim uwzględnione. Skorowidz pomaga w wyszukaniu takich informacji. Jest to spis nazw, nazwisk i pojęć użytych w dokumencie, najczęściej uszeregowany alfabetycznie i uzupełniony numerami stron.

Każda sprawa, która wpływa do określonej jednostki archiwalnej, musi być odpowiednio zaewidencjonowana. W przeciwnym razie, w przyszłości odnalezienie związanych z nią dokumentów mogłoby okazać się kłopotliwe i czasochłonne. Archiwista natomiast powinien mieć szybki dostęp do spraw prowadzonych w poprzednich latach, nawet tych bardzo odległych czasowo.  W tradycyjnym systemie kancelaryjnym służy do tego celu specjalny formularz – spis spraw.

Gromadzenie materiałów archiwalnych i niearchiwalnych wiąże się z koniecznością uporządkowania często ogromnej liczby dokumentów, trafiających do archiwum, co stanowi spore wyzwanie dla archistów. Tylko wówczas dotarcie do potrzebnych akt czy też stwierdzenie ich istnienia, będzie w przyszłości możliwie w krótkim czasie, gdy tylko zaistnieje taka konieczność.