Gromadzenie dużej ilości dokumentów archiwalnych wymaga starannego porządkowania i opisywania zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Pozwala to nie tylko na szybkie dotarcie do potrzebnego dokumentu czy teczki aktowej, ale też dostarcza informacji o tym, jakie materiały zawiera dany zbiór czy jednostka archiwalna. Jedną z danych umieszczanych w opisie są roczne daty krańcowe.

Gromadzenie materiałów archiwalnych wymaga pozyskiwania pojedynczych dokumentów oraz całych jednostek archiwalnych, a nawet zbiorów od ich twórców. Odbywa się to różnymi metodami, począwszy od przejęcia całego zbioru lokalnego archiwum (sukcesja), po otrzymywanie np. w darze od osób prywatnych listów, zaświadczeń czy innych dokumentów. Zdarza się, że te ostatnie są w formie tzw. rozsypu.

Scalanie archiwalne to proces łączenia danych archiwalnych, które są przechowywane w różnych źródłach, w jeden spójny zbiór danych. Celem tego procesu jest stworzenie pełniejszego i bardziej kompletnego zestawu danych archiwalnych, który może być łatwiejszy do przeszukiwania, analizy i wykorzystania. Na czym polega jego scalanie? Dlaczego się to robi?

Segregacja jest pojęciem znanym i stosowanym w wielu dziedzinach działalności oraz codziennego życia. W ujęciu ogólnym odnosi się do podziału przedmiotów, materiałów, surowców, dokumentów czy odpadów, w celu ich łatwiejszego zagospodarowania lub sprawniejszego odnalezienia. Pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale też obniża koszty i usprawnia zarządzanie zasobami.

Sekretariat jest komórką organizacyjną w prawie każdym przedsiębiorstwie, firmie lub instytucji, odpowiedzialną za bieżącą obsługę spraw kierowanych i zlecanych przez osobę zajmującą stanowisko kierownicze. Zazwyczaj jest to komórka jednoosobowa, ale tworzy się też sekretariaty zrzeszające kilku pracowników i pełniące funkcje kancelarii ogólnej. Podstawowe zadania wykonywane w takiej komórce mają charakter techniczno-biurowy.

Twórca zespołu stanowi istotną część procesu gromadzenia dokumentów archiwalnych. Tym terminem określa się jednostkę, firmę, instytucję, organizację lub inny podmiot, który bezpośrednio przyczynia się do powstawania dokumentów. Nie każdy twórca wnosi do archiwum wkład o takiej samej wartości historycznej. Dlatego jedną z czynności w procesie tworzenia zbiorów jest selekcja twórców zespołów.

Systematyzacja jednostek archiwalnych stanowi podstawę porządkowania wszystkich archiwaliów w zbiorze czy zasobie. Takie uporządkowanie i opracowanie zgodnie z przyjętymi normami pozwala na szybkie dotarcie do potrzebnych dokumentów i zawartych w nich informacji. Jest też podstawą do tworzenia spisów i wykazów jednostek w zbiorze. Jednym z elementów podziału jest seria.