Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w rozdziale 4 art. 41 wymienia i definiuje niepaństwowy zasób archiwalny. W jego skład wchodzą wszystkie te materiały archiwalne, które nie zostały zakwalifikowane do zbioru państwowego. Zasób ten może być ewidencjonowany lub nieewidencjonowany. W pierwszym wypadku wszystkie jednostki obejmuje rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego.

Rejestracja pism połączonych z pokwitowaniem odbioru jest jednym ze stałych elementów kancelaryjnego systemu dziennikowego. Sprowadza się do wpisywania w specjalnym dzienniku kancelaryjnym każdego pisma, które trafi do danej komórki organizacyjnej oraz nadania mu kolejnego numeru. Rejestracja może się odbywać w jednym lub dwóch dziennikach, zależnie od przyjętego systemu.

Prowadzenie jakiejkolwiek sprawy w komórce organizacyjnej wymaga precyzyjnego dokumentowania drogi, jaką się toczy. Rozpoczyna się ona w momencie wpływu pisma do jednostki i kończy w miejscu oraz czasie załatwienia. Aby dokumentowanie było możliwe, jest konieczne przypisanie sprawie sygnatury, która pozwoli ją odnaleźć i zidentyfikować na każdym etapie. Służy temu rejestracja spraw.

W opisywaniu zbiorów dokumentów wykorzystuje się różne pomoce archiwalne. Umożliwiają one porządkowanie oraz późniejsze szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu czy teczki z aktami. Wśród pomocy archiwalnych są różne wykazy i spisy, do których zalicza się też repertorium. Zawiera ono charakterystykę archiwaliów zawartych w zbiorze oraz opisujące je dane liczbowe.

Termin reprografii odnosi się do reprodukcji dokumentów, czyli kopiowania materiału tekstowego i graficznego. Jest ona zarówno dziedziną nauki, jak i zespołem metod, technik oraz środków stosowanych do sporządzania takich reprodukcji. Są to zarówno kopie piśmienne, jak i rysunkowe. Natomiast do ich wykonywania stosuje się rozmaite metody mechaniczne oraz elektroniczne.

Rewers zazwyczaj kojarzy się z monetą lub medalem, określając wraz z awersem ich strony. Definicja mówi też o innych płaskich przedmiotach, zawierających grafikę, rysunek, malowidło, grawer czy płaskorzeźbę, w stosunku do których używa się tych dwóch określeń. W archiwistyce czy bibliotekoznawstwie rewersem jest specjalny formularz, który potwierdza wypożyczenie dokumentów.

Materiały uznawane za archiwalne na skutek różnych okoliczności w przeszłości mogły zostać wywiezione poza granice kraju. Najczęściej przyczyną takich zdarzeń były zmiany historyczne, polityczne lub geograficzne, na których skutek dochodziło do przesunięcia granic lub przejmowania wpływów politycznych. Powrót takiej dokumentacji do Polski oraz włączenie jej do zbiorów Archiwum Narodowego mogą nastąpić w procesie rewindykacji.