Zasada proweniencji, odnosząca się do niepodzielności zespołów archiwalnych, odegrała ogromną rolę w kształtowaniu się polskiej archiwistyki. Archiwiści kierują się nią już od ponad 100 lat. Nawet jeśli to pojęcie nie jest dziś powszechnie używane, wciąż w archiwach stosuje się zasadę proweniencji. Na czym dokładnie ona polega? Jakie trudności we współczesnych archiwach występują ze względu na zasadę proweniencji? Czym jest zasada wolnej proweniencji, która również wyznacza sposób działania współczesnych archiwów?

Jedną z czynności stanowiących stała część pracy biura, kancelarii, sekretariatu lub dowolnej komórki organizacyjnej jest wymiana dokumentów i korespondencji. Odbywa się ona na wiele sposobów, zarówno tradycyjnych, jak i z wykorzystaniem nowoczesnych technologii i narzędzi. Przedmiotem takiej wymiany jest przesyłka opatrzona danymi adresata i nadawcy oraz wyekspediowana jedną z dostępnych metod.

Przetwarzanie danych osobowych jest terminem, który funkcjonuje od niedawna. Pomimo tego, czynności wykonywane w jego zakresie nie są nowe, ale obejmują działania stosowane do dziesięcioleci w związku z handlem, usługami czy zatrudnianiem pracowników. Upowszechnienie się tego pojęcia wynika z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych i unijnego rozporządzenia RODO.

Mianem punktu zatrzymania jest określane każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności służbowych związanych z jej załatwianiem. Pisma czy dokumenty mogą pokonywać krótką lub długą drogę, zanim trafią do właściwej jednostki czy zostaną zarchiwizowane.

Referent jest urzędnikiem biurowym zajmującym najniższe stanowisko w hierarchii służbowej firmy. Ze względu na wykonywane zadania i ich charakter często jest utożsamiany z sekretarzem lub asystentem. Z definicji jest to również osoba prowadząca sprawę, czyli odpowiedzialna za jej merytoryczne załatwienie. Stanowisko referenta jest stałą częścią organizacji sądów, organów administracji państwowej na różnych szczeblach, izb celnych czy urzędów różnego typu.

Registratura to miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej. Dokumenty przebywają w niej do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę. Jest to więc niejako „przedsionek” archiwum i komórka, która sprawuje pieczę nad przekazaniem dokumentów we właściwe miejsce. W archiwistyce funkcjonuje przede wszystkim powyższa definicja, jednak słowo ma też wiele innych znaczeń i bywa używane na różne sposoby.

Rejestr kancelaryjny jest zbiorczym wykazem wszystkich jednorodnych dokumentów lub spraw załatwianych w danej komórce organizacyjnej.  Może przyjmować formę papierowej księgi, pliku formularzy o określonej konstrukcji lub elektroniczną. Rejestry zastępują typowe spisy jednorodnych spraw w sytuacji, gdy ich liczba jest duża. Dzięki temu są możliwe ich lepsze usystematyzowanie oraz odszukanie dokumentów sprawy.