Plik jest terminem o podwójnym znaczeniu. W bardziej tradycyjnym ujęciu, odnosi się do większej liczby kartek (banknotów, fotografii itp.) połączonych ze sobą w pakiet za pomocą spinacza lub gumki. Jest on na tyle duży, że bez problemu można go ująć dłonią i przenieść. Od kilkudziesięciu lat stosuje się to pojęcie także w informatyce, do określenia zbioru danych, powiązanych wspólnymi cechami i opatrzonych nazwą.

Podteczki to teczki wiązane, skoroszyty, segregatory itp. służące do przechowania w układzie numerycznym lub alfabetycznym dokumentacji serii jednorodnych spraw albo obiektów, których wspólny tytuł pochodzi z teczki macierzystej. Jest to więc sposób na wydzielanie pewnej części spraw z danej teczki, stąd też zamiennie w archiwistyce stosowane jest wyrażenie „grupa spraw”. Nierzadko też zamiast sformułowania „podteczki” używa się określenia: Rejestracja spraw w wydzielonych grupach spraw.

Wykonywanie prac kancelaryjnych wiąże się z wieloma czynnościami, których celem jest obsługa przepływu dokumentów, korespondencji oraz ich rejestracja i archiwizacja. Im większa jednostka i więcej załatwianych w niej spraw, tym trudniejsze jest porządkowanie szybkie odnajdywanie potrzebnych dokumentów. Pomoce kancelaryjne to środki, które ułatwiają te zadania.

Pojęcie poprzedników w archiwistyce wiąże się z dziedziną ewidencjonowania zbiorów. Standardową procedurą, przyjętą przy opisywaniu zespołów (zbiorów) archiwalnych jest umieszczanie na nich tzw. dat skrajnych. Określają one czas wytworzenia pierwszego i ostatniego dokumentu w zbiorze (zespole). Poprzedniki, to dokumenty wytworzone wcześniej, przed sporządzeniem pierwszej jednostki archiwalnej zamieszczonej w zbiorze (zespole).

Właściwe zarządzanie archiwum wymaga bieżącego porządkowania materiałów archiwalnych. Zakres czynności, które należy wykonywać z najwyższą starannością, to układanie wewnątrz teczek aktowych, ich opisywanie, nadawanie właściwego układu, sporządzenie ewidencji oraz techniczne zabezpieczanie.

W archiwistyce funkcjonuje wiele pojęć związanych ze sposobem oprawiania lub przechowywania dokumentów. Jednym z nich jest poszyt. Termin ten oznacza grupę akt zszytą nićmi i oprawioną zazwyczaj w półsztywny karton. Taka konstrukcja przypomina zwykły szkolny zeszyt. Jest to określenie używane w odniesieniu do metody oprawiania akt, ale oznacza również jednostkę archiwalną (lub jej część).

Aby archiwizacja dokumentów odbywała się w prawidłowy sposób, potrzebne są regulacje prawne dotyczące tego obszaru. Polskie prawo archiwalne to zespół obowiązujących norm prawnych regulujących prawidłowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją. Określa ono również obowiązujący system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje poszczególnych organów administracji rządowej w tym zakresie. Jest zgodnie uznawane za dziedzinę prawa administracyjnego, choć obejmuje również elementy cywilnoprawne i karnoprawne.