Pieczęć urzędowa jest specjalnym znakiem odciskanym na dokumencie przy pomocy stempla lub pieczątki w celu podniesienia jego wagi prawnej. Najczęściej jest ona wykonana z metalu metodą tłoczenia, ma okrągły kształt, a w części środkowej zawiera wizerunek polskiego orła. Na obwodzie jest umieszczana nazwa organu samorządowego, instytucji czy organizacji. W przypadku organów samorządowych niższego szczebla, w pieczęci miejsce godła Rzeczypospolitej Polskiej może zajmować herb gminy czy województwa.

Używanie pieczęci urzędowej jest ograniczone wyłącznie do dokumentów szczególnej wagi. Są one związane ze sprawami administracyjnymi i dotyczącymi szkolnictwa. Odcisk pieczęci urzędowej umieszcza się na postanowieniach sądów, decyzjach organów władzy, na dyplomach uczelni wyższych i na świadectwach szkolnych. Dokumenty urzędowe, na których się on znajduje, mają dużą moc, są wiążące i podkreślają rangę danego pisma czy zaświadczenia.

Istnieją także przepisy określające prawidłowe przechowywanie pieczęci urzędowej. Dzięki temu dostęp do nich mają tylko upoważnione do tego osoby.

Pion ochrony jest komórką organizacyjną, tworzoną na potrzeby ochrony informacji niejawnych. Polskie prawo obejmuje tym terminem wszelkie informacje, które w przypadku nieuprawnionego ujawnienia mogłyby negatywnie wpłynąć na interesy Rzeczypospolitej Polskiej lub spowodować inne szkody na jej rzecz. Jednocześnie szkody te mogłyby powstać niezależnie od sposobu ich wyrażania.

Pismo jest rodzajem dokumentu lub wypowiedzi sporządzonej przez osobę fizyczną, lub urzędnika na nośniku papierowym w określonym celu. Może nim być chęć utrwalenia wypowiedzi, uzyskania potwierdzenia złożenia wniosku czy prośby lub wystosowania odpowiedzi, jako gwarancji rozpatrzenia sprawy.  Pismo jest też wypowiedzią utrwalającą czynność urzędową z możliwością zarchiwizowania zarówno jej przebiegu, jak i podjętych decyzji.

Pismo okólne jest też nazywane pismem obiegowym, cyrkularzem, kurendą lub okólnikiem. Jest to rodzaj listu lub dokumentu sporządzanego z przeznaczeniem dla wielu czytelników, których bezpośrednio dotyczy jego treść. Sposób przekazywania pisma może się odbywać na kilka sposobów – przez wykonanie i rozesłanie wielu kopii o tej samej treści, drogą elektroniczną lub metodą przekazywania jednego egzemplarza do kolejnych adresatów.

Pismo przewodnie jest rodzajem listu wyjaśniającego, dołączanego do jednego lub wielu dokumentów czy materiałów wysyłanych do adresata. Jego zadaniem jest przedstawienie liczby i rodzaju załączników oraz wskazanie ich przeznaczenia. Mogą nim być np. uzupełnienie dokumentacji sądowej, związanej z konkretnym procesem lub korekta faktury za przeprowadzoną transakcję.

Zgodnie z definicją słownikową, pismo urzędowe jest typem listu pisanego zwięzłym, prostym i jednocześnie formalnym językiem, przedstawiającego konkretny problem. Jego przedmiotem może być prośba, wyjaśnienie, informacja lub inna sprawa, z jaką nadawca zwraca się do urzędu.

Pismo wychodzące jest jednym z dwóch elementów składających się na wymianę korespondencji w danej jednostce – firmie, organizacji, instytucji itp. W przeciwieństwie do pism przychodzących jest listem lub dokumentem, który opuszcza jednostkę w celu przekazania go do innej placówki, urzędu, firmy czy organizacji. Może mieć zarówno formę krótkiej notatki, jak i wielostronicowego dokumentu z licznymi załącznikami.