Gromadzenie dokumentów archiwalnych i tworzenie zbiorów wiążą się z koniecznością ich opisywania. Pozwala to w przyszłości szybko odnaleźć potrzebny materiał w spisie ewidencyjnym oraz na półce regału. Aby było to możliwe, dokument powinien być oznaczony zgodnie z ustalonymi procedurami i musi zawierać określone przepisami sygnatury. Informacja o tej sygnaturze, a także o treści i formie konkretnej jednostki archiwalnej jest określana jako opis jednostki archiwalnej.
Opisanie materiałów archiwalnych jest czynnością najczęściej wykonywaną w sytuacji, gdy dany zbiór jest przygotowywany do przekazania do archiwów państwowych. Może to nastąpić wówczas, gdy zostaną spełnione warunki wymienione w art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173). Aby archiwum centralne przejęło materiały, muszą one być odpowiednio uporządkowane i właściwie opisane.
Przez opracowanie zespołu bądź zbioru archiwalnego rozumie się szereg czynności, których celami są uporządkowanie oraz sporządzenie inwentarza ze wstępem. Różnice pomiędzy zespołem i zbiorem sprowadzają się do wielkości i zakresu tematycznego. Zespół tworzą organiczne materiały archiwalne wytworzone oraz zgromadzone na skutek działalności osoby fizycznej lub instytucji. Natomiast zbiór archiwalny jest tworzony w ujęciu subiektywnym, zazwyczaj przez osoby fizyczne lub podrzędne jednostki organizacyjne takie jak archiwum zakładu czy organizacji.
Państwowy zasób archiwalny jest zbiorem wszelkiego typu materiałów, które mają wartość historyczną, społeczną, kulturalną, polityczną, gospodarczą lub naukową. Zakres i rodzaj tych materiałów oraz sposób ich gromadzenia czy przechowywania reguluje Rozporządzenie
Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie państwowego zasobu archiwalnego.
Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny (PZGiK) gromadzi materiały związane z ukształtowaniem i zagospodarowaniem terenu, dokumentujące efekty przeprowadzonych prac geodezyjnych i kartograficznych. Zbiory służą zarówno gospodarce narodowej, jak i potrzebom obywateli. Są przeznaczone m.in. do celów związanych z obronnością kraju, nauką, kulturą, ochroną porządku i bezpieczeństwa publicznego oraz ochroną przyrody.
Pertynencja to zasada przynależności terytorialnej, która nakazuje ścisły związek zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały. W praktyce oznacza to, że archiwalia należą do jednostki terytorialnej, w której powstały. To jedna z podstawowych zasad archiwistyki, która była stosowana nawet przed jej oficjalnym wprowadzeniem. Nie oznacza to jednak, że nie stwarza ona problemów interpretacyjnych.
Pojęcie pieczęci funkcjonuje już od wielu stuleci. W ujęciu historycznym jest utożsamiane ze specjalnym znakiem odciskanym różnymi metodami na dokumencie lub korespondencji, w celu podkreślenia własności lub autorstwa i nadania im ważności prawnej. W tym rozumieniu pieczęć była uznawana za tzw. znak własnościowy, umożliwiający rozpoznanie osoby fizycznej lub instytucji. W przeszłości pieczęcie odciskano w wosku lub lace. Obecnie znaki są odbijane za pomocą tuszu. Coraz częściej też charakterystyczne herby zastępuje się tekstem.