Materiały, które wchodzą w skład zasobów archiwalnych, klasyfikuje się według źródła ich pochodzenia, rodzaju czy zawartości. Mogą one zostać przekazane dobrowolnie lub ustawowo, jeżeli należą do własności państwa i mają znaczenie dla historii narodu. Wśród nich wyróżnia się także nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny, który podlega szczególnym procedurom klasyfikacji i przechowywania.
Narodowy zbiór archiwalny obejmuje ogromną ilość dokumentów – gromadzonych przez wiele lat i tworzonych oraz przechowanych przez różnych aktotwórców. Celem ich archiwizacji jest zachowanie wiedzy o ważnych faktach i wydarzeniach, które miały miejsce na przestrzeni wieków. Chodzi o te, które odgrywają istotną rolę w tworzeniu historii oraz budowaniu tożsamości narodowej. Stworzenie obiektywnego obrazu przeszłości wymaga zebrania materiałów pochodzących z różnych źródeł, nurtów politycznych, poziomów społecznych czy środowisk kulturowych. Tak ogromna rozmaitość archiwaliów wymaga przemyślanego usystematyzowania i klasyfikacji. Jej pierwszym stopniem jest podział zbiorów na zasób państwowy i niepaństwowy.
W zbiorach archiwów mogą być przechowywane materiały, które stanowią własność państwa lub osób prywatnych czy instytucji. Są one klasyfikowane i ewidencjonowane według określonych zasad, które uwzględniają ich rodzaj czy przynależność do danej kategorii archiwów. Niepaństwowy zasób archiwalny to zbiór materiałów, które nie wchodzą w skład państwowych archiwów. Mogą więc należeć zarówno do osób fizycznych, jak i innych podmiotów.
Obecnie większość danych przechowywanych jest w formie elektronicznej. Wszelkie dokumenty oraz informacje są gromadzone i przekazywane poprzez wykorzystanie specjalnych nośników informatycznych. Wykorzystywane są one w firmach, instytucjach, a nawet archiwach, gdzie zasoby ewidencjonowane są w formatach cyfrowych. Wprowadzenie takiego systemu obiegu informacji miało za zadanie usprawnienie komunikacji oraz poprawę efektywności pracy instytucji i podmiotów gospodarczych.
Nośnik papierowy to w archiwistyce określenie arkusza papieru, na którym sporządzono zapis, tworząc formalny dokument. Aby papier z zapisem stał się nim, musi spełnić kilka wymogów. Jednym z nich jest zgodność arkusza z Polskimi Normami. Konieczne jest też sporządzenie zapisu w określonej formie, układzie, z odpowiednimi pieczęciami lub podpisami – wymaganymi przepisami lub instrukcjami. W archiwistyce nośnik papierowy odgrywa istotną rolę i wymaga specjalnych zasad postępowania przy opisywaniu i przechowywaniu.
W każdej jednostce organizacyjnej przez obieg pism rozumie się drogę, jaką pokonuje notatka, przesyłka i czy inny dokument od momentu wpłynięcia do chwili zakończenia sprawy. Droga ta obejmuje wszystkie pośrednie jednostki, przez które musi przejść dokument zgodnie z obowiązującymi w danej firmie czy instytucji przepisami.
Patrz: Ekspertyza archiwalna
Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji wiążą się z jej nieustannym rozbudowywaniem o nowe materiały. Jedne z nich są istotne dla długoterminowego działania podmiotu, inne stanowią czasowy wymóg formalny lub też są poświadczeniem realizowanych czynności czy zachodzących zdarzeń. Brak ingerencji w tworzenie takiego zbioru sprawia, że staje się on swoistym tyglem, z którego trudno wyłowić istotne treści. Dlatego od czasu do czasu jest niezbędna ocena wartości dokumentacji. Przeprowadza ją wyznaczone do tego archiwum państwowe.
Operat ewidencyjny jest terminem, który łączy archiwistykę z geodezją. Z jednej strony odnosi się on do zbioru dokumentów o określonej wartości. Z drugiej – jest wykorzystywany do sporządzania nowych planów, map geodezyjnych, dokumentacji związanej z podziałem gruntów czy inwestycjami lub wykonywanej do celów prawno-sądowych. Czy więc jest operat ewidencyjny? W ujęciu formalnym tworzy go zbiór dokumentów precyzyjnie opisujących dany obręb gruntów, wraz z naniesieniami.