Mapa to graficzny obraz, przedstawiający zmniejszony w sposób określony matematycznie (skala) i przy zastosowaniu umownych znaków trójwymiarową przestrzeń danego obszaru. Mapy zaliczają się do dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej, która podlega określonym zasadom ewidencjonowania i archiwizacji. W zależności od rodzaju i przeznaczenia, mogą zawierać takie informacje jak pomiary geodezyjne, opracowania techniczne czy zdjęcia wytyczonego obszaru.
Każdy zakład pracy czy organizacja ma obowiązek prowadzić archiwum lub przekazywać dokumentację do jednostki wskazanej przez dyrektora archiwum państwowego. Materiały te w większości są cenne jedynie dla twórców zbioru i stają się zbędne po kilkunastu latach. Część dokumentów może jednak mieć wartość historyczną, dzięki której kwalifikują się one do wieczystego przechowywania. Są to materiały archiwalne.
Metodyka archiwalna stanowi jedną z trzech części archiwistyki. Wraz z teorią archiwalną i archiwoznawstwem tworzy dyscyplinę naukową, która zajmuje się badaniami, gromadzeniem i przechowywaniem dokumentów, szczególnie tych o wartości historycznej (archiwów). Metodyka jest dziedziną czynną – dostarcza narzędzi niezbędnych do prawidłowego tworzenia, opisywania i przechowywania zbiorów archiwalnych.
Metr bieżący to jedno ze specyficznych pojęć archiwistycznych. W ten sposób określa się ilość akt. Jeden metr bieżący oznacza dokładnie taką ilość dokumentów (w teczkach), jaka mieści się na półce o długości 1 m.
W archiwum przechowuje się głównie dokumenty, które zostały przekazane do zarchiwizowania przez firmy i instytucje państwowe. Mają one zostać zgromadzone i sklasyfikowane według ustalonych instrukcji oraz przechowywane przez okres wyznaczony przepisami prawa. Tworzą one zasób archiwalny, na który składają się poszczególne zespoły. Przez to drugie pojęcie definiuje się natomiast całość dokumentacji uznanej za wieczystą i wyprodukowaną przez jednego aktotwórcę. Częścią takiego zasobu mogą być nabytki archiwalne.
W firmach i instytucjach stosuje się instrukcję kancelaryjną, która określa, w jaki sposób mają być znakowane i ewidencjonowane dokumenty. Procedury te są ujednolicone dla administracji publicznej i zawierają wykaz symboli, według których nadaje się pismom identyfikator. Podobne zasady obowiązują podczas archiwizacji poszczególnych zbiorów.
W archiwach przechowuje się dokumentację firmową i urzędową, która podlega określonym procedurom archiwizacji. Stosuje się do nich przepisy prawa, które precyzują, w jaki sposób i jak długo mają zostać włączone do zbiorów archiwalnych. Istnieją jednak materiały, które podlegają szczególnej ochronie i stosuje się do nich odrębne instrukcje. Są one skategoryzowane jako narodowy zasób archiwalny i obejmują dokumenty oraz akta, które mają wartość historyczną.