Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji firmowej, musi odbywać się w określony sposób. Pisma mogą być obsługiwane w formie elektronicznej lub tradycyjnej, a jedną z form archiwizacji jest księga. To zbiór dokumentów zszytych i ujętych w twardą oprawę, które dotyczą danej sprawy. Księgi muszą być prowadzone według zasad instrukcji kancelaryjnej, a zawarte w niej pisma odpowiednio oznaczone.

Ewidencja materiałów archiwalnych jest jednym z obowiązków jednostki odpowiedzialnej za gromadzenie i przechowywanie zbiorów. Pozwala ona na szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów w bogatej kolekcji. Jednocześnie tworzy obraz całej zawartości archiwum. Wśród niezbędnych dokumentów ewidencyjnych istotną rolę odgrywa również księga nabytków i ubytków.

Tworzenie archiwum ma na celu zachowanie dla potomności materiałów o wartości historycznej, które są gromadzone w danej jednostce organizacyjnej. Rozbudowywanie zbioru ma charakter subiektywny, gdyż nadawanie wartości materiałom może wynikać ze stosowania indywidualnych kryteriów. Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego jest sposobem na ujednolicenie tych kryteriów i podniesienie wartości zbiorów.

Archiwum jest miejscem gromadzenia i przechowywania zbiorów, złożonych z rozmaitych jednostek archiwalnych. Poszczególne dokumenty – akty, nagrania dźwiękowe i wideo, broszury, zdjęcia, publikacje itp. – nie zawsze mają tę samą wartość historyczną. Do jej określenia służy tzw. kwalifikacja archiwalna, która stanowi podstawę przydzielenia materiałowi określonego symbolu oznaczenia.

Kwerenda archiwalna to poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby. Samo słowo „kwerenda” pochodzi z łaciny i oznacza zapytanie. Celem kwerendy archiwalnej jest zazwyczaj zdobycie określonych informacji. W niektórych przypadkach może też jednak wiązać się z dodawaniem, usuwaniem lub modyfikacją danych w taki sposób, aby w wyniku przeprowadzonej kwerendy odzwierciedlały one aktualny stan faktyczny, który zmienił się na przykład na skutek powstępowania sądowego lub administracyjnego.  

Lustracja jest jedną z czynności sprawdzających przeprowadzanych w organizacjach, zakładach pracy, organach samorządowych czy instytucjach. Podstawę do jej wykonania stanowi odpowiedni akt prawny, a za realizację jest odpowiedzialny organ nadrzędny. W archiwistyce lustrację przeprowadza się z ramienia dyrektora archiwum państwowego. Kontroli podlegają jednostki organizacyjne.

Materiały, które trafiają do archiwum, muszą być odpowiednio uporządkowane i przygotowane do archiwizacji. Oprócz nadania im odpowiedniej kategorii i sklasyfikowania w zbiorach archiwalnych, powinny być także ułożone w sposób rzeczowo-chronologiczny. Dokumenty, które są chaotycznie rozproszone nazywa się luzami. Zanim trafią do archiwizacji należy je opracować, aby tworzyły układ, który został im pierwotnie nadany.