Gromadzenie i archiwizowanie dokumentów często wiąże się z koniecznością zabezpieczenia ich zawartości przed dostępem osób niepowołanych. Znajdujące się w nich informacje mogą być objęte ustawą o ochronie danych osobowych czy tajemnicą przedsiębiorstwa. W tym celu stosuje się różne metody i narzędzia. Zaliczają się do nich również klucze kryptograficzne.
Podstawowym elementem struktury każdego przedsiębiorstwa czy instytucji jest komórka organizacyjna. Im większe są podmiot i liczba pracowników, tym bardziej rozbudowany jest ich system. Poszczególne komórki nie tylko łączą się w piony, ale też pełnią ściśle określone funkcje. Wyznaczają one ich specjalizację i określają miejsce procesie realizacji zadań. Jedną z nich jest komórka merytoryczna.
Funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa czy instytucji wymaga odpowiedniej organizacji. Dzięki niej jest możliwe przydzielanie zadań i rozliczenie z nich. Pozwala ona też na przypisanie odpowiedzialności za przebieg i zakończenie określonych spraw, przechowywanie dokumentów oraz za obsługę korespondencji. Podstawowym elementem takiej struktury jest komórka organizacyjna.
Jedną z czynności niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa czy instytucji jest obsługa korespondencji. Odbieranie listów i przesyłek napływających do firmy oraz wysyłanie ich do podmiotów zewnętrznych to zadania, które wymagają redagowania pism oraz prowadzenia specjalnej ewidencji. Jednostką pełniącą te funkcje jest samodzielna komórka pocztowa.
Dokonywanie zmian w oznaczaniu poszczególnych jednostek czy zbiorów archiwalnych wymaga odnotowania ich w odpowiednim wykazie. Dzięki temu jest możliwe szybkie odnalezienie materiału, także włączonego do archiwum przed wielu laty i funkcjonującego w niektórych zapisach jeszcze z dawną sygnaturą. Spisy i wykazy tego typu są określane mianem konkordancji.
Nabywanie materiałów archiwalnych wiąże się z koniecznością ich zabezpieczenia przed zniszczeniem. Tylko wtedy dokumenty przechowywane w archiwum będą miały wartość dla przyszłych pokoleń. Pozyskiwane dokumenty nie zawsze też są w dobrym stanie, a często nie kwalifikują się do archiwizacji bez wykonania odpowiednich czynności. Są one określane jako konserwacja materiałów archiwalnych.
Podstawę załatwiania wszystkich spraw w urzędach stanowi wymiana informacji. Może się ona odbywać na wiele sposobów, w tym z wykorzystaniem telefonów, faksów czy sieci internetowej. Ze względu na potrzebę dokumentowania przebiegu każdej sprawy, najpraktyczniejsza jest wymiana informacji na piśmie – na papierze lub w formie elektronicznej. Natomiast ze względu na wygodę i szybkość kontaktu stosuje się też rozmowy telefoniczne połączone z nagrywaniem treści.
Każdy sposób komunikowania się i wymiany informacji pomiędzy dwiema osobami określa się mianem korespondencji. Może ona przybierać różne formy i odbywać się w sposób listowny, telefoniczny lub mailowy. W firmach i instytucjach publicznych obowiązują określone instrukcje prowadzenia i zarządzania korespondencją. Dokumenty muszą być sporządzone z zachowaniem zasad formalnych, a ich obieg i przechowywanie odbywać się we właściwy sposób.