Opis jednostki archiwalnej

Gromadzenie dokumentów archiwalnych i tworzenie zbiorów wiążą się z koniecznością ich opisywania. Pozwala to w przyszłości szybko odnaleźć potrzebny materiał w spisie ewidencyjnym oraz na półce regału. Aby było to możliwe, dokument powinien być oznaczony zgodnie z ustalonymi procedurami i musi zawierać określone przepisami sygnatury. Informacja o tej sygnaturze, a także o treści i formie konkretnej jednostki archiwalnej jest określana jako opis jednostki archiwalnej.Opis ten jest sporządzany na potrzeby inwentaryzacji archiwalnej.

Czym jest jednostka archiwalna?

Jednostka archiwalna to odrębna fizycznie jednostka materiałów. Co ważne, nie zawsze musi mieć ona formę dokumentu papierowego. Może to być również:

• księga,
• teczka,
• mapa,
• rysunek,
• fotografia,
• płyta gramofonowa,
• kaseta magnetofonowa,
• nośnik cyfrowy.

Zwykle stanowi ona również odrębną jednostkę inwentarzową, choć nie jest to konieczne. Niezależnie od formy materiału, zasady sporządzania jego opisu są takie same.

Zbiór jednostek archiwalnych określa się mianem zespołu archiwalnego, a te z kolei łączy się w zasób archiwalny. Opracowanie, segregowanie i klasyfikowanie dokumentów jest głównym zadaniem pracowników archiwum.

Zasady sporządzania opisu jednostki archiwalnej

Biorąc pod uwagę bogactwo polskich archiwów narodowych, nietrudno wyobrazić sobie, jak ważne jest oznaczanie poszczególnych jednostek. Tylko zastosowanie starannie opracowanego schematu pozwala na w miarę szybkie dotarcie do jednego spośród milionów dokumentów. Dlatego każdy opis jednostki archiwalnej powinien być sporządzony prawidłowo i zgodnie z przyjętymi zasadami. Są to:

• sygnatura – numer zapisany za pomocą cyfr arabskich, przyznany na stałe i niemożliwy do zmiany,
• znak kancelaryjny,
• tytuł – prosty, zwięzły i wskazujący na treść dokumentacji, a także ewentualny numer tomu, jeśli dokumentacja jest kilkuczęściowa,
• daty skrajne – daty sporządzenia najstarszego i najnowszego dokumentu z danej jednostki archiwalnej,
• język treść i forma w postaci hasłowej – np. rękopis, poszyt,
• format – np. arkusz A4, plik mp3,
• sygnatura dawna, jeśli występuje,
• stan fizyczny (określa się go skrótowo jako dobry, dostateczny itp.)
• inne informacje – możliwości udostępnienia, ewentualne uwagi, które zawierają wszelkie dodatkowe właściwości niepasujące do wyżej podanych.

Opis jednostki archiwalnej sporządza się również w przypadku dokumentów elektronicznych, które mają nadawane specjalne numery. Ważne jest, że raz przypisana sygnatura nie może być wykorzystania ponownie, nawet jeśli dokument zostanie usunięty ze zbiorów.

Dlaczego prawidłowy opis jednostek archiwalnych jest tak ważny?

Właściwy opis jednostek archiwalnych, a także wpisanie ich do ewidencji i rejestrów jest niezwykle istotny. Jest to niezbędne, by dany materiał można było łatwo odnaleźć.

Odpowiednie opisanie dokumentów pomaga nie tylko w zarządzaniu pracą archiwum, ale pozwala również na właściwe zabezpieczenie zasobów. Dzięki ustandaryzowanemu opisowi można szybko wykryć braki w dokumentacji, a także właściwie zaplanować jej ewakuację, jeśli wystąpi taka potrzeba.

Wytyczne dotyczące opisu jednostki archiwalnej – gdzie ich szukać?

Powyższe zasady wynikają nie tylko z dobrych praktyk archiwistycznych, które ułatwiają odnalezienie danego materiału w zbiorach archiwum. Niezwykle ważna jest również spójność tworzonych opisów jednostek archiwalnych. Dzięki temu jest możliwa wymiana zasobów pomiędzy różnymi instytucjami bez konieczności ponownego klasyfikowania każdego dokumentu czy teczki.

Teoretycznie każda instytucja może przyjąć własne zasady sporządzania opisu jednostki archiwalnej. W praktyce jednak stosuje się ustandaryzowany zapis, zgodny z wymienionymi wyżej zasadami.

Wytyczne regulujące sposób tworzenia jednostek archiwalnych można znaleźć w art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173).

Ich stosowanie ma szczególne znaczenie, gdy zasoby mają zostać przekazane do archiwum centralnego. Jeśli opisy nie zostaną stworzone zgodnie z przyjętą normą, instytucja przekazująca może zostać zobowiązania do wprowadzenia poprawek. Taka praca zwykle jest bardzo czasochłonna, dlatego warto zadbać o to, by każdy opis już w momencie tworzenia był zgodny z odgórnie przyjętymi zasadami.