Materiały archiwalne

Każdy zakład pracy czy organizacja ma obowiązek prowadzić archiwum lub przekazywać dokumentację do jednostki wskazanej przez dyrektora archiwum państwowego. Materiały te w większości są cenne jedynie dla twórców zbioru i stają się zbędne po kilkunastu latach. Część dokumentów może jednak mieć wartość historyczną, dzięki której kwalifikują się one do wieczystego przechowywania. Są to materiały archiwalne.

Archiwalia – materiały o wysokiej wartości historycznej

Każda jednostka organizacyjna gromadzi i przechowuje dokumentację lub inne materiały związane z działalnością twórcy zbioru. Są one wartościowe dla tego twórcy ze względu na to, że mogą być niezbędne w przyszłości np. do rozbudowy zakładu czy zmiany profilu produkcji.  Jedną z form takich dokumentów są akta osobowe pracowników. Ich ważność wygasa po ustawowym okresie, w jakim powinny być przechowywane na potrzebę naliczania emerytury czy dokumentowania przebiegu ścieżki zawodowej.

Większość takich materiałów nie ma żadnej wartości historycznej, dlatego są one brakowane. Jednak, jeśli wśród pracowników zakładu pojawi się słynny wynalazca czy działacz polityczny – informacje o nim stają się cennym nabytkiem narodowym. Takie materiały zakwalifikowane do wieczystego przechowywania są określane jako archiwalne.

Co zalicza się do materiałów archiwalnych?

Do dokumentów, które powinny być przechowywanie wieczyście i stanowią część archiwalnego majątku narodowego, zaliczają się:

• księgi stanu cywilnego,
• akta sądowe,
• oryginały map, planów,
• rejestry publiczne,
• istotna dokumentacja techniczna,
• dokumenty kadrowe.

Do materiałów archiwalnych zaliczają się też statuty, regulaminy, sprawozdania, analizy, schematy organizacyjne, plany, protokoły z posiedzeń organów kolegialnych, instrukcje kancelaryjne i archiwalne, ewidencja zasobu jednostki organizacyjnej archiwum.