Kwalifikacja archiwalna – kategorie archiwalne

Archiwum jest miejscem gromadzenia i przechowywania zbiorów, złożonych z rozmaitych jednostek archiwalnych. Poszczególne dokumenty – akty, nagrania dźwiękowe i wideo, broszury, zdjęcia, publikacje itp. – nie zawsze mają tę samą wartość historyczną. Do jej określenia służy tzw. kwalifikacja archiwalna, która stanowi podstawę przydzielenia materiałowi określonego symbolu oznaczenia.

Kwalifikacja, czyli nadawanie wartości archiwalnej

Pojęcie zakwalifikowania czegoś do konkretnej grupy, kategorii, klasy jest powszechnie znane. Podobnie jest też rozumiane w archiwistyce, w której kwalifikowaniu podlegają jednostki archiwalne. Jest to niezbędne z uwagi na różną wartość historyczną czy materialną dokumentów w kontekście ich bieżącej czy późniejszej przydatności.

Stąd też kwalifikacja archiwalna nie jest niczym innym, jak nadawaniem wartości jednostce w zbiorze oraz przydzielaniem jej do konkretnej kategorii. Pozwala to na sprawniejsze zarządzanie zgromadzonymi archiwaliami. Ułatwia też systematyczne usuwanie z nich materiałów archiwalnych, które straciły swoją wartość, są nieprzydatne i w związku z tym nie kwalifikują się do przechowywania w zbiorze.

Rola kwalifikacji archiwalnej w zarządzaniu dokumentacją

Kwalifikacja archiwalna odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją. Pozwala na zapewnienie porządku i struktury wśród dokumentów, co ułatwia ich wyszukiwanie i przechowywanie. Dzięki właściwej klasyfikacji, możliwe jest szybkie odnalezienie potrzebnych informacji oraz uniknięcie przypadkowego usunięcia ważnych dokumentów. Ponadto, kwalifikacja archiwalna pozwala kontrolować dostęp do poufnych danych, co jest istotne z perspektywy bezpieczeństwa informacji.

Warto również zauważyć, że kwalifikacja archiwalna ma znaczenie nie tylko w kontekście zarządzania dokumentacją wewnątrz organizacji, ale także w kontekście zachowania dziedzictwa kulturowego. Wiele dokumentów ma wartość historyczną i kulturową, dlatego ważne jest, aby były odpowiednio kwalifikowane i przechowywane. Dzięki temu, przyszłe pokolenia będą miały możliwość zapoznania się z naszą historią i dziedzictwem.

Proces tworzenia kwalifikacji archiwalnej

• Krok 1

Proces tworzenia kwalifikacji archiwalnej zazwyczaj składa się z kilku kroków. Pierwszym etapem jest identyfikacja dokumentów, czyli rozpoznanie, które z nich są ważne dla organizacji. Następnie należy przeprowadzić analizę wartości dokumentów, aby określić ich znaczenie dla bieżących i przyszłych działań organizacji.

• Krok 2

Kolejnym krokiem jest ustalenie kryteriów i reguł kwalifikacji. To one określają, jakie dokumenty mają być przechowywane, przez jaki okres czasu oraz według jakich kategorii mają być klasyfikowane. Ważne jest, aby te kryteria były jasne, zrozumiałe i łatwe do zastosowania przez pracowników organizacji.

• Krok 3

Po opracowaniu kryteriów, przystępujemy do samo kwalifikowania dokumentów. To proces, w którym dokumenty są przyporządkowane do odpowiednich kategorii i określonego okresu przechowywania. Ta klasyfikacja może być oparta na różnych czynnikach, takich jak temat dokumentu, typ, źródło czy poziom poufności. Wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga w drodze opinii dyrektor właściwego archiwum państwowego.

Brakowania dokumentacji niearchiwalnej

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na zasadzie usuwania lub niszczenia dokumentów, które nie posiadają wartości archiwalnej, czyli nie są uznawane za warte zachowania na stałe ze względu na ich wartość historyczną, prawną, naukową czy kulturową. Brakowanie jest ważne dla efektywnego zarządzania przestrzenią magazynową i zasobami informacyjnymi, jak również dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa dotyczącymi retencji dokumentów.

Kwalifikacja archiwalna – przypisywanie klas

Nadawanie wartości historycznej jednostkom archiwalnym jest równoznaczne z przypisywaniem do jednej z czterech klas. Przynależność do nich jest definiowana symbolem. W ogólnie przyjętym systemie są to wielki litery i cyfry:

• A – materiały archiwalne, opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia,
• B – materiał niearchiwalny, mający wartość dla jednostki organizacyjnej, w której jest przechowywany. Okres jego przechowywania określa liczba przy symbolu (np. B15). Podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione.
• BE – materiały, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania powinny być poddane ekspertyzie i przeznaczone do archiwizacji lub brakowania. Pozostałe oznaczenia kwalifikacyjne dokumentacji niearchiwalnej symbolem BE z dodaniem liczb arabskich (np. BE5, BE10, BE50 itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji,
• BC – materiały które utraciły swoją wartość, mają krótkotrwałe znaczenie praktyczne i powinny być poddane brakowaniu.

Podział archiwów w Polsce

W Polsce kwalifikacja archiwalna jest regulowana przez ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z tą ustawą, dokumenty archiwalne są podzielone na trzy grupy: archiwa państwowe, archiwa zakładowe i archiwa społeczne.

Archiwum państwowe

Rola archiwów państwowych w Polsce to odpowiedzialność za gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów związanych z działalnością organów państwowych. Są one podległe Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego i mają swoje oddziały w różnych regionach kraju.

Archiwum zakładowe

Archiwa zakładowe zajmują się dokumentacją archiwalną powstałą w wyniku działalności przedsiębiorstw, instytucji i organizacji. Mają one za zadanie chronić i udostępniać te dokumenty, zapewniając ich dostępność dla pracowników i innych zainteresowanych stron.

Archiwum społeczne

Archiwa społeczne to z kolei zbiory dokumentów archiwalnych zgromadzone przez osoby prywatne, organizacje społeczne i stowarzyszenia. Te archiwa często zawierają cenne materiały dotyczące historii lokalnych społeczności, rodzin i wydarzeń społeczno-kulturalnych.