Księga

Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji firmowej, musi odbywać się w określony sposób. Pisma mogą być obsługiwane w formie elektronicznej lub tradycyjnej, a jedną z form archiwizacji jest księga. To zbiór dokumentów zszytych i ujętych w twardą oprawę, które dotyczą danej sprawy. Księgi muszą być prowadzone według zasad instrukcji kancelaryjnej, a zawarte w niej pisma odpowiednio oznaczone.

Przechowywanie i ewidencjonowanie ksiąg

W zależności od rodzaju przechowywanych dokumentów, można wyróżnić np. księgi wieczyste, czy księgowe. W związku z tym, że zawierają one informacje poufne, muszą być przechowywany w określony sposób. Do jej zasobów powinny mieć dostęp tylko osoby upoważnione, które są odpowiedzialne za obsługę dokumentów. Każda księga musi mieć nadany identyfikator, za pomocą którego można zweryfikować jej zawartość. Na tej podstawie ujmuje się ją w ewidencji i przypisuje do danej kategorii zgromadzonych zbiorów. Księga musi być przechowywana w sposób uniemożliwiający jej kopiowanie czy wprowadzanie zmian przez osoby niepowołane.

Archiwizacja ksiąg

Sposób archiwizacji ksiąg regulują odpowiednie przepisy prawa oraz procedury zawarte w instrukcji archiwalnej. Okres przechowywania dokumentów zależy od rodzaju zbiorów, a także terminów określonych w ustawach. Księgi, które trafią do zasobów archiwum muszą być odpowiednio zabezpieczone oraz zewidencjonowane – tak, aby było możliwe łatwe dotarcie do ich zawartości.

Księga nabytków i ubytków

Specyficznym typem zasobu jest wykorzystywana w archiwizacji księga nabytków i ubytków. Służy ona do rejestracji wszelkich ruchów w obrębie danego zbioru. Zapisuje się w niej materiały napływające do archiwum oraz te, które zostały z niego wyłączone. Odnotowania w księdze nabytków dokonuje się przed opracowaniem materiałów bezpośrednio po ich pozyskaniu.

Tego typu księgi bardzo często wykorzystuje się w bibliotekach. Są tam niezbędne do tego, by trzymać pieczę nad liczbą i rodzajem zgromadzonych wolumenów. Co ważne, sam wpis w księdze nie wystarczy. Konieczne jest również sporządzenie dowodu wyłączenia materiału ze zbioru. Musi być on zaakceptowany przez dyrektora placówki. Taki dokument stanowi podstawę stwierdzenia ubytku.

W ogólnym ujęciu taka księga służy do kontrolowania obiegu dowodów wpływów i ubytków. Jest również bardzo przydatna, jeśli wystąpi konieczność wyjaśnienia ewentualnych różnic pomiędzy wprowadzonymi zapisami a stanem faktycznym zbioru.

Archiwizacja ksiąg rachunkowych i dokumentów księgowych

W kontekście archiwizacji ksiąg nie można pominąć bardzo ważnego aspektu, czyli archiwizacji dokumentów księgowych. Księgi stanowią jeden z jej najważniejszych elementów. Sposób ich prowadzenia i przechowywania jest ściśle regulowany przepisami. Oznacza to między innymi, że księgi rachunkowe muszą być archiwizowane w jednostce, której dotyczą, przez określony czas. Zwykle jest to 5 lat. Służy to temu, aby organy państwowe mogły dokonać kontroli, jeśli zaszłaby taka konieczność. Za brak przechowywania ksiąg zgodnie z wymogami mogą grozić konsekwencje karno-skarbowe.

Po upływie określonego czasu następuje przedawnienie okresu podatkowego i przedsiębiorca może pozbyć się dokumentacji. Musi to zrobić w taki sposób, aby żadne dane nie dostały się w niepowołane ręce.

Archiwizacja księgowa w firmach prowadzących pełną księgowość obejmuje:

• księgi rachunkowe wraz z dowodami,
• sprawozdania finansowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne.

Oprócz tego przechowuje się między innymi karty wynagrodzeń pracowników czy plany kont.

Jak archiwizować księgi rachunkowe?

W archiwizacji ksiąg rachunkowych i innych dokumentów księgowych obowiązują trzy ważne warunki, czyli:

• zasada podziału na okresy sprawozdawcze w aktach (układ chronologiczny),
• zasada łatwego wyszukiwania, czyli oznaczanie dokumentacji w sposób trwały i czytelny,
• zasada grupowania dokumentów do akt (w ustalonym porządku np. według jednorodności tematycznej),
• zasada przechowywania akt (w komórce organizacyjnej),
• zasada odpowiedzialności indywidualnej – każdy pracownik odpowiada za gromadzone przez siebie zasoby.

Jest to ważne między innymi dlatego, że ułatwia organom skarbowym przeprowadzenie kontroli.