Korespondencja

Podstawę załatwiania wszystkich spraw w urzędach stanowi wymiana informacji. Może się ona odbywać na wiele sposobów, w tym z wykorzystaniem telefonów, faksów czy sieci internetowej. Ze względu na potrzebę dokumentowania przebiegu każdej sprawy, najpraktyczniejsza jest wymiana informacji na piśmie – na papierze lub w formie elektronicznej. Natomiast ze względu na wygodę i szybkość kontaktu stosuje się też rozmowy telefoniczne połączone z nagrywaniem treści.

Każdy sposób komunikowania się i wymiany informacji pomiędzy dwiema osobami określa się mianem korespondencji. Może ona przybierać różne formy i odbywać się w sposób listowny, telefoniczny lub mailowy. W firmach i instytucjach publicznych obowiązują określone instrukcje prowadzenia i zarządzania korespondencją. Dokumenty muszą być sporządzone z zachowaniem zasad formalnych, a ich obieg i przechowywanie odbywać się we właściwy sposób.

Rodzaje korespondencji w firmie

Korespondencja jest bardzo szerokim terminem, który obejmuje każdą wymianę informacji, bez względu na jej rozmiar czy znaczenie. Będzie nią zarówno prywatny list do znajomego, jak i oficjalne pismo przedstawiające budżet czy formalne zaproszenie na event firmowy. Ze względu na dużą rozmaitość sposobów wymiany informacji korespondencję dzieli się na rodzaje. W firmach stosuje się podział na:

• korespondencję wewnętrzną – zaliczają się do niej wszelkie pisma wymieniane pomiędzy pracownikami firmy, działami czy jednostkami, zarówno w formie oficjalnej, jak i nieoficjalnej. Przykładami korespondencji wewnętrznej są formalny wniosek o zakup sprzętu biurowego, nagana na piśmie, memorandum czy informator o wydarzeniach;
• korespondencję zewnętrzną – są to wszystkie pisma kierowane do adresatów niebędących częścią firmy, np. urzędów i instytucji, kontrahentów, zapraszanych gości. Do korespondencji zewnętrznej zalicza się sprawozdania składane w instytucjach państwowych, zaproszenia na imprezy firmowe, materiały promocyjne wysyłane do klientów, notatki dla mediów itp.;
• korespondencję personalizowaną ­– zaliczają się do niej wszelkiego typu pisma kierowane do konkretnej osoby (pracownika firmy). Przykładami są imienne zaproszenie, zaświadczenie o odbytym stażu, roczna ocena pracy na danym stanowisku czy też skierowanie na szkolenie;
• korespondencję handlową ­– obejmuje ona wszelkie pisma związane z procesem sprzedaży produktu – materiały promocyjne i reklamowe, faktury, oferty produktowe, potwierdzenia zamówień, raporty sprzedaży itp.;
• okólniki – są pismami kierowanymi do wszystkich pracowników zawierającymi konkretny komunikat. Okólnik może być wykładany do wglądu z opcją złożenia podpisu po przeczytaniu lub przesyłany od działu do działu, zgodnie z przyjętym w firmie schematem.

Pomimo wprowadzenia wielu nowoczesnych, szybkich i wygodnych form wymiany informacji, nadal najpopularniejsza w biznesie pozostaje korespondencja pisemna. Oferta firmowa, zaproszenie czy raport handlowy na papierze firmowym z logo nie tylko ma większą wartość, ale też może być archiwizowany.

Zarządzanie korespondencją w firmie

Tworzenie, obsługa i przechowywanie korespondencji to proces, który musi być zgodny z obowiązującą instrukcją kancelaryjną. Sporządzone pisma muszą być odpowiednio oznakowane, a następnie zewidencjonowane i przekazane do odpowiedniego działu. Istnieje ujednolicony szablon, według którego powinna być stworzona korespondencja zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrza. Pismo musi zawierać takie elementy jak:

• data i miejsce sporządzenia dokumentu,
• oznaczenie nadawcy i adresata,
• numer identyfikacyjny pisma,
• zwrot grzecznościowy,
• treść dokumentu,
• dodatkowe informacje i załączniki,

Pisma powinny być stworzone w dwóch egzemplarzach oraz wpisane do rejestru korespondencji. Obieg dokumentów musi zostać przeprowadzony z zachowaniem procedur wewnętrznych oraz zasad określonych w instrukcji kancelaryjnej. Korespondencja podlega takim samym zasadom, co inne dokumenty i musi być przechowywana zgodnie z przepisami prawa. Instrukcja archiwalna precyzuje, jak długo i w jaki sposób ma być obsługiwana i ewidencjonowana korespondencja w danej firmie.