Komórka pocztowa

Jedną z czynności niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa czy instytucji jest obsługa korespondencji. Odbieranie listów i przesyłek napływających do firmy oraz wysyłanie ich do podmiotów zewnętrznych to zadania, które wymagają redagowania pism oraz prowadzenia specjalnej ewidencji. Jednostką pełniącą te funkcje jest samodzielna komórka pocztowa.

Kancelaria, a komórka pocztowa

Obsługa korespondencji jest ważnym elementem funkcjonowania podmiotu gospodarczego. Jednak nie zawsze przyjmuje ona taką formę, która wymaga powołania niezależnej komórki organizacyjnej. W mniejszych przedsiębiorstwach lub w instytucjach, takich jak np. kancelarie prawne czy niewielkie zakłady produkcyjne zatrudniające kilkunastu pracowników, obsługą korespondencji zajmuje się jeden z już istniejących działów.

Stąd też komórka pocztowa jest częścią kancelarii, sekretariatu, księgowości lub innej komórki wykonującej własne zadania. Zazwyczaj do przyjmowania, ekspediowania i ewidencjonowania przesyłek wyznacza się jednego pracownika.

Zadania komórki pocztowej

Podstawowym zadaniem komórki pocztowej jest zarządzanie korespondencją w firmie. Dzieli się ona na:

• korespondencję przychodzącą i wychodzącą,
• korespondencję zewnętrzną i wewnętrzną.

Typowe zadania pracownika komórki obejmują nadanie numeru przesyłce oraz wprowadzenie do ewidencji wszystkich niezbędnych informacji. Zaliczają się do nich m.in.: temat korespondencji, daty jej wpływu i odpowiedzi, informacje o odbiorcy, parametry przesyłki czy też miejsce jej przechowywania. Rejestr przesyłek może być prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej.