Jednostka archiwalna

Jednostką archiwalną nazywamy pewną grupę materiałów archiwalnych. Mianem tym określa się także jednostkowy materiał archiwalny – plakaty, pieczęcie, zdjęcia, filmy czy mapy.

Rodzaje jednostek archiwalnych

Jednostką archiwalną możemy nazwać:

• poszyt, czyli akta połączone ze sobą i oprawione w półsztywną okładkę,
• księgę, to znaczy dokumenty zszyte i włożone w twardą oprawę,
• dokumentację audiowizualną, do której zaliczają się wszelkiego rodzaju filmy, a także zdjęcia i obrazy,
• dokumentację dźwiękową – nagrania dźwięku na różnego rodzaju nośnikach, w tym płytach i taśmach.

Opracowanie zbiorów

Wszystkie materiały archiwalne powinny być odpowiednio opracowane. To proces polegający głównie na zebraniu i segregacji dokumentów. Zasób archiwalny składa się z zespołu archiwalnego, a ten z kolei z poszczególnych jednostek. Każda jednostka archiwalna jest wpisana do ewidencji i specjalnych rejestrów, dzięki czemu później bez trudu można odnaleźć dokumenty. Pomaga to nie tylko w zarządzaniu, ale także zabezpieczeniu zasobu.

W sytuacjach, w których z jakiegoś powodu nie można odnaleźć danej jednostki archiwalnej konieczne będzie  wykonanie tak zwanego skontrum. Jest to dokładna ewidencja stanu faktycznego archiwizowanej dokumentacji. W tym celu porównuje się jednostki archiwalne z zapisem w inwentarzu.

Prawidłowy opis

Każda jednostka archiwalna jest opisywana. W tym celu wykorzystuje się sygnaturę czyli numer, który jest wyznaczany cyframi arabskimi. Nie znajdziemy tam innych oznaczeń. Co ważne, sygnatury nie można zmieniać – raz nadana zostaje przypisana do danego dokumentu na stałe. Specjalny numer jest też nadawany dokumentom elektronicznym. W przypadku gdy z jakichś powodów dane treści zostaną usunięte z archiwum, ich sygnatura nie może zostać ponownie użyta.

Oprócz sygnatury dokumentacji nadawany jest także tytuł. Powinien on być zwięzły, najlepiej by odzwierciedlał treść jednostki archiwalnej. Jeśli mamy do czynienia z kilkoma częściami danego dokumentu, tytuł powinien zostać taki sam, a dodatkowo powinien się przy nim znaleźć numer kolejnego tomu. Nie można także zapominać o rozwinięciu wszystkich skrótów, pełną nazwę trzeba zawrzeć w nawiasie kwadratowym.

Kolejnymi elementami niezbędnymi przy opisywaniu jednostki archiwalnej są daty skrajne (najwcześniejszy i najpóźniejszy dokument będący częścią jednostki archiwalnej), a także język w jakim treści zostały napisane. Hasłowo opisana powinna zostać treść oraz forma zewnętrzna i wewnętrzna. Forma wewnętrzna to na przykład: wydruk lub rękopis, z kolei zewnętrzna – poszyt bądź księga.

W opisie podawany jest także format (na przykład kartka A4, czy plik mp3), znak kancelaryjny, sygnatura dawna, stan fizyczny (określony zwięźle jako dobry, dostateczny itd.), dane dotyczące możliwości udostępniania dokumentu – tu możliwości są trzy: tak, nie lub po spełnieniu określonych warunków. W razie uwag, osoba zajmująca się archiwizacją dokumentu również powinna zamieścić je w napisie. Pod hasłem „uwagi” kryją się wszystkie elementy niepasujące do wyżej opisanych.