Dziennik podawczy

Dziennik podawczy jest księgą powszechnie stosowaną w systemie kancelaryjnym dziennikowym. Stanowi pomoc w prowadzeniu ewidencji dokumentów, które wpłynęły lub zostały wysłane z danej jednostki organizacyjnej. Ewidencjonowanie korespondencji odbywa się na określonych zasadach. W systemie dziennikowym stosuje się formowanie tzw. jednostek aktowych, których podstawę stanowi numer ewidencyjny zapisany w dzienniku podawczym. System ten ma charakter chronologiczno-numerowy co oznacza, że poszczególne dokumenty są numerowane w kolejności ich napływania lub wysyłania.

Do czego służy dziennik podawczy?

Podstawowym zadaniem dziennika podawczego jest porządkowanie i systematyzowanie korespondencji wymienianej między kancelarią a podmiotami zewnętrznymi. Dzięki nadawanym kolejno numerom można nie tylko umiejscowić pismo w czasie, ale też nadzorować obieg dokumentu. Rejestrowanie każdego dokumentu w księdze jest czaso- i pracochłonne, jednak pozwala na sprawne uporządkowanie korespondencji oraz odnalezienie jej, jeśli zaistnieje taka potrzebna.

Wyróżnia się dwa typy systemów kancelaryjnych, w których stosuje się dziennik podawczy – jednodziennikowy i dwudziennikowy. W systemie jednodziennikowym obowiązuje jeden dziennik podawczy, w którym prawa strona jest przeznaczona do rejestrowania korespondencji przychodzącej, a po prawej ewidencjonuje się korespondencję wychodzącą. W drugim systemie stosuje się dwa oddzielne dzienniki.

Informacje zapisywane w dzienniku podawczym

Ewidencja w dzienniku podawczym wymaga wpisania określonych informacji. Standardowe rubryki to:

• nr kolejny,
• data wpłynięcia korespondencji,
• numer ewidencyjny,
• nadawca,
• treść korespondencji,
• znak referenta,
• załączniki.

Po prawej stronie dziennika podawczego można też znaleźć rubryki z zapisem numeru poprzedniej korespondencji, numerów odpowiedni i akt oraz daty jej wysłania.