Dziedziczenie materiałów archiwalnych

Dziedziczenie materiałów archiwalnych jest też określane terminem „sukcesja”. W archiwistyce odnosi się do sytuacji, w której wszelkie zgromadzone zasoby archiwalne danego podmiotu (sukcesodawcy, twórcy jednostki archiwum) są przejmowane przez inną jednostkę organizacyjną. Przejęcie może być całkowite i obejmować pełne zbiory, jak i częściowe, co wynika z określonych kompetencji merytorycznych czy terytorialnych sukcesora.

Dwie formy dziedziczenia materiałów archiwalnych

Dziedziczenie materiałów archiwalnych może obejmować różne zakresy materiałów i dokumentów archiwalnych. Różnice dotyczą głównie ich przydatności dla sukcesora. Pod tym względem wyróżnia się:

• dziedziczenie (sukcesję) bierne – obejmuje ono zasoby archiwalne, które nie są przydatne dla bezpośredniej działalności sukcesora, ale stanowią wartość w ujęciu historycznym i powinny być przechowywane przez kolejne lata, zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentów,
• dziedziczenie (sukcesję) czynne – dotyczy tych zasobów archiwalnych, które nadal są przydatne dla bieżącej działalności sukcesora (sukcesobiorcę) i zostały włączone ewidencyjnie lub fizycznie do jego zbioru archiwalnego.

Kiedy ma miejsce dziedziczenie materiałów archiwalnych

Sukcesja materiałów archiwalnych jest bezpośrednio związana z koniecznością likwidacji konkretnej jednostki terytorialnej. Może ona być spowodowana zarówno zamknięciem zakładu pracy, czy zakończeniem działalności instytucji. Może też wynikać ze zmiany warunków technicznych i braku możliwości przechowywania dokumentacji zgodnie z zasadami, jakie obowiązują w archiwistyce. Dziedziczenie archiwaliów wiąże się też z przejęciem kompetencji w zakresie ich tworzenia, rozbudowywania i aktualizacji.