Dokumentacja techniczna

Dokumentacja techniczna w formie papierowej i elektronicznej wymaga odpowiedniej archiwizacji. Wiele przedsiębiorstw zleca to zadanie firmom zewnętrznym, na zasadzie outsourcingu. Pozwala to na staranne kategoryzowanie plików, zgodnie z zakresem rzeczowym oraz przepisami polskiego prawa. Zastosowanie mają tu zarówno regulacje dotyczące archiwizacji, jak i ochrony danych osobowych.

Pod hasłem „dokumentacja techniczna” kryją się zbiory rysunków, planów, kosztorysów, opisów, harmonogramów prac, projektów. Przedsiębiorstwa tworzą je na potrzeby wyprodukowania towarów lub świadczenia usług. Kiedy zostaną one zakończone, dokumenty trafiają do archiwum.

Dlaczego archiwizacja jest ważna?

Dokumentacja techniczna to dane i dokumenty o charakterze inwestycyjnym, konstrukcyjnym, technologicznym, fabrycznym, a także projektowym i naukowo-technicznym. Wszystkie opracowania są wartościowe dla autorów, nic więc dziwnego, że zależy im na właściwym przechowywaniu plików w formie papierowej. Nieodpowiednio zabezpieczone mogłyby trafić w ręce osób niepowołanych (w tym konkurencji) i przynieść szkody intelektualne lub materialne. Z kolei wyciek danych osobowych może mieć daleko idące konsekwencje i prowadzić do nałożenia surowych kar.

Innym powodem, dla którego ważna jest prawidłowo wykonana archiwizacja jest zabezpieczenie dokumentacji technicznej przed zgubieniem lub zniszczeniem. Jak wiadomo, trwałość danych umieszczonych na papierze jest niewielka, dlatego źle przechowywane prace studialne, wytyczne i normatywy, biuletyny czy opracowania mogłyby nieodwracalnie stracić swoją wartość.