Dokumentacja

Dokumentacja to pojęcie bardzo ogólne, mające szerokie zastosowanie w każdej dziedzinie działalności. W ujęciu ogólnym jest to zbiór pojedynczych dokumentów, które przedstawiają, a jednocześnie poświadczają sposób załatwienia sprawy czy realizacji inwestycji. Dokumentacja jest podstawą do wnoszenia roszczeń i wyciągania konsekwencji w przypadku awarii, wypadku, negatywnego rozwiązania problemu, czy też potrzeby dokonania zmian w danym obszarze.

Rodzaje dokumentacji

Podobnie jak dokument, który może przyjmować bardzo różnorodną formę, tak i dokumentacja ma rozmaitą postać. Może się składać wyłącznie z dokumentów papierowych lub obejmować wiele ich typów. Dlatego można ją klasyfikować z uwzględnieniem różnych kryteriów. Do typowych jej odmian zaliczają się:

• dokumentacja archiwalna,
• dokumentacja aktowa,
• dokumentacja elektroniczna,
• dokumentacja audiowizualna,
• dokumentacja budowlana,
• dokumentacja geodezyjno-kartograficzna,
• dokumentacja techniczna,
• dokumentacja konstrukcyjna itp.

Jakie dokumenty składają się na dokumentację?

Rodzaj i wybór dokumentów tworzących określoną dokumentację, jest uzależniony od tego, jakie czynności, procedury czy zjawiska ma ona poświadczać. Przykładowo: dokumentacja naukowa będzie zawierać opisy papierowe lub elektroniczne przeprowadzanych doświadczeń lub badań, wykazy i zestawienia wyników, opisy procedur, próbki materiałów itp. W dokumentacji budowlanej znajdą się rysunki techniczne i plany obiektu, dziennik budowy, protokoły odbioru czy oparty geodezyjne. Natomiast w dokumentacji technicznej maszyny nie może zabraknąć opisu konstrukcji, instrukcji i zasad użytkowania, konserwacji, serwisowania, a także atestów i gwarancji.

Dokumentacja i jej podział

Termin dokumentacja po raz pierwszy w nomenklaturze pojawił się w roku 1905 kiedy został on zdefiniowany przez Paula Otleta i oznaczał on wtedy czynność gromadzenia, opracowywania, przechowywania i rozpowszechniania dokumentów. Obecnie w Polsce pod pojęciem dokumentacja rozumiemy zbiór dokumentów ustanowiony ze względu na wspólny temat taki jak ten dotyczący danego obiektu, problemu bądź zadania. Pod tym pojęciem przez dokumentację możemy rozumieć między innymi akta sprawy zawierającą wartość dowodową czy dokumentację techniczną związaną z danym projektem bądź inwestycją. Gromadzenie, przetwarzanie, przechowywanie i analiza dokumentacji to podstawa w każdym, dobrze prosperującym przedsiębiorstwie. W tym artykule postanowiliśmy skupić się na najważniejszych aspektach związanych z dokumentacją. Zawarte poniżej informacje pozwolą na pełne zrozumienie istoty dokumentacji oraz tego, dlaczego jest ona tak istotna dla prawidłowej pracy całego przedsiębiorstwa. Mając to na uwadze, możemy zabierać się do lektury.

Jakie są rodzaje dokumentacji?

Pierwszym i zarazem najważniejszym elementem w kontekście omawianego tematu jest krótkie opisanie tego, jakie są rodzaje dokumentacji. Do najważniejszych rodzajów dokumentacji zaliczamy między innymi:

• Dokumentacja aktowa;
• Dokumentacja elektroniczna;
• Dokumentacja archiwalna;
• Dokumentacja budowlana;
• Dokumentacja audiowizualna;
• Dokumentacja techniczna;
• Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna;
• Dokumentacja konstrukcyjna;

Należy zauważyć, że rodzaj i wybór dokumentów, które tworzą określoną dokumentację, jest uzależniony w głównej mierze od tego, jakie czynności, procedury czy zjawiska mają one poświadczać. Innymi słowy, na przykład dokumentacja budowlana będzie w sobie zawierać całą masę rysunków technicznych, plany obiektu, dzienniki budowy czy operaty geodezyjne i mapy. Wszystkie te dokumenty mają bardzo duże znaczenie w prawidłowej pracy wielu przedsiębiorstw.

Jakie są najważniejsze umiejętności potrzebne przy tworzeniu dokumentacji?

Niezależnie od tego, jaki rodzaj dokumentacji tworzymy, należy pamiętać, że istnieje kilka istotnych umiejętności, które pozwolą na zapewnienie jej zgodności z obecnymi standardami dokumentacji. Te umiejętności to:

• Przejrzystość —zrozumiała dokumentacja powinna być przede wszystkim przejrzysta, więc osoba, która się nią zajmuje, powinna umieć zadbać o odpowiedni poziom szczegółowości. Niewystarczająca ilość informacji może wprowadzić bowiem kogoś w błąd, a ich nadmiar sprawi, że będzie ona nieczytelna. W dokumentacji należy również dbać o poprawność gramatyczną, unikać żargonu i dobierać precyzyjne słowa;
• Spójność —równie istotna jest umiejętność zachowania spójności w tworzonej dokumentacji. Operując na przykładzie, dokument instruktażowy opisujący schemat korzystania z danej maszyny, powinien być napisany dokładnie w taki sam sposób jak pozostałe dokumenty instruktażowe, dostępne w danym przedsiębiorstwie;
• Organizacja —przedstawienie informacji, które chcemy przekazać w sposób łatwy do zrozumienia, to wbrew pozorom zadanie znacznie trudniejsze, niż mogłoby się wydawać. Informacje w danej dokumentacji powinny być zorganizowane w logicznej kolejności, a także posiadać odpowiednie nagłówki sekcji czy listy punktowane. Dzięki temu osoby, które będą chciały zapoznać się z daną dokumentacją i wyciągnąć z niej jak najwięcej informacji, nie będą miały z tym większego problemu.

Tworzenie dokumentacji nie jest zadaniem łatwym. Jednakże źle prowadzona dokumentacja, to znacznie większy problem. Dokument musi być bowiem czytelny, jeżeli taki nie jest, to traci on swoją zarówno funkcję informacyjną jak i opisową. Jeżeli nie wiemy, jak stworzyć odpowiednią dokumentację, zawsze możemy wykorzystać łatwo, dostępny szablon dokumentu do stworzenia potrzebnej dokumentacji.

Dokumentacja organizacyjna w procesie technologicznym

Równie istotne jest zwrócenie uwagi na fakt, że projekt organizacji procesu technologicznego jest również podstawą do podziału pracy wśród pracowników danego przedsiębiorstwa. W celu zrealizowania powtarzalnych bądź podobnych do już realizowanych projektów potrzebne jest opracowanie odpowiedniej dokumentacji organizacyjnej. W skład takiej dokumentacji powinny wchodzić:

• Instrukcje zakładowe;
• Zbiór instrukcji technologicznych;
• Higiena produkcji;
• Normy bezpieczeństwa pracy (to jest obsługa maszyn itd.);
• System zarządzania jakością;

Celem tego artykułu było przedstawienie najważniejszych informacji związanych właśnie z dokumentacją w firmie oraz opisanie tego, dlaczego jest ona tak istotna, jakie funkcje pełni oraz w jaki sposób należy wykonać odpowiednią dokumentację i na co należy zwrócić uwagę przy jej tworzeniu. Informacje, które zostały tu zawarte, pokazują wyraźnie, że dokumentacja, zwłaszcza ta, która jest odpowiednio wykonana, ma bardzo duży wpływ na prawidłową pracę całego przedsiębiorstwa. Dlatego też na przygotowanie odpowiedniej dokumentacji w firmie należy zwrócić szczególną uwagę. Potencjalne błędy mogą bowiem skończyć się naprawdę poważnymi konsekwencjami.