Dekretacja dokumentów i faktur

Zgodnie z definicją Słownika Języka Polskiego, dekretacja to: „notatka na podaniu, korespondencji itp. dotycząca sposobu załatwienia sprawy”. Dekretacja jest więc ogólnym pojęciem, związanym z obiegiem dokumentów w firmie. Dotyczy ono różnych dokumentów i pism, jakimi operuje się w poszczególnych instytucjach. Mogą to być pisma sądowe, dokumenty księgowe, archiwalne itp.

Przez dekretację rozumie się wykonanie przez osobę odpowiedzialną adnotacji na wpływającym piśmie. Wskazuje w ten sposób referenta lub komórkę organizacyjną odpowiedzialną za załatwienie sprawy. Niekiedy adnotacja jest uzupełniona o wskazówkę dotyczącą sposobu postępowania i terminu załatwienia sprawy.

Każda organizacja dokładnie określa, w jaki sposób mają być dekretowane trafiające do niej i pozostające w obiegu dokumenty. Zasady te obejmują też informacje o tym, co koniecznie musi znaleźć się w dekrecie. Sam proces dekretacji, o ile odbywa się on w formie papierowej, może być przeprowadzany przy pomocy pieczątek, chociaż podpis osoby dekretującej pozostaje niezbędny. W przypadku dokumentów cyfrowych występuje on w formie elektronicznej.

W niektórych obszarach dekretowanie dokumentów stanowi obowiązek wynikający z prawa. Przykładem takiego obszaru jest księgowość prowadzona zgodnie z ustawą o rachunkowości. Dekretacja jest także powszechna w administracji oraz sądownictwie. Ogólnie dekretowanie dokumentów pozwala uniknąć bałaganu w instytucjach i przedsiębiorstwach, a także przyspiesza i usprawnia obieg dokumentów w organizacji.

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości na część dokumentów nakładany jest obowiązek dekretacji. Mowa bowiem o konieczności sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. W takim przypadku dekretacja powinna zawierać: miesiąc oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej za sporządzenie dekretacji. W praktyce obowiązkowa dekretacja to adnotacja na konkretnym dokumencie, która wskazuje komórkę lub osobę, odpowiadającą za załatwienie danej sprawy.

Czym jest dowód księgowy?

Zanim przejdziemy dalej z analizą omawianego tematu, to najpierw trzeba wyjaśnić czym tak właściwie jest dowód księgowy. Dowody księgowe, to zasadniczo dokumenty lub zapisy, które stanowią podstawę księgowości i służą one w głównej mierze do rejestrowania zarówno operacji finansowych jak i transakcji gospodarczych, które zachodzą w danej firmie lub przedsiębiorstwie.

Należy pamiętać o tym, że dowody księgowe, są niezwykle istotne dla prowadzenia dokładnej i co ważniejsze rzetelnej księgowości gdyż pozwalają one przede wszystkim na identyfikację celu i źródła każdej transakcji finansowej. Dowody księgowe znacznie ułatwiają kontrolę nad wydatkami, przychodami czy bieżącą sytuacją finansową danego przedsiębiorstwa. Dowody księgowe możemy z kolei podzielić na następujące typy:

• Dowody zewnętrzne własne, które zostały wystawione przez daną jednostkę, a następnie w oryginalnej wersji trafiły one do kontrahenta (do tych dokumentów zaliczyć możemy między innymi noty księgowe, rachunki czy rozmaite faktury);
• Dowody zewnętrzne obce, które dana firma bądź przedsiębiorstwo otrzymało od zewnętrznych kontrahentów (tutaj ponownie mówimy w głównej mierze o rachunkach i fakturach);
• Dowody wewnętrzne czyli takie, które są częścią obiegu dokumentów wewnątrz jednostki, do tych dokumentów zaliczamy między innymi listy płac, rozliczenia umów, dokumenty które pochodzą z obrotu kasowego, dokumenty z obrotu magazynowego czy dokumenty dotyczące środków trwałych;
• Dowody zbiorcze, do których zaliczamy między innymi raport kasowy;

Sam dowód księgowy zgodnie z ustawą o rachunkowości, powinien zawierać elementy takie jak:

• Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
• Określenie stron (nazwy adresy itd.), które dokonują operacji gospodarczej;
• Opis operacji oraz jej wartości;
• Datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu;
• Podpis wystawcy dowodu, a także osoby, której wydano dokumenty bądź od której przyjęto składniki aktywów;
• Stwierdzenie sprawdzenia, a także zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wpisanie miesiąca, a także sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby, która jest odpowiedzialna za owe wskazania;

Na czym polega dekretowanie dokumentów?

Dekretacja w znacznej części dotyczy dokumentów, które wpływają do firmy czy kancelarii. O procedurze decyduje szczegółowy zapis umieszczony w instrukcji kancelaryjnej. Zazwyczaj obejmuje ona:

• rejestrację pisma wpływającego do kancelarii i przekazanie do dekretacji,
• zadekretowanie dokumentu przez kierownika lub inną osobę odpowiedzialną,
• przekazanie zadekretowanego pisma przez sekretariat do właściwej komórki organizacyjnej.

Dekretacja dokumentu może przebiegać kilkakrotnie. Jeśli kierownik komórki organizacyjnej wyznaczonej do załatwienia sprawy uzna, że bardziej odpowiednia będzie inna komórka, dokonuje ponownej dekretacji i przekazuje pismo dalej. Ponowna dekretacja nie może dotyczyć pierwotnego zapisu określającego sposób załatwienia sprawy oraz jego termin. Takich zmian może dokonać jedynie osoba, która dekretowała dokument po raz pierwszy.

W jakim celu wykonuje się dekretowanie dokumentów?

Kontrole potwierdzone dzięki dekretacji realizują różne cele. W dużej mierze prowadzą do weryfikacji rzetelności i kompletności dokumentów oraz wykrycia ewentualnych błędów. Dekretacja sprawdza więc dokumenty pod kątem:

• merytorycznym – w tym przypadku sprawdzana jest zgodność treści dokumentu pod kątem rzeczywistego przebiegu sprawy, np. kierownik działu sprawdza, czy faktura zgadza się z dokonanym zakupem (np. czy doszedł on do skutku);
• rachunkowym – tutaj dekretacja ma na celu skontrolowanie czy dokument został właściwe przeliczony (np. pod kątem stawki podatku VAT) i czyni to zwykle księgowy;
• formalnym – dekretacja polega na sprawdzeniu, czy dokument posiada wszystkie wymagane elementy i jest prawidłowy (zgodny z zasadami i standardami obowiązującymi w firmie).

Dekretacja dokumentów papierowych i elektronicznych

Dekretacja dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. W przypadku tych drugich zapis potwierdza się podpisem elektronicznym oraz dołączonymi danymi, które pozwolą zidentyfikować osobę dekretującą. W przypadku dokumentów papierowych notatka jest wykonywana odręcznie i uzupełniona datą oraz podpisem osoby upoważnionej. Taki sposób dekretowania ma swoją ogromną zaletę – nie istnieje bowiem ryzyko, że ta jakże istotna notatka ulegnie uszkodzeniu bądź zgubi się w czasie obiegu dokumentów wewnątrz instytucji.

Przebieg procesu dekretacji to indywidualny schemat postępowania w konkretnej firmie i ustalonych w tym zakresie reguł. Mimo komputeryzacji wielu przedsiębiorstw, wciąż dużym uznaniem cieszy się system tradycyjny, w którym odpowiednie informacje są zamieszczane odręcznie na dokumencie, a dodatkowo opatrzone datą i podpisem osoby dekretującej. Ręczna procedura może zostać usprawniona poprzez wykorzystywanie gotowych pieczątek – w takim przypadku wystarczy uzupełnić niezbędne informacje i się podpisać.

Jeśli dekretacji dokonuje się z pomocą programów komputerowych, co jest bardzo wygodne, to zalecane jest, by system wygenerował wydruk zawierający wszelkie niezbędne elementy, w tym powiązanie z zapisami w dzienniku (numer pozycji). Nie ma obowiązku powielania informacji i ręcznego zapisywania ich. Co do zasady, to kierownik jednostki ustalając procedury decyduje, czy dekret powinien zostać naniesiony ręcznie na każdym z dowodów, czy też może one występować wyłącznie w formie elektronicznej.

Dekretacja – przykłady zastosowania

Najbardziej popularnym przykładem zastosowania dekretacji jest księgowość. Obowiązek dekretacji istnieje w każdym przedsiębiorstwie, gdzie ewidencja księgowa jest prowadzona w oparciu o ustawę o rachunkowości. Nie istnieją wyjątki od tej reguły. Każda firma działa w oparciu o swój system finansowo-księgowy. Dekretowanie dokumentów służy temu, aby każde zdarzenie gospodarcze mogło zostać ujęte w tym właśnie systemie. Osoba odpowiedzialna za dekretację musi oznaczyć dany dokument w trakcie dekretowania zdarzenia gospodarczego. Bez tego niemożliwe jest przeniesienie dokumentu, na przykład faktury kosztowej do systemu księgowego organizacji. Sporządzony dekret musi zawierać numery kont księgowych, na których umieszczana jest dana operacja gospodarcza. Oprócz tego dekret zawiera skrócony opis tej operacji gospodarczej. Kolejnym obowiązkowym elementem jest podpis osoby dekretującej dokument. W dekretacji musi znaleźć się również data zdarzenia gospodarczego i dokładna kwota, której to zdarzenie dotyczyło. Po przeprowadzeniu dekretacji zdarzenia gospodarczego dokument może zostać zaksięgowany, a więc po prostu wprowadzony do systemu księgowego. Najczęściej zadekretowanie zdarzenia gospodarczego następuje w formie wystawienia stosownego dekretu na samym dokumencie, np. fakturze czy poleceniu księgowania.

Dekretacja jest także wykorzystywana w sądownictwie. W Polsce za dekretowanie dokumentów odpowiada bezpośrednio sędzia, co nie jest regułą na świecie. Sądownictwo niektórych krajów dopuszcza, aby dekretowaniem zajmował się asystent sędziego.

Dekretacja dokumentów księgowych – obowiązek zapisany w ustawie

Obowiązek dekretacji dokumentacji księgowej jasno wynika z pkt. 6 ust. 1 art. 21 Ustawy o Rachunkowości. Jak mówi ustawa „Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej (…) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”.Innymi słowy dekretacja księgowa, to nic innego jak upewnienie się w tym czy wszystkie paragony, dokumenty księgowe, faktury itd. zostały w odpowiedni sposób opisane i przyporządkowane.

Techniki dokumentowania zapisów księgowych – jak odbywa się dekretowanie faktur i dokumentów księgowych?

Sam proces dekretacji czyli opisania ujęcia dokumentu w księgach handlowych oznacza nic innego jak wskazanie następujących elementów:

• Daty zaewidencjonowania dokumentu w księgach rachunkowych;
• Kont, na które zostały dokonany zapis oraz strony na tych kontach (np. Ma lub Wn);
• Wartości operacji gospodarczej;
• Ewentualnie prowadzoną ewidencję analityczną;

Potwierdzenie sposobu i okresu księgowania, następuje po tym, kiedy osoba która dokonuje dekretacji złoży pod nią podpis wystawcy dowodu.

Jeżeli zależy nam na przeprowadzeniu poprawnej dekretacji to musimy sprawdzić przede wszystkim to czy udokumentowane zdarzenie gospodarcze rzeczywiście się odbyło. Należy również zwrócić uwagę czy podane obliczenia wskazujące na sumy i kwoty w danym dokumencie są zgodne ze stanem rzeczywistym. Jak wspomnieliśmy wcześniej, sporządzona dekretacje potwierdza podpis osoby dekretującej. Jeżeli dojdzie do sytuacji w której zostaną wykryte błędy rachunkowe bądź merytoryczne, to wtedy obowiązkiem osoby dekretującej jest wykonanie niezbędnych korekt. Warto jednocześnie zauważyć, że pod dekretacje podlega również kontrola magazynowa, gdzie sprawdza się czy udokumentowany stan rzeczy, jest zgodny ze stanem rzeczywistym.

Dekretacja elektroniczna – coraz popularniejsze rozwiązanie

Od jakiegoś czasu zauważa się, że coraz popularniejsza jest dekretacja elektroniczna. Trudno się zresztą dziwić. Zgodnie bowiem z zapisami ustawy o rachunkowości, dekrety księgowe, nie muszą być umieszczane bezpośrednio w oryginalnym dokumencie księgowym, jeżeli wynika to ze sposobu ujęcia dowodu dokumentowania zapisów księgowych.

W takiej sytuacji, odpowiednio wybrana aplikacja bądź oprogramowanie do dekretacji powinno zapewniać możliwość wydruku zeskanowanej dokumentacji z naniesioną dekretacją. Jest to niezwykle wygodnie rozwiązanie, na które z roku na rok decyduje się coraz więcej firm.
Zasadniczo, są to wszystkie informacje, które chcieliśmy przekazać w tym artykule związanym z tematyką dekretacji dokumentacji księgowej. Jeżeli mają Państwo jeszcze jakieś pytania w związku z omawianą kwestią, to serdecznie zapraszamy do kontaktu z nami. Z przyjemnością udzielimy odpowiedzi na wszystkie pytania.