Czystopis

W każdym biurze, kancelarii, w dziale księgowości czy archiwistyce operuje się dokumentami – albo sporządzanymi w tradycyjnej wersji papierowej, albo w formie elektronicznej. Przed wykonaniem właściwego pisma przygotowuje się jego projekt, który powinien zawierać określone instrukcją elementy. Stanowi on punkt wyjścia do stworzenia czystopisu, profesjonalnie określanego też jako mundum. Jest to tekst pisma urzędowego lub innego dokumentu, który ma postać przygotowaną do uwierzytelnienia, po którego dokonania może być wręczony odbiorcy.

Jak sporządza się czystopis?

Sporządzanie czystopisów jest określone zapisami zamieszczonymi w instrukcji. Podstawowym zaleceniem jest wykonanie dokumentu dokładnie na podstawie wcześniejszego projektu oraz zgodnie z zasadami, jakie obowiązują przy komponowaniu układu pism. Jeśli zachodzi potrzeba naniesienia korekty, może ona być wykonana jedynie za zgodą referenta.

Czystopisy można sporządzić w liczbie więcej niż jednego egzemplarza, pod warunkiem, że jest ona oznaczona na projekcie pisma. Jeśli takiego oznaczenia nie ma, wykonuje się tylko jeden czystopis.

Zasady sporządzania czystopisu

Do podstawowych zasad, jakimi należy się kierować przy sporządzaniu czystopisu, zaliczają się:

• przygotowanie na blankiecie korespondencyjnym z właściwym nadrukiem,
• umieszczenie na dokumencie daty (dzień, miesiąc, rok),
• umieszczenie na dokumencie imienia, nazwiska oraz stanowiska osoby, która sporządza czystopis
• umieszczenie podpisu twórcy dokumentu.

Jeśli czystopis nie jest przygotowywany na oryginalnym blankiecie, lecz na czystym papierze, w jego nagłówku powinna się znaleźć odpowiednia pieczęć.

Czystopis

W każdym biurze, kancelarii, w dziale księgowości czy archiwistyce operuje się dokumentami – albo sporządzanymi w tradycyjnej wersji papierowej, albo w formie elektronicznej. Przed wykonaniem właściwego pisma przygotowuje się jego projekt, który powinien zawierać określone instrukcją elementy. Stanowi on punkt wyjścia do stworzenia czystopisu, profesjonalnie określanego też jako mundum. Jest to tekst pisma urzędowego lub innego dokumentu, który ma postać przygotowaną do uwierzytelnienia, po którego dokonania może być wręczony odbiorcy.

Czym tak właściwie jest czystopis?

Najprościej rzecz ujmując, czystopisy to teksty dokumentu, pisma urzędowego, bądź jakiegokolwiek istotnego dla danej firmy czy organu administracyjnego opracowania, które są już zapisane w formie ostatecznej i gotowe do podpisania przez organ odpowiedzialny za wystawienie danego dokumentu. Dlatego też, tak ważne jest to żeby przepisany do czystopisu dokument był dokładnie sprawdzony. Należy bowiem unikać sytuacji w której okazałoby się, że czystopis danych dokumentów, został zapisany w sposób zawierający błędy ortograficzne czy co gorsza, rzeczowe.

Jak sporządza się czystopis?

Sporządzanie czystopisów jest określone zapisami zamieszczonymi w instrukcji. Podstawowym zaleceniem jest wykonanie dokumentu dokładnie na podstawie wcześniejszego projektu oraz zgodnie z zasadami, jakie obowiązują przy komponowaniu układu pism. Jeśli zachodzi potrzeba naniesienia korekty, może ona być wykonana jedynie za zgodą referenta.

Czystopisy można sporządzić w liczbie więcej niż jednego egzemplarza, pod warunkiem, że jest ona oznaczona na projekcie pisma. Jeśli takiego oznaczenia nie ma, wykonuje się tylko jeden czystopis.

Zasady sporządzania czystopisu

Do podstawowych zasad, jakimi należy się kierować przy sporządzaniu czystopisu, zaliczają się:

• przygotowanie na blankiecie korespondencyjnym z właściwym nadrukiem,
• umieszczenie na dokumencie daty (dzień, miesiąc, rok),
• umieszczenie na dokumencie imienia, nazwiska oraz stanowiska osoby, która sporządza czystopis
• umieszczenie podpisu twórcy dokumentu.

Jeśli czystopis nie jest przygotowywany na oryginalnym blankiecie, lecz na czystym papierze, w jego nagłówku powinna się znaleźć odpowiednia pieczęć. Zanim dokument otrzyma odpowiednie dane i pieczęcie, to do jego modyfikacji wykorzystuje się brudnopis. W brudnopisie można wprowadzać potrzebne zmiany czy modyfikacje, których celem jest wyeliminowanie ewentualnych błędów, które mogłyby pojawić się w zapisanych danych. Sprawdzony dokument może zostać przepisany do czystopisu. Należy jednak pamiętać o tym, że brudnopis, powinien być usunięty po tym, kiedy dokument trafi do czystopisu. Jeżeli w dokumencie nie znajdą się wyżej wymienione informacje (takie jak pieczęć, podpis, data etc.) to wtedy nie jest to czystopis, a taki dokument pozostaje nieważny.

Czym jest instrukcja kancelaryjna i czego dotyczy?

Analizując temat obiegu dokumentów w urzędach, firmach etc. i szukając definicji słownictwa związanego z tym tematem (czystopis, brudnopis itd.) możemy natknąć się na stronę internetową bądź zapisane w formie dokumentu tekstowego, instrukcje kancelaryjne. Ogólnie rzecz ujmując instrukcja kancelaryjna, to zbiór zasad, zgodnie z którymi realizowany jest obieg dokumentów w urzędach bądź w innych instytucjach powiązanych z danymi organami administracyjnymi. Innymi słowy instrukcja kancelaryjna odpowiada za całokształt postępowania z dokumentacją w danej instytucji. Warto jednocześnie zauważyć, że zasady te, odnoszą się zarówno do dokumentacji wychodzącej jak i przychodzącej. Głównym zadaniem instrukcji kancelaryjnej jest usprawnienie i usystematyzowanie prac kancelaryjnych. Dzięki temu, dokumentacja tworzona bądź przechowywana w urzędach jest tworzona w sposób, który pozwala na jej późniejszą archiwizację zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami. Korzyści wynikające z stosowania instrukcji kancelaryjnej są tak duże, że decydują się na nie nawet firmy prywatne mimo, że nie mają one obowiązku zapisu dokumentów zgodnie z zasadami przedstawionymi w takowej instrukcji.

Co reguluje instrukcja kancelaryjna?

Zasadniczo instrukcja kancelaryjna reguluje sposób postępowania z dokumentacją od momentu, kiedy wpływa ona do danej instytucji bądź firmy aż chwili jej zarchiwizowania. Treść każdej instrukcji kancelaryjnej powinna zawierać następujące informacje:

• Sposób w jaki odbierana jest korespondencja przychodząca, jak powinna być otwierana i w jaki sposób należy sprawdzać jej zawartość. Instrukcja kancelaryjna często zawiera informacje o tym, jakiej dokumentacji nie powinien otwierać pracownik sekretariatu i kiedy powinna ona być przekazana do wyższego organu;
• Powinna ona również zawierać informacje o trybie rejestrowania korespondencji przychodzącej oraz o sposobie znakowania danych spraw;
• Instrukcja kancelaryjna musi również zawierać zasady postępowania z korespondencją przychodzącą elektronicznych środków komunikacji takich jak adresy email;
• W instrukcji kancelaryjnej znaleźć powinny się także informacje obejmujące sposób rozpatrywania i załatwiania danych spraw. Może ona zawierać na przykład zapis dotyczący tego, że niektóre sprawy, można załatwiać zarówno pisemnie, jak i ustnie np. poprzez udzielenie klientowi potrzebnych informacji;
• Ostatnim i zarazem jednym z najważniejszych elementów instrukcji kancelaryjnej są informacje związane ze sposobem podpisywania pism, wysyłania korespondencji i archiwizacji dokumentacji;

Jak widać, instrukcja kancelaryjna ma bardzo duży wpływ na sposób postępowania z dokumentacją z którą do czynienia mamy zarówno w instytucjach państwowych jak i w prywatnych firmach. Każda instrukcja kancelaryjna posiada również informacje o tym w jaki sposób powinien być zapisany czystopis danego dokumentu.

Czystopis a prawidłowe funkcjonowanie obiegu dokumentów w danej organizacji – podsumowanie

Faktem jest to, że sprawny obieg dokumentów ma bardzo duży wpływ na prawidłowe funkcjonowanie całej organizacji, niezależnie od tego czy mówimy tutaj o instytucji państwowej czy o prywatnej firmie. Zarówno urzędnicy jak i pracownicy danego przedsiębiorstwa muszą wiedzieć w jaki sposób powinni oni postępować zarówno z korespondencją przychodzącą do danej firmy jak z tą, która z niej wychodzi. Jednocześnie, prowadzenie dokumentacji w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami jest trudniejsze niż mogłoby się wydawać. Dlatego też, tak ważne są szkolenia w tym zakresie oraz dysponowanie odpowiednią instrukcją kancelaryjną, której celem jest ujednolicenie sposobu postępowania z dokumentacją w danej firmie lub przedsiębiorstwie.