Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej krok po kroku

W tym artykule poświęcimy uwagę tematowi brakowania dokumentacji niearchiwalnej, który niezwykle istotny, jednak nie poświęcamy mu należytej uwagi. Mając to na uwadze, przygotowaliśmy ten krótki artykuł wyjaśniający czym tak właściwie jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wraz z opisem całej procedury.

Omawiając między innymi na czym polega proces oceny przydatności dokumentacji czy skupienie się na opisie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej. Warto pamiętać, że samo brakowanie dokumentacji zawiera takie elementy jak informacje o wniosku, którego dotyczy zgoda.

Na czym polega proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej?

W głównej mierze polega to na wydzieleniu części dokumentacji i przekazaniu jej do zniszczenia. Podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia stanowią dwie sytuacje, to jest:

• Okres przechowywania dokumentacji i akt już upłynął;
• Na wniosek decyzji organu lub jednostki organizacyjnej (bądź innego właściwego archiwum państwowego) wysunięto wniosek, że część materiałów archiwalnych, zwyczajnie straciła dla nich znaczenie.

Warto w tym momencie zaznaczyć, że okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określony jest w tak zwanym jednolitym rzeczowym wykazie akt bądź w kwalifikatorze dokumentacji, który opisuje art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Samo brakowanie dokumentacji odbywa się na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej.

Kiedy potrzebujemy zgody na brakowanie dokumentacji – decyzja organu lub jednostki organizacyjnej na rzecz podmiotu lub osoby wnioskującej

Brakowanie dokumentacji zasadniczo odbywa się na wniosek kierownika jednostki lub po uzyskaniu zgody od dyrektora właściwego archiwum państwowego. To dyrektor archiwum państwowego musi stwierdzić, że wśród dokumentacji, która jest przeznaczona do zniszczenia nie ma materiałów archiwalnych czyli dokumentów o wartości historycznej, których nie można zniszczyć.

Warto przy tym zauważyć, że zgodę na zniszczenie akt, zarówno państwowe jak i również samorządowe jednostki organizacyjne, a także prywatne podmioty, które przechowują dokumentację po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, muszą otrzymać za każdym razem, kiedy decydują się na takie działanie.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – procedura krok po kroku

Krok 1

Złożenie wniosku o wydanie zgody od organu lub jednostki organizacyjnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i dołączenie do wniosku spis dokumentacji niearchiwalnej;

Krok 2

Poddanie dokumentacji ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej na wniosek archiwów państwowych. Każda dokumentacja podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzonej przez archiwum państwowe;

Krok 3

Uzyskanie zgody lub odmowy na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (decyzja podejmowana jest na wniosek właściwego miejscowo archiwum państwowego); ponadto wyłączenie z procedury brakowanie dokumentację, której opis bądź kwalifikacja archiwalna zostały poddane w wątpliwość lub które przekwalifikowano na kategorię archiwalną dokumentacji a.

Krok 4

Zgoda na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę i jednoczesne uznanie dokumentacji lub jej części za materiały niearchiwalne. Dokumentacja archiwalna z kolei jest opracowywana, a następnie przechowuje ją archiwum państwowe;

Krok 5

Przekazanie akt do zniszczenia i potwierdzenie procesu np. przez protokół zniszczenia;

Krok 6

Odnotowanie daty zakończenia sprawy i numeru zgody;

Krok 7

Przechowywanie dokumentacji z procedury przez archiwum zakładowe bądź w składnicy akt.