Archiwistyka

Ta humanistyczna dyscyplina naukowa zajmuje się szeroko rozumianymi zagadnieniami dotyczącymi archiwów oraz materiałów archiwalnych. Jest powiązana z informacją naukową oraz bibliotekoznawstwem, a wywodzi się z historii. W obrębie jej zainteresowań leży:

• śledzenie cyklu powstawania archiwaliów,
• nadzorowanie procedur związanych z gromadzeniem i kwalifikowaniem akt,
• kontrolowanie stanu magazynu i konserwowanie jego zawartości zgodnie z obowiązującymi procedurami,
• opracowywanie oraz udostępnianie sporządzonych dokumentów,
• kwalifikowanie dokumentów przeznaczonych do brakowania.

Archiwistykę można podzielić na teorię archiwalną, która zajmuje się badaniem historii dyscypliny, metodykę archiwalną oraz archiwoznawstwo związane z prowadzeniem badań nad opisywaniem, kształtowaniem i organizowaniem zasobów. Wiedzę i uprawnienia z zakresu archiwistyki można zdobyć na studiach lub kursach.

Zadania archiwistyki

Archiwistyka, jak każda inna dziedzina nauki, ma realizować konkretne zadania. Jednym z nich jest badanie procesów archiwotwórczych. Prowadzi ono do opracowywania teoretycznych zasad tworzenia, prowadzenia i organizowania archiwów. Natomiast przedmiotem jej badań są archiwa i archiwalia.

Efektem pracy archiwistów jest stworzenie zbioru zasad obowiązujących przy gromadzeniu, organizowaniu i przechowywaniu materiałów archiwalnych. Takie materiały stanowią dziedzictwo narodowe i pozwalają na zachowanie ciągłości historii, a także w dużym stopniu decydują o tożsamości narodowej. Przechowywanie ton dokumentów, ocena ich historycznej wartości, klasyfikacja i opisywanie czy przekazywanie archiwaliów pomiędzy jednostkami wymagają doprecyzowania i ujednolicenia reguł postępowania. Ich tworzeniem na bazie analiz i wyników badań zajmuje się właśnie archiwistyka.

Znaczenie archiwistyki

Gromadzenie i przechowywanie dokumentów historycznych są niezwykle ważne dla zachowania ciągłości tradycji i wiedzy o narodzie dla przyszłych pokoleń. Te działania stanowią podstawę kształtowania postaw patriotycznych – zarówno w kraju, jak i na emigracji. Historia jest jednak tworzona przez „zwykłych ludzi” – osoby wykonujące codzienne czynności oraz podejmujące z pozoru błahe decyzje. To te elementy, złożone „ziarnko do ziarnka”, decydują o wydarzeniach mających znaczący wpływ na kształtowanie się cech narodowych. Każdy z takich drobiazgów wymaga udokumentowania, aby po wielu latach nie został zapomniany. Archiwistyka pozwala usystematyzować zapisy na takie tematy, zebrać je w całość, ocenić ich wagę historyczną. Dzięki jej dokonaniom można dotrzeć do wybranego dokumentu i odtworzyć wybrany fakt historyczny – nie tylko ten z ostatnich lat, ale również sprzed wieków.

Archiwistyka ma ścisły związek z wieloma innymi dyscyplinami, w tym również z dyplomatyką. Jest to nauka o dokumencie oraz miejscu jego powstawania, którym jest kancelaria. Pierwotnie dyplomatyka zajmowała się badaniem dokumentów historycznych. Z czasem przerodziła się w dziedzinę, której przedmiotem zainteresowania stały się akta oraz procesy aktotwórcze.

Bez dokonań archiwistyki nie może się też obejść żaden historyk. Czerpie on wiedzę i materiały do badań z dawnych dokumentów, których porządkowaniem i opracowywaniem zajmuje się właśnie ta nauka.

Archiwistyka współcześnie

Współcześnie archiwistyka coraz częściej jest utożsamiana z zarządzaniem dokumentami, przez co nieco traci swój historyczny charakter. Wynika to między innymi z przepisów, które nakazują np. przechowywanie dokumentów kadrowych i płacowych przez określony czas. Archiwa zakładowe są więc już bardziej kojarzone z zakurzonym biurem księgowej czy kadrowej niż z miejscem, w którym można badać dawne dzieje.

Wraz z postępującą cyfryzacją zmienia się również sposób zarządzania archiwami. Digitalizacja ułatwia pracę archiwistom, jak również pozwala na jeszcze lepsze zabezpieczanie oraz porządkowanie gromadzonych przez nich dokumentów. Trudno dzisiaj wyobrazić sobie funkcjonowanie nowoczesnego archiwum bez takich platform jak Elektroniczna Platforma Usług Publicznych (e-PUAP) czy system Enterprise Content Management, automatyzujących zarządzanie zasobami. Ryzyko błędów zostaje zredukowane do minimum, a przy tym rozwiązuje się kilka innych problemów, jak choćby ten związany z ograniczoną ilością miejsca do przechowywania zasobów.