Archiwa państwowe wyodrębnione
W Polsce archiwa państwowe funkcjonują w ścisłym porządku prawnym. Za zarządzanie nimi odpowiada Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, która podlega Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego, jednak w tym zakresie istnieją również wyjątki. Chodzi o archiwa państwowe wyodrębnione, które nie podlegają tej instytucji, chociaż należą do państwowej sieci archiwalnej. Czym dokładnie są archiwa państwowe wyodrębnione? Jakie instytucje zajmują się ich prowadzeniem? W jaki sposób powstają? Co dzieje się z tymi dokumentami w przyszłości?
Czym są archiwa państwowe wyodrębnione?
Narodowy zasób archiwalny prowadzony jest w Polsce przez archiwa państwowe, do których należą między innymi Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych oraz Narodowe Archiwum Cyfrowe. Do listy należy dodać jeszcze archiwa nieposiadające charakteru centralnego, które obejmują swoim zasięgiem terytorium kilku bądź jednego województwa. Dodatkowo istnieją jeszcze wydziały zamiejscowe i ekspozytury wykonujące część zadań związanych z archiwami państwowymi. Archiwa państwowe wyodrębnione nie są jednak obiektem ich zainteresowania. Na czym polega różnica?
Chociaż archiwa państwowe wyodrębnione wchodzą w skład państwowej sieci archiwalnej, w świetle prawa należy traktować je inaczej. Przede wszystkim za zarządzanie nimi nie odpowiada Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, czyli organ stworzony w 1951 roku, którego głównym zadaniem jest archiwizacja, udostępnianie dokumentów państwowych i narodowych, jak również propagowanie i rozwój archiwistyki. Niektóre instytucje rządowe i państwowe prowadzą archiwa państwowe wyodrębnione na zupełnie innych zasadach.
Archiwa państwowe wyodrębnione mogą obejmować swoim zasięgiem obszar całego kraju albo tylko jego część. W toku organizacji Archiwów Państwowych wyodrębnionych role opiniotwórczą pełni Ministerstwo Kultury i Ochrony Dziedzictwa Narodowego, jak również Ministerstwo Obrony Narodowej. Drugi przypadek dotyczy dokumentów powstały w jednostkach organizacyjnych wykonujących zadania z zakresu obronności i bezpieczeństwa. Pozostałe archiwa państwowe wyodrębnione są objęte identycznymi zasadami i przepisami jak archiwa państwowe.
Jakie instytucje prowadzą archiwa państwowe wyodrębnione?
Do grona tych instytucji zalicza się między innymi kilka ministerstw. Należą do nich Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministerstwo Obrony Narodowej i Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Archiwa państwowe wyodrębnione prowadzi oprócz tego także Urząd Ochrony Państwa. Kolejnymi organami prowadzącymi tego rodzaju archiwa są Kancelaria Prezydenta, Kancelaria Sejmu i Kancelaria Senatu, a także Instytut Pamięci Narodowej. Dokumenty tam zgromadzone często mają znaczenie strategiczne, dlatego znajdują się poza pozostałymi archiwami państwowymi. Archiwa państwowe wyodrębnione mogą więc pod wieloma względami przypominać pozostałe akta państwowe, jednak podlegają innym procedurom. Akta wytwarzane w tych jednostkach nie mają prawa trafić do archiwum państwowego, a co za tym idzie różnią się także mechanizmy dostępu do nich, co jest ściśle związane z bezpieczeństwem kraju.
Jak powstają archiwa państwowe wyodrębnione?
Akty prawne, które tworzą archiwa państwowe wyodrębnione spoczywają w osobnych archiwach. Każde z nich jest właściwe dla jednostki, z której pochodzą. Możemy więc wyróżnić między innymi Archiwum Ministerstwa Spraw Zagranicznych archiwum kancelarii prezydenta czy archiwum kancelarii sejmu. Do tych zbiorów trafiają przede wszystkim dokumenty wytworzone właśnie przez te organy, ale nie tylko. Archiwa państwowe wyodrębnione gromadzą bowiem także dokumentację powstałą w jednostkach organizacyjnych podlegających ministerstwom i kancelariom tworzącym własne oddzielne archiwa. Prowadzenie archiwum odbywa się jednak w dokładnie taki sam sposób, jak w zwykłych archiwach państwowych.
W przypadku zasobu archiwalnego archiwów prezydenta, Sejmu oraz Senatu, w jego skład wchodzą wszystkie materiały archiwalne, jakie powstały i powstają w trakcie ich działalności, a także historyczny zasób archiwalny. Pozostałe archiwa wyodrębnione, związane z ministerstwami, obejmują materiały, jakie zostały wytworzone przez poszczególne resorty. Od tych reguł istnieje jednak wyjątek. Jest nim zasób archiwalny Instytutu Pamięci Narodowej. Archiwa wyodrębnione IPN to zasób materiałów archiwalnych, które określa ustawa o IPN pochodząca z 1998 roku. Dodatkowo w skład archiwów IPN wchodzą wszystkie materiały powstałe w toku jego działania. Kolejny wyjątek stanowią archiwa Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Oprócz dokumentów wytworzonych przez tę instytucję, do archiwów wyodrębnionych zaliczają się także materiały archiwalne, które zostały wytworzone przez inne podmioty funkcjonujące w prawie międzynarodowym.
Co dzieje się z archiwami państwowymi wyodrębnionymi w przyszłości?
Archiwa państwowe wyodrębnione po pewnym czasie mogą stracić swój status. Wówczas trafiają do Archiwów Państwowych o charakterze centralnym. Według prawa dzieje się to nie później niż po upływie 50 lat od momentu, w którym materiały te zostały wytworzone. Nie zawsze jednak się tak staje. Wyjątek dotyczy sytuacji, w których przeniesienie archiwów państwowych wyodrębnionych do archiwów centralnych oznaczałoby naruszenie chronionych prawnie interesów państwa oraz jego obywateli. Co dzieje się z materiałami archiwalnymi w takiej sytuacji? Pozostają one w zasobach archiwum w państwowych wyodrębnionych. Jest jeszcze jeden wyjątek – dotyczy on materiałów archiwalnych, które są związane z wykonywaniem zadań w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa. Te dokumenty również nie trafiają do archiwów centralnych. Z racji swojej wagi są bowiem przekazywane do Centralnego Archiwum Wojskowego.