Akta specyficzne

Dokumentację i tworzące ją akta można podzielić według wielu klasyfikacji. Jednym z ważniejszych podziałów funkcjonującym w jednostkach organizacyjnych jest podział dokumentacji na akta typowe i akta specyficzne. Tym razem zajmiemy się drugą kategorią. W jaki sposób akta specyficzne różnią się od typowych? Gdzie możemy je spotkać? Jak odbywa się klasyfikacja tego rodzaju akt?

Dokumentacja aktowa – czym jest i dlaczego jest tak ważna?

Zanim przejdziemy do dalszej analizy tego tematu, należy najpierw udzielić odpowiedzi na pytanie czym tak właściwie jest dokumentacja aktowa w naszym kraju. Mówiąc ogólnie, dokumentacja aktowa, to najczęściej spotykana forma dokumentacji z którą mamy do czynienia zarówno w szkołach, urzędach, spółdzielniach jak i w wielu innych miejscach. Akta dzielimy na kilka typów to jest:

• Akta ogólne, które sa związane z realizacją podstawowych zadań leżących w gestii danej jednostki organizacyjnej np. akta dotyczące zarządzania etc.;
• Akta finansowo-księgowe, które dokumentują przebieg bądź skutek prowadzonych operacji gospodarczych i finansowych;
• Akta normatywne, które zawierają przepisy regulujące podstawy organizacyjno-prawne danej jednostki organizacyjnej w tym również organizacji społecznych;
• Akta osobowe czyli dokumenty i materiały, które zawierają dane na temat pracownika;
• Akta gruntowe i akta hipoteczne, które dokumentują prawo własności oraz użytkowania gruntów i nieruchomości, wraz z potencjalnymi obciążeniami, takimi jak wierzytelności. Do tej grupy zalicza się również dokumentacja geodezyjno kartograficzna;
• Akta stanu cywilnego czyli księgi urodzeń, małżeństw, zgonów, a także związane za nimi akta zbiorcze itd.;
• Akta sądowe czyli akta spraw karnych i cywilnych, a także akta prawa pracy, prawa rodzinnego oraz akta spraw rozpoznawanych przez Naczelny Sąd Administracyjny, należy tutaj również wliczyć akta dotyczące prowadzenia Krajowego Rejestru Sądowego przedsiębiorców itd.;
• Akta notarialne czyli dokumenty dotyczące wydania nieruchomości, ich przekazywania, własności, umów kupna-sprzedaży, współwłasności nieruchomości, prawa własności nieruchomości, czy zniesienia współwwłasności nieruchomości itd.;
• Akta medyczne obejmujące akta zakładów opieki zdrowotnej oraz zbiorcze akta medyczne, dokumentacje ubezpieczeń społecznych itd.;
• Akta sprawy, które szerzej opisaliśmy w innym artykule związanym z tym tematem.

Wyżej wymienione zbiory dokumentów, to coś do czego w wielu przypadkach dostęp zapewnia nam polskie prawo o czym mówi rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości. Dokumenty tego typu znajdziemy w archiwach zakładowych, archiwach ZUS, przedsiębiorstwach państwowych etc. Jeżeli interesują nas z kolei materiały archiwalne np. ze spraw sądowych, to możemy je znaleźć między innymi w Narodowym Zasobie Archiwalnym.

Akta typowe i akta specyficzne

Jednym z najczęściej używanych podziałów dokumentacji jest podział na akta typowe i akta specyficzne. Na czym polega różnica pomiędzy nimi? Zacznijmy od akt typowych. W tej kategorii znajduje się dokumentacja, którą spotkamy w praktycznie każdej jednostce organizacyjnej, niezależnie od charakteru jej działalności. Przykładem akt typowych mogą być między innymi organizacyjne, socjalne, finansowe, związane z gospodarką materiałową i zaopatrzeniem czy zatrudnieniem pracowników. Dokumenty klasyfikuje się w obrębie klas od zerowej do pierwszej.

Akta specyficzne również spotkamy w niemal każdej jednostce organizacyjnej. Różnica polega na tym, że są one charakterystyczne dla statutowego działania tej jednostki. Obecność dokumentów tego typu i ich charakter zależy więc od konkretnej branży i zadań stojących przed organizacją. Do tej grupy zaliczają się praktycznie wszystkie dokumenty, których nie można zaklasyfikować do grupy typowych.

Jak klasyfikuje się akta specyficzne

Akta specyficzne wywołują niekiedy spory problemy dotyczące i klasyfikacji. Wynika to między innymi z faktu, że archiwiści nie posiadają wzorów dokumentacji specyficznej, w odróżnieniu od dokumentów typowych. Zdarza się również, że osoby odpowiedzialne za archiwizację przywiązują większą uwagę do akt typowych, nieco przy tym lekceważąc klasyfikację akt specyficznych.

Biorąc pod uwagę, że akta specyficzne dotyczą statutowej działalności danej jednostki i stanowią główne źródło informacji na jej temat, wymagają one tak naprawdę jeszcze bardziej dokładnej klasyfikacji, choćby do celów naukowych. Dokumentacja musi więc być dokładnie opisana, ewidencjonowana i prawidłowo uporządkowana, by mogła pełnić swoją funkcję. Akta specyficzne w archiwistyce klasyfikuje się od klasy czwartej wzwyż.

W jakich jednostkach organizacyjnych spotkamy akta specyficzne?

Tak naprawdę, praktycznie każda jednostka organizacyjna wytwarza akta specyficzne, ponieważ każda organizacja realizuję swoje podstawowe cele. Akta stanowią zatem świadectwo jej pracy i również dlatego wymagają dokładnego archiwizowania i identyfikacji wraz z uporządkowaniem. W sądach do akt specyficznych zaliczać się będą akta wszystkich prowadzonych tam spraw sądowych, co dobitnie podkreśla, jak bardzo ważna jest rola tych dokumentów. Jako akta specyficzne na uczelniach i w jednostkach badawczych klasyfikuje się także wyniki badań naukowych. Swoją specyficzną dokumentację prowadzą ponadto przedsiębiorstwa, jednostki edukacyjne, jednostki kulturalne, a w każdej branży charakterystyka tego rodzaju akt jest oczywiście zupełnie inna i zależna od działalności statutowej.

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia

Z punktu widzenia tego artykułu jednym z istotniejszych przepisów prawnych, na które musimy zwrócić uwagę jest Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 roku w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia, którego pełną treść znajdziemy tutaj. Rozporządzenie to przedstawia dokładny podział wyżej wymienionych akt, jednocześnie zwracając uwagę na to w jaki sposób nalezy rozumieć dokumentację jawną i jakie są zasady związane z archiwizacją akt spraw sądowych.

Podział dokumentacji zarówno w sprawach sądowych jak i w kontekście szeroko pojętych archiwów, dokumentów zakładowych etc. może wydawać się skomplikowany. Dlatego też, tak istotne jest zrozumienie nie tylko tego w jaki sposób poszczególne dokumenty się od siebie różnią, ale również wzięcie pod uwagę tego w jaki sposób możemy uzyskać do nich dostęp. Znajomość przepisów jest istotna z puntku widzenia archiwizacji tego typu informacji gdyż przez inny okres czasu przechowuje się np. akta spraw cywilnych, akta spraw o prawa niemajątkowe itd. (np. akta sprawy z zakresu postępowania o wpis do rejestru dłużników niewypłacalnych przechowuje się przez okres 2 lat, a akta spraw z zakresu prawa spadkowego, przechowuje sie już przez 50 lat). Warto mieć te kwestie na uwadze. Jeżeli mają państwo jeszcze jakieś pytania w związku z tym tematem, to zapraszamy do kontaktu z nami.