Elektroniczny obieg dokumentów w 2018 roku
Elektroniczny obieg dokumentów w większości firm rozpatrywano dotychczas raczej jako melodię przyszłości. Obecnie, w 2018 roku, nadchodzi czas, w którym staje się on standardem. Wdrożenie tego rozwiązania zwłaszcza w dużych i średnich przedsiębiorstwach może okazać się bardzo opłacalne ze względu na szereg korzyści. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i co zyskują firmy oraz instytucje, które go wprowadzają?
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Enterprise Content Management to systemy służące do elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów w firmie lub instytucji. Narzędzia tego rodzaju mają wiele funkcji – digitalizacja dokumentów papierowych jest tylko jedną z nich. Poza tym systemy ECM tworzą strategię i inteligentną klasyfikację dokumentów firmowych. Dokumenty są dzięki temu dostępne jednocześnie dla wielu zainteresowanych osób, a także w wygodny sposób archiwizowane.
Przechowywanie dokumentów – oszczędność miejsca
Jedną z zalet elektronicznego obiegu jest wygodne przechowywanie dokumentów. Wiele spośród nich nie podlega obowiązkowi archiwizacji, a jednocześnie przez wiele lat mogą okazać się ważne z punktu widzenia interesów firmy. Przechowywanie ich na dyskach i serwerach jest bardzo wygodne. Małe firmy oraz instytucje mogą sobie pozwolić na utrzymywanie niewielkiego archiwum w papierowej formie, jednak wraz z rozwojem firmy, takie przechowywanie dokumentacji staje się coraz bardziej kłopotliwe. Wprowadzenie systemu ECM to nie tylko wygoda, ale również oszczędność miejsca.
Wygodny dostęp do nowych wersji
Utrzymywanie fizycznego archiwum ma jeszcze jedną sporą wadę. Odnalezienie w nim konkretnej dokumentacji sprzed kilku lat, nawet jeśli archiwum jest prowadzone starannie, może być bardzo czasochłonne. Zdecydowanie wygodniej przeszukiwać archiwum cyfrowe z poziomu komputera lub urządzenia mobilnego. Ta zaleta nie dotyczy zresztą jedynie dokumentów archiwizowanych, ale wydaje się jeszcze bardziej kluczowa w przypadku dokumentów bieżących. W organizacji, w której każdy dokument wymaga zapoznania się z nim kilku albo nawet kilkunastu działów lub osób decyzyjnych, procesy akceptacji bardzo się przedłużają. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala rozwiązać ten problem, ponieważ zainteresowane osoby mogą korzystać z tego samego dokumentu jednocześnie i w tym samym czasie go akceptować lub proponować zmiany.
Kontrola i bezpieczeństwo
Elektroniczny obieg dokumentów wiąże się również z bezpieczeństwem. Dzięki niemu zyskujemy pewność, że do wybranych materiałów dostęp będą miały jedynie uprawnione do tego osoby. Ponadto w ten sposób łatwiej kontrolować dokumentację, szczególnie gdy korzysta z niej kilka osób jednocześnie. Za sprawą ECM istnieje możliwość bezpośredniego wglądu w postęp prac. Pojawia się również pewność, że zawsze mamy do czynienia z aktualną, najnowszą wersją każdego dokumentu.
Redukcja kosztów
Elektroniczny obieg dokumentów to redukcja kosztów związanych z utrzymaniem magazynu. Jeśli natomiast do tej pory magazyn miał już formę cyfrową, oprogramowanie ECM nie wymaga zakupu dodatkowych urządzeń – wystarczą do jego obsługi te same serwery, komputery i urządzenia mobilne. Zysk z wdrożenia nowego systemu zarządzania dokumentami zostanie szybko zauważony, dzięki szybszym ścieżkom akceptacji i mniejszej ilości czasu przeznaczonego na przeszukiwanie dokumentacji.