Digitalizowanie dokumentów – co warto wiedzieć

Digitalizacja dokumentów, czyli tak zwana cyfryzacja, polega na wprowadzaniu dokumentów istniejących w formie papierowej do systemu komputerowego. Dzięki temu uzyskuje się elektroniczną wersję dokumentów tradycyjnych, co jest znacznym ułatwieniem w każdej pracy, firmie czy instytucji. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

Czym jest digitalizacja dokumentów?

Digitalizowanie dokumentów nie jest tożsame z ich archiwizacją, która z kolei jest obowiązkowa zależnie od kategorii oraz rodzaju dokumentów. Przekształcanie analogowych dokumentów w elektroniczne odpowiedniki ma sporo zalet. Nawet jeśli dokumenty przechowuje się w tradycyjny sposób, posiadanie cyfrowej kopii przynosi wiele dodatkowych korzyści.

Po co digitalizować dokumenty?

Profesjonalne i bezpieczne przechowywanie dokumentów wymaga dodatkowego miejsca, czyli większej powierzchni. Wiąże się też z większą ilością pracy. Zdigitalizowane dokumenty znajdujące się w systemie informatycznym danej firmy, mogą być obsługiwane i przetwarzane przez programy komputerowe, co odciąża pracowników i znacznie eliminuje ewentualne pomyłki. Dzięki digitalizacji również wszyscy w firmie mają łatwy i szybki dostęp do dokumentów.

Proces digitalizacji dokumentów poprawia ich obieg w firmie, znacznie upraszcza pracownikom realizację obowiązków i przyczynia się do zmniejszania kosztów pracy oraz nakładów na tradycyjne przechowywanie papierów. Łatwy i szybki dostęp do potrzebnych danych czy informacji, bez przeglądania setek papierków, to duża zaleta digitalizacji, oszczędność czasu i środków finansowych. Można wykonać dużo więcej pracy w takim samym czasie, jest ona również znacznie usprawniona, a dokumenty można dużo lepiej i w szerszym zakresie analizować dzięki programom komputerowym.

Digitalizowanie dokumentów umożliwia również ich uporządkowanie i umieszczenie w odpowiednim miejscu, zgodnie z metodami i kryteriami obowiązującymi w danej firmie. Cyfryzacja sprawia również, że pracownicy mają dostęp do dokumentów wszędzie tam gdzie są oraz chroni je przed zgubieniem lub zniszczeniem. Jej zaletą jest również znaczna oszczędność miejsca w biurze, w którym nie trzeba już wyodrębniać specjalnego miejsca na dokumenty.

Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Cyfryzacja każdego roku ewoluuje, coraz więcej ludzi oraz firm zaczyna z niej korzystać. Jak digitalizować dokumenty firmowe? Potrzebne jest dobre narzędzie do skanowania, należy też wybrać odpowiedni system bądź program do obróbki, przetwarzania i przechowywania dokumentów. Najlepiej skorzystać z usług profesjonalnej firmy zajmującej się digitalizacją dokumentów, która doradzi w wyborze odpowiednich rozwiązań oraz sprawnie i fachowo przeprowadzi cały proces z zachowaniem poufności.

Takie firmy mają profesjonalne urządzenia do skanowania masowego, co zapewnia szybką realizację oraz najwyższą jakość. Technologie i procedury są dobrze dopracowane, a oprogramowanie może być całkowicie dostosowane do indywidualnych potrzeb firm zlecających digitalizację dokumentów.

Jak digitalizować dokumenty firmowe? Przy digitalizacji ważna jest właściwa forma zachowania dokumentów oraz procedury. Profesjonalna firma digitalizacyjna z pewnością o to zadba, jak również o rozwiązania dotyczące właściwej kategoryzacji. Ze względu na ochronę danych osobowych należy też wiedzieć, które tradycyjne materiały można przechować w wersji cyfrowej.

Digitalizacja dokumentów – co warto wiedzieć

W dzisiejszych czasach ilość danych i dokumentów firmowych stale wzrasta. Zdarzają się sytuacje, gdy potrzebny jest szybki wgląd do dokumentów czy informacji, nawet jeśli pracownik akurat nie jest w biurze. Firmy nie chcą pozwolić sobie na jakiekolwiek niedociągnięcia w obsłudze czy kontakcie z klientami. Jest to ważne, ponieważ w większości branż panuje ogromna konkurencja. Do dokumentów zdigitalizowanych można mieć szybki dostęp nawet na urządzeniach mobilnych, co ułatwia kontakt zarówno między pracownikami, jak też z klientami czy kontrahentami. Może to wpływać na poprawę wizerunku firmy, lepszy sposób działania oraz jej szybszy rozwój.

Digitalizacja i archiwizacja

Dlatego digitalizacja dokumentów, ale również tworzenie archiwum elektronicznych dokumentów, jest nowoczesnym i sprawnym rozwiązaniem dla profesjonalnych firm. Dzięki temu tradycyjną formę przechowywania koniecznych dokumentów w wersji papierowej można zlecić zewnętrznej firmie, która się w tym specjalizuje. Jest to duża oszczędność miejsca w biurach, a digitalizowanie dokumentów nie wymagających archiwizacji pozwala z kolei na zmniejszenie kosztów zakupu materiałów biurowych.

Przy tworzeniu elektronicznych archiwów dokumentów ich digitalizacja jest niezbędna. Korzyścią jest możliwość uporządkowania dokumentów, danych i informacji zgodnie z dowolnymi kryteriami. Są one również dobrze chronione, gdyż dostęp do nich mogą mieć tylko upoważnione osoby.

Archiwizacja, digitalizacja i niszczenie dokumentów powinny być wykonane fachowo, dlatego najlepiej zlecić je profesjonalnej firmie.