Elektroniczny obieg dokumentów w większości firm rozpatrywano dotychczas raczej jako melodię przyszłości. Obecnie, w 2018 roku, nadchodzi czas, w którym staje się on standardem. Wdrożenie tego rozwiązania zwłaszcza w dużych i średnich przedsiębiorstwach może okazać się bardzo opłacalne ze względu na szereg korzyści. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i co zyskują firmy oraz instytucje, które go wprowadzają?

Prawidłowe, uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów firmowych to nie tylko wymóg prawny, ale również dobra praktyka, która zdecydowanie ułatwia późniejsze przeszukiwanie archiwum i pozwala oszczędzić sporo czasu, a niekiedy również nerwów. Tym razem skupimy się nie na procedurach, a przydatnych akcesoriach służących do archiwizacji dokumentów. Teczki, pudła archiwizacyjne i inne materiały pozwalają zachować porządek w biurze oraz chronić papier przed uszkodzeniem i przebarwieniem.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres aż 50 lat od czasu ustania zatrudnienia wynika z bardzo restrykcyjnych przepisów pochodzących z kodeksu pracy. Ich nieprzestrzeganie wiąże się z poważnymi konsekwencjami, jakie może ponieść przedsiębiorstwo. Jakiego rodzaju dokumenty obejmuje wspomniane prawo? Czy całość dokumentacji pracowniczej jest objęta takim obowiązkiem?

O tym, w jaki sposób odbywa się prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych decyduje przede wszystkim ustawa o rachunkowości, jak również inne akty prawne, w tym Ordynacja Podatkowa. Przepisów prawa nie warto lekceważyć, ponieważ nieprawidłowe przechowywanie dokumentów grozi wysokimi grzywnami oraz innymi przykrymi skutkami dla przedsiębiorstwa. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z archiwizacją.

Przechowywanie dokumentów to w wielu przypadkach obowiązek ustawowy. Dokumentacja dzieli się na archiwalną i niearchiwalną. Do tej pierwszej kategorii zaliczają się wszystkie dokumenty, które w świetle prawa należy przechowywać wieczyście. Pozostałe to takie, których obowiązek przechowywania upływa w określonym terminie. W prawidłowym i bezpiecznym przechowywaniu dokumentów pomaga ich archiwizacja.

Okres, w którym firma zobowiązana jest do przechowywania dokumentów archiwalnych wynika z polskiego prawodawstwa. Wymagany czas zależy od rodzaju dokumentów i dotyczy on przede wszystkim dokumentów księgowych, dokumentów związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz dokumentów kadrowych. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z ich archiwizacją. Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl znajdują się z kolei cenne wskazówki związane z zasadami archiwizacji dokumentów.

Odpowiedzi na postawione w tytule pytanie mogą być różne. Wszystko zależy od tego, jaki rodzaj dokumentów zamierzamy archiwizować. Natomiast jeśli pragniemy stworzyć takie archiwum w siedzibie własnej firmy, należy przyjrzeć się temu, czy jest ona do tego prawidłowo przystosowana. Niektóre dokumenty (np. akta pracownicze) należy przechowywać i archiwizować przez wiele lat ze względu na wymogi prawne. Inne stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie powinny trafić w niepowołane ręce. Nieodpowiednie przechowywanie dokumentacji naraża firmę na dodatkowe koszty. Dowiedz się, na czym polega archiwizacja dokumentów i  poznaj więcej szczegółów na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl, by uniknąć potencjalnych problemów.

Co to jest archiwizacja dokumentów?

Poprawna archiwizacja dokumentów biurowych, księgowych czy urzędowych to taki sposób ich przechowywania, aby ich odczytanie i odnalezienie mogło być możliwe nawet po wielu latach. Dziś procedura ta wygląda zupełnie inaczej niż jeszcze dekadę temu. Obecnie przy czynnościach archiwizacji dokumentów wykorzystuje się możliwości, jakie dają technologie cyfrowe.

Jak przechowywać dokumenty, by były bezpieczne?

Przechowywanie dokumentów we własnej firmie jest bezpieczne, o ile zorganizowane archiwum jest w wystarczającym stopniu chronione przed potencjalnymi zagrożeniami. Bardzo ważne jest zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem, bądź dostępem osób, które nie są do tego upoważnione. Archiwum powinno być zatem strzeżone, a także monitorowane. Dodatkową gwarancję stanowi ubezpieczenie dokumentów. Samo pomieszczenie najlepiej zabezpieczyć alarmem oraz instalacją przeciwpożarową.

Na czym polega profesjonalna archiwizacja dokumentów szkolnych czy firmowych?

Wiele dokumentów wymaga archiwizacji określonej przez prawo nie tylko w formie czasowej, ale również w kwestii ich prawidłowego przechowywania. Znajomość prawa jest wymagana w celu przygotowania elementów do archiwizacji, a następnie ich przechowywania zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Archiwizacja dokumentacji – najważniejsze zasady przechowywania dokumentów firmowych i nie tylko

Przed przystąpieniem do archiwizacji dokumentację poddaje się brakowaniu, czyli ocenie przydatności poszczególnych dokumentów. Następnie odbywa się ich klasyfikacja, czyli podział na grupy rzeczowe poprzez nadanie im symboli zgodnie z przyjętym standardem.

Prawidłowa ochrona treści dokumentów jest w wielu przypadkach ważna ze względu na wspomniane już wymogi prawne, w innych przypadkach obowiązek wynika z klauzuli poufności, tajności lub zastrzeżenia. Wówczas archiwum należy chronić zarówno przed potencjalnym uszkodzeniem, jak i dostępem osób niepowołanych.

Archiwizacja dokumentacji – aspekt prawny

To, jak powinny wyglądać przechowywanie i archiwizacja dokumentów biurowych, księgowych i urzędowych, opisuje Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U . Nr 38, poz. 173 z póżn. zm.). Uzupełniają ją m.in.:

• Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216),
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116).

Dochodzi do tego też szereg zarządzeń Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Tak długa lista aktów prawnych może przerażać. Pokazuje też, jak jest ważna archiwizacja dokumentów – dla samej firmy oraz dla organów kontroli. Aby zgodnie z prawem i prawidłowo archiwizować dokumentację firmową czy urzędową, potrzebna jest rozległa wiedza. Dlatego niektórzy decydują się na zatrudnienie wykwalifikowanego pracownika, a inni na outsourcing. Są to usługi archiwizacyjne świadczone przez zewnętrzne firmy. W ich ofercie znajdują się doradztwo, pomoc przy organizacji archiwum, a także digitalizacja dokumentów.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – o tym należy wiedzieć

Podstawą tworzenia i organizacji każdego archiwum jest odpowiednie przechowywanie firmowej dokumentacji oraz jej prawidłowa klasyfikacja. Ważny jest m.in. czas archiwizacji. Dokumenty mogą być oznaczone:

• symbolem A – te z nich mają wartość historyczną i nigdy nie mogą być zniszczone;
• symbol B – to dokumentacja niearchiwalna;
• symbol Bc – te dokumenty można zniszczyć po ich wykorzystaniu;
• symbol B + cyfra – w tym przypadku konieczne jest zwykle wieloletnie przechowywanie dokumentów firmowych, szkolnych czy urzędowych. To, ile czasu muszą znajdować się one w archiwum, wskazuje cyfra znajdująca się po literze B;
• symbol BE + cyfra – cyfra znajdująca się po literach wskazuje, po jakim czasie należy je ponownie przejrzeć. Dopiero wtedy podejmuje się decyzję o ich utylizacji lub dalszym przechowywaniu.

Archiwizacja i niszczenie dokumentów – zasady utylizacji

Niszczenie dokumentów to obowiązek wszystkich podmiotów przetwarzających dane osobowe. Mimo że przepisy nie zobowiązują firm i urzędów do korzystania z profesjonalnych niszczarek, to powstałe ścinki nie mogą umożliwiać odczytania treści faktur, umów czy wniosków. Tak samo wygląda archiwizacja dokumentacji pracowniczej, księgowej czy urzędowej na nośnikach cyfrowych. Musi być ona utylizowana tak, aby niemożliwy był odczyt danych.

Zasady archiwizacji dokumentów a możliwości firm

Bez znajomości przepisów nietrudno o błąd podczas archiwizowania dokumentacji. Przypadkowe zniszczenie decyzji urzędowej, faktury czy innego dokumentu może mieć poważne konsekwencje dla właściciela firmy. Jest to jeden z powodów, dla których warto prawidłowo archiwizować dokumenty firmowe, wybierając outsourcing i zewnętrzne usługi archiwizacyjne. Archiwum firmy opiekują się wtedy wykwalifikowani specjaliści.

Tak samo ważne jest prawidłowe przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Należy regularnie wykonywać ich kopie zapasowe, chronić przed niedozwolonymi zmianami i zapisywać na odpornych na niszczenie nośnikach. Archiwizacja dokumentów elektronicznych musi także odbywać się zgodnie z chronologią.

Bezpieczna i prawidłowa archiwizacja dokumentów w firmie – czy jest możliwa?

Pracownik przeznaczony do opieki nad dokumentacją może mieć szeroką wiedzę, doświadczenie i wysokie kwalifikacje, jednak jej bezpieczeństwo zależy głównie od samego właściciela firmy. Prawidłowa archiwizacja dokumentów firmowych jest możliwa tylko wtedy, gdy w siedzibie przedsiębiorstwa znajdzie się przestrzeń przystosowana do ich przechowywania. Powinny one znajdować się w miejscu:

• doskonale chronionym przed czynnikami zewnętrznymi
• zabezpieczonym przed dostępem niepowołanych osób;
• odpowiednio wyposażonym – w pojemne regały, a nawet w szafy zamykane na zamek.

Co zrobić, aby zarządzanie dokumentami inwentaryzacyjnymi, księgowymi czy pracowniczymi przebiegało sprawnie?

Pod tym względem outsourcing wydaje się najlepszym rozwiązaniem. Osoby z zewnątrz, które szczegółowo znają przepisy, doradzają właścicielom firm optymalne, odpowiednie przechowywanie dokumentów. Dotyczy to nie tylko organizacji osobnego pomieszczenia na archiwum. Tacy specjaliści pomogą również, jeżeli w firmie jest prowadzona elektroniczna archiwizacja dokumentów. Tworzenie archiwum i zatrudnianie personelu do jego obsługi zwykle się nie opłaca. Bezpieczna i profesjonalna archiwizacja dokumentów jest gwarantowana przez zaufane firmy outsourcingowe.

Bezpieczna archiwizacja dokumentów

Niestety nie wszystkie budynki są dobrze przygotowane do pełnienia roli firmowych archiwów. Jeśli tak nie jest, przydatnym rozwiązaniem jest zlecenie prowadzenia archiwum firmie zewnętrznej, co przy okazji stanowi doskonałą sposobność do ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów. Na naszej stronie przedstawiamy dokładnie nasze usługi związane z archiwizacją, które przekładają się na gwarancję bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów, a jednocześnie swobodny dostęp do nich dla wybranych, upoważnionych do tego pracowników firmy.

Profesjonalne doradztwo w kwestii tworzenia archiwum

Obowiązek przechowywania dokumentów firmowych to często utrudnienie dla właścicieli firm. Tę usługę kierujemy do wszystkich klientów, którzy pragną stworzyć archiwum na własną rękę i skorzystać z naszego bogatego doświadczenia. Oferujemy między innymi szkolenia z zakresu zarządzania dokumentacją i obsługę archiwum mieszczącego się u klienta, a także pomoc w digitalizacji i prawidłowym transporcie dokumentów. Wszystko po to, by Państwa archiwa były w pełni bezpieczne. Z nami przechowywanie firmowych dokumentów jest o wiele łatwiejsze.