Bezpieczne niszczenie dokumentów – o czym należy pamiętać?

Firmowe materiały zapisane w formie papierowej lub elektromagnetycznej znajdują się w permanentnym obiegu pomiędzy poszczególnymi sektorami przedsiębiorstwa. Nieodzownym elementem tego cyklu jest konieczność utylizacji niepotrzebnych danych. Warto jednak pamiętać, że bezpieczne niszczenie materiałów regulowane jest odpowiednimi przepisami.

Sposoby utylizacji danych

Wyciek poufnych dokumentów może niekorzystnie wpłynąć na finanse i wizerunek przedsiębiorstwa. Przed wyborem odpowiedniej metody utylizacji należy więc rozważyć wszystkie zalety i wady konkretnego rozwiązania. Jedną z podstawowych opcji jest wyrzucenie służbowych materiałów do kosza. Metoda ta nie stanowi jednak bezpiecznego sposobu zniszczenia dokumentów. Wiąże się ona bowiem z największym prawdopodobieństwem wykorzystania poufnych danych przez osoby niepożądane. Innym rozwiązaniem jest pocięcie materiałów przed wyrzuceniem ich do śmietnika. Jest to proste, jednak czasochłonne rozwiązanie. Dokumenty firmowe mają bowiem zazwyczaj kilka stron, a ich pocięcie nie gwarantuje zabezpieczenia danych.

Przedsiębiorcy bardzo często wyposażają swoje biura w niszczarki papierowe. Jest to dość bezpieczna metoda utylizacji dokumentów, jednak wymagająca dostosowania odpowiednich ustawień urządzenia tak, by odczytanie informacji zawartych na ścinkach materiałów było niewykonalne. Firmowe nośniki danych można również spalić w piecu. Rozwiązanie to nie jest bezpieczne dla środowiska zewnętrznego. Spalonych materiałów nie można bowiem wykorzystać w procesie recyklingu. Piece generują ponadto dużą ilość szkodliwych zanieczyszczeń. Najbezpieczniejszym sposobem zniszczenia dokumentów jest skorzystanie z usług specjalistycznej firmy. Zakłady te zatrudniają bowiem wykwalifikowanych pracowników, a cały proces przebiega z uwzględnieniem odpowiednich ustaw prawnych o ochronie danych. Szczegółowe wytyczne, dotyczące informacji zapisanych na papierze lub nośniku elektromagnetycznym określa norma DIN 663999, dotycząca klas tajności.

Zalety outsourcingu

Decydując się na skorzystanie z usług firmy, specjalizującej się w bezpiecznym niszczeniu dokumentów, przedsiębiorca minimalizuje ryzyko kradzieży poufnych danych. Zwiększa się również ochrona prywatności. Bezpieczne niszczenie dokumentów stanowi rozwiązanie, niezagrażające środowisku naturalnemu. Redukcji ulega bowiem ilość zanieczyszczeń i niepotrzebnych odpadów. Usługi outsourcerów zmniejszają ryzyko naruszenia bezpieczeństwa. Wszystkie działania prowadzone są bowiem zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Bezpieczne niszczenie dokumentów korzystnie wpływa na finanse przedsiębiorstwa. Firma nie ponosi bowiem kosztów związanych z zakupem i serwisowaniem niszczarek. Zmniejsza się ponadto opłata za wywóz odpadów. Korzystanie z usług outsourcerów ujednolica proces polityki bezpieczeństwa informacji zgodny ze standardem ISO 27001.

Przebieg procesu

Utylizacja dokumentów realizowana jest według ściśle określonych zasad. Początek procesu stanowi zlecenie usługi firmie, specjalizującej się w niszczeniu poufnych danych. Ustalany jest wówczas termin odbioru materiałów, na których zapisane są tajne informacje. Przekazywany nośnik posiada odpowiednie zabezpieczenia. Zamknięty jest on bowiem w specjalnym pudełku, palecie lub worku. Dodatkowe zabezpieczenie stanowi plomba numeryczna, którą często wykorzystuje się również jako ochronę pojazdu, przewożącego materiały. Transport przekazanego nośnika realizowany jest zgodnie z ustaleniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1).

Na protokole nadania/odbioru zawarte są informacje, dotyczące rodzaju pojemników, ich liczby, plomby oraz daty usługi. Kiedy materiały trafiają do zakładu, wystawia się dowód ich przyjęcia. Firma ma obowiązek bezpiecznie zniszczyć dokumenty w ciągu czterdziestu ośmiu godzin od ich odbioru. Utylizacja wykonana jest z wykorzystaniem profesjonalnej aparatury. Klient może zażyczyć sobie dostęp do monitoringu całego procesu. Zdarza się również, że wydawany jest nośnik z nagraniem przebiegu bezpiecznego niszczenia dokumentów. Po realizacji usługi firma wydaje odpowiedni certyfikat, potwierdzający utylizacje tajnych materiałów z uwzględnieniem wszystkich obowiązujących przepisów prawnych.

Profesjonalne usługi

Przed zleceniem utylizacji nośników danych należy dokładnie zapoznać się z procedurami konkretnego zakładu. Duże znaczenie mają odpowiednie kwalifikacje pracowników firmy. Powinni oni bowiem odbyć szkolenia, gwarantujące bezpieczne niszczenie dokumentów z uwzględnieniem wszystkich rozporządzeń o ochronie poufności danych. Chcąc mieć pewność, że firma dopilnuje wszystkich wytycznych, warto zapytać o możliwość obserwowania całego procesu utylizacji. Przy wyborze odpowiedniego zakładu należy wziąć pod uwagę opinie przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na skorzystanie usług danej jednostki. Warto dokładnie przeanalizować wskazane wady i zalety. W przypadku ewentualnych wątpliwości należy bezpośrednio skontaktować się z przedstawicielem konkretnego zakładu. Wszystkie dane kontaktowe umieszczone są zazwyczaj na stronie internetowej firmy outsourcingowej.

Bezpieczne niszczenie dokumentów powinno odbywać się z uwzględnieniem określonych rozporządzeń. Nośniki utylizowane są za pomocą profesjonalnych maszyn. Warto skorzystać z usług outsourcera, chcąc mieć pewność, że poufne dane osobowe nie będą wykorzystane przez niepożądane podmioty zewnętrzne.