Kontrola dostępu do dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe jest bardzo istotna. W świetle przepisów RODO należy zwracać szczególną uwagę na to, kto uzyskuje dostęp do danych osobowych oraz w jakich okolicznościach się to odbywa. Dostęp do danych osobowych otwarty jest jedynie dla pracowników przetwarzających dane osobowe w imieniu podmiotu gospodarczego, osoby uprawnione do kontroli bezpieczeństwa danych osobowych oraz dla osób mających stosowne pełnomocnictwa wydane przez administratorów danych osobowych.

Doskonale są znane liczne sposoby na przechowywanie dokumentów papierowych. Często spotkać się wciąż można z nieuszanowaniem danych osobowych oraz niedbałym zachowywaniem się w trakcie ich przetwarzania lub przechowywania. Jednym z najpoważniejszych uchybień w przetwarzaniu danych osobowych jest bez wątpienia nieprawidłowe składowanie i niszczenie dokumentów. Przyjrzymy się zatem praktykom pozwalającym na skuteczne zabezpieczenie dokumentacji przed dostępem osób trzecich lub ich utratą.

Archiwizacja dokumentów jest realizowana od wielu lat, a wypracowane standardy pochodzą jeszcze z czasów, w których nikt nie słyszał o ryzyku wycieku danych osobowych i ochronie, jaką zapewnia RODO. Dlatego też w nowej rzeczywistości trzeba całkowicie zweryfikować te metody i dostosować je do nowych wymogów i potrzeb. Nie jest to proste, jeśli weźmie się pod uwagę fakt, że liczba jednostek archiwalnych jest liczona w milionach, a w niemal każdym dokumencie znajdują się wrażliwe dane.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą musisz zdawać sobie sprawę, jak bardzo ważne jest przechowywanie dokumentów twojej firmy. Większość dokumentów księgowych należy przechowywać przez okres pięciu lat począwszy od końca roku, w którym podatek został faktycznie zapłacony. Jednak przepis ten nie obowiązuje w przypadku całej firmowej dokumentacji. Dziś przedstawiamy siedem kategorii dokumentów, które jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany przechowywać.

Prowadzenie firmy wiąże się w Polsce z wieloma obowiązkami, w tym również podatkowymi. Jednym z nich jest odpowiednie przechowywanie dokumentów księgowych, które będą niezbędne w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej. Które dokumenty księgowe należy przechowywać? W jaki sposób powinny one zostać zarchiwizowane i gdzie spoczywać? Czy to prawda, że dokumenty można przechowywać również w formie elektronicznej?

Elektroniczny obieg dokumentów w większości firm rozpatrywano dotychczas raczej jako melodię przyszłości. Obecnie, w 2018 roku, nadchodzi czas, w którym staje się on standardem. Wdrożenie tego rozwiązania zwłaszcza w dużych i średnich przedsiębiorstwach może okazać się bardzo opłacalne ze względu na szereg korzyści. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i co zyskują firmy oraz instytucje, które go wprowadzają?

Prawidłowe, uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów firmowych to nie tylko wymóg prawny, ale również dobra praktyka, która zdecydowanie ułatwia późniejsze przeszukiwanie archiwum i pozwala oszczędzić sporo czasu, a niekiedy również nerwów. Tym razem skupimy się nie na procedurach, a przydatnych akcesoriach służących do archiwizacji dokumentów. Teczki, pudła archiwizacyjne i inne materiały pozwalają zachować porządek w biurze oraz chronić papier przed uszkodzeniem i przebarwieniem.