Archiwizacja dokumentów jest realizowana od wielu lat, a wypracowane standardy pochodzą jeszcze z czasów, w których nikt nie słyszał o ryzyku wycieku danych osobowych i ochronie, jaką zapewnia RODO. Dlatego też w nowej rzeczywistości trzeba całkowicie zweryfikować te metody i dostosować je do nowych wymogów i potrzeb. Nie jest to proste, jeśli weźmie się pod uwagę fakt, że liczba jednostek archiwalnych jest liczona w milionach, a w niemal każdym dokumencie znajdują się wrażliwe dane.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą musisz zdawać sobie sprawę, jak bardzo ważne jest przechowywanie dokumentów twojej firmy. Większość dokumentów księgowych należy przechowywać przez okres pięciu lat począwszy od końca roku, w którym podatek został faktycznie zapłacony. Jednak przepis ten nie obowiązuje w przypadku całej firmowej dokumentacji. Dziś przedstawiamy siedem kategorii dokumentów, które jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany przechowywać.

Prowadzenie firmy wiąże się w Polsce z wieloma obowiązkami, w tym również podatkowymi. Jednym z nich jest odpowiednie przechowywanie dokumentów księgowych, które będą niezbędne w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej. Które dokumenty księgowe należy przechowywać? W jaki sposób powinny one zostać zarchiwizowane i gdzie spoczywać? Czy to prawda, że dokumenty można przechowywać również w formie elektronicznej?

Elektroniczny obieg dokumentów w większości firm rozpatrywano dotychczas raczej jako melodię przyszłości. Obecnie, w 2018 roku, nadchodzi czas, w którym staje się on standardem. Wdrożenie tego rozwiązania zwłaszcza w dużych i średnich przedsiębiorstwach może okazać się bardzo opłacalne ze względu na szereg korzyści. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i co zyskują firmy oraz instytucje, które go wprowadzają?

Prawidłowe, uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów firmowych to nie tylko wymóg prawny, ale również dobra praktyka, która zdecydowanie ułatwia późniejsze przeszukiwanie archiwum i pozwala oszczędzić sporo czasu, a niekiedy również nerwów. Tym razem skupimy się nie na procedurach, a przydatnych akcesoriach służących do archiwizacji dokumentów. Teczki, pudła archiwizacyjne i inne materiały pozwalają zachować porządek w biurze oraz chronić papier przed uszkodzeniem i przebarwieniem.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres aż 50 lat od czasu ustania zatrudnienia wynika z bardzo restrykcyjnych przepisów pochodzących z kodeksu pracy. Ich nieprzestrzeganie wiąże się z poważnymi konsekwencjami, jakie może ponieść przedsiębiorstwo. Jakiego rodzaju dokumenty obejmuje wspomniane prawo? Czy całość dokumentacji pracowniczej jest objęta takim obowiązkiem?

O tym, w jaki sposób odbywa się prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych decyduje przede wszystkim ustawa o rachunkowości, jak również inne akty prawne, w tym Ordynacja Podatkowa. Przepisów prawa nie warto lekceważyć, ponieważ nieprawidłowe przechowywanie dokumentów grozi wysokimi grzywnami oraz innymi przykrymi skutkami dla przedsiębiorstwa. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z archiwizacją.