W tym artykule postanowiliśmy skupić się na dokumentach, które należą do kategorii A. Zasadniczo w kontekście dokumentów archiwalnych, są to zdecydowanie najważniejsze i najbardziej cenne materiały, które można znaleźć. Jak łatwo można się domyślić, istnieje wiele przepisów prawa, które określają wyraźnie, w jaki sposób należy archiwizować dokumenty kategorii A. W tym tekście przedstawiamy najważniejsze informacje związane z tematem przechowywania i archiwizacji dokumentacji tego typu.

 

Czym są dokumenty kategorii A?

Dokumenty kategorii A to materiały archiwalne, które mają trwałą wartość historyczną, prawną lub kulturową. Muszą być przechowywane wieczyście i podlegają ścisłym zasadom archiwizacji. Innymi słowy, kategoria A oznacza, że dany dokument ma wyjątkową wartość historyczną bądź administracyjną, dlatego też wymaga on stałego przechowywania w odpowiedni sposób. Do kategorii A dokumentów zaliczamy między innymi akta konstytucyjne, a także dokumenty:

• prawnicze o wyjątkowej ważności;
• historyczne (do nich możemy zaliczyć między innymi mapy historyczne itp.);
• administracyjne o fundamentalnym znaczeniu (np. dokumenty związane z systemami podatkowymi, które obowiązują w dany kraju);
• kulturowe (do tej kategorii można zaliczyć między innymi rękopisy rozmaitych dzieł sztuki etc. najlepszym przykładem takiego dokumentu kulturowego może być oryginał twórczości Mickiewicza);
• związane ze sztuką (obrazy, szkice etc.);
• naukowe i badawcze (najważniejsze prace naukowe, związane z wybitnymi umysłami);
• religijne (nie odnosi się do wprawdzie do Polski, aczkolwiek takim flagowym przykładem jest tutaj Biblia Gutenberga);

Patrząc na przykłady materiałów archiwalnych kategorii A, które zostały przestawione powyżej, trudno się dziwić, że należy przechowywać je i archiwizować zgodnie z przyjętymi normami. Utrata bądź zniszczenie takich dokumentów, to byłaby olbrzymia strata dla kultury, historii, religii oraz prawa. Podział dokumentacji archiwalnej jasno również określa jak długo należy przechowywać dokumenty danej kategorii.

Jak archiwizować materiały archiwalne kategorii A?

Jest to najważniejsze pytanie na które należy udzielić odpowiedzi w tym artykule. Archiwizacja dokumentów kategorii A, to kwestia relatywnie skomplikowana, która obwarowana jest szeregiem przepisów prawa. Jej bezpieczeństwo to absolutna podstawa. Archiwizacja dokumentów kategorii A, dzieli się na następujące etapy:

Krok 1. Przygotowanie dokumentów w danej jednostce organizacyjnej

• Segregacja – Oddziel dokumenty kategorii A od innych (np. kategorii B). Należy pamiętać o tym, że podział dokumentacji archiwalnej i nadanie właściwego układu dokumentom, to absolutna podstawa. Dokumenty należące do poszczególnych kategorii archiwalnych, nie mogą się ze sobą mieszać. Kwalifikacja archiwalna określa jakimi regulacjami prawnymi należy się kierować przy danych dokumentach, opisuje które z nich powinny trafić do składnicy akt oraz stwierdza czy możliwe jest niszczenie dokumentów w procesie brakowania;
• Porządkowanie – Ustal chronologię, układ tematyczny lub inny logiczny system. Przykładowo z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, a liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania.
• Numeracja – Każdy dokument otrzymuje unikalny numer, znak akt i sygnaturę archiwalną;
• Ewidencja – Sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum.

Krok 2. Sposób przechowywania

• Odpowiednie opakowanie – Dokumenty przechowuje się w tekturowych teczkach bezkwasowych lub kartonowych pudłach archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Instrukcja kancelaryjna wyraźnie mówi, że dokumenty kategorii A powinny być przechowywane w warunkach, które zmniejszą ryzyko ich zniszczenia do minimum.
• Bezpieczne środowisko – Archiwum powinno być suche, chłodne i wentylowane (temperatura: 14–18°C, wilgotność: 40–60%). Kwestia ta wymaga szczególnej uwagi w zakresie działań każdej organizacji zajmującej się archiwizacją dokumentów kategorii A.
• Brak dostępu dla osób nieupoważnionych – Ochrona przed kradzieżą i zniszczeniem;

Krok 3. Przekazanie do archiwum państwowego

• Po 10 latach (lub innym okresie wskazanym w przepisach) dokumenty trafiają do państwowego archiwum;
• Wymaga to przygotowania spisu zdawczo-odbiorczego oraz ekspertyzy archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione i uzyskania zgody archiwum państwowego. Kwalifikacja archiwalna obejmująca dokumenty takie jak akta osobowe, oryginały map, dokumenty o znaczeniu historycznym, księgi stanu cywilnego itd. powinna być przeprowadzana jedynie przez osoby uprawnione;

Krok 4. Digitalizacja (opcjonalna, ale zalecana)

• Dokumenty mogą być zeskanowane w wysokiej jakości i zapisane w formatach PDF/A lub TIFF. Przechowywanie w formie digitalizowanej dokumentacji archiwalnej i dokumentacji niearchiwalnej, to dobry pomysł, który znacznie zwiększa bezpieczeństwo dokumentów;

Digitalizacja ułatwia dostęp i chroni przed uszkodzeniem oryginałów. Digtalizacja obejmuje dokumenty kategorii BC jak i również dokumentacje kategorii A. Coraz częściej przeprowadzana jest w jednostkach państwowych i prywatnych.

Podstawa prawna określająca sposób postępowania z dokumentami kategorii A

W Polsce archiwizacja dokumentów kategorii A regulowana jest przez:

• Ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173, z późn. zm.);
• Instrukcje kancelaryjne i przepisy archiwalne obowiązujące w danej instytucji. Każda jednostka czy instytucja przechowująca materiały archiwalne musi znać zarówno Ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jak i konkretne instrukcje kancelaryjne w tej materii;

Kategorie dokumentacji niearchiwalnej a dokumentacja kategorii A – jakie są konkretne różnice?

Jeżeli chodzi o zakres dokumentacji niearchiwalnej jak i dokumentów kategorii A wiele osób zastanawia się nad tym jakie są konkretne różnice między poszczególnymi typami dokumentów. Zasadniczo, odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta.

Kategoria archiwalna A różni się i to w znaczący sposób od innych kategorii, gdyż zawiera dokumenty o największej wartości prawnej, administracyjnej lub historycznej, które należy przechowywać przez cały czas. Są one niezwykle istotne, dlatego też należy dbać o to, żeby były one zawsze przechowywane w odpowiednich kategorii archiwalnych i w sposób zgodny z podanymi przepisami prawa.

Taka dokumentacja wymaga specjalnych środków ochrony i procedur przetwarzania, aby zapewnić jej bezpieczeństwo i ochronę przed utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem. Jeżeli w danej jednostce organizacyjnej dojdzie do uszkodzenia bądź zniszczenia takich dokumentów, to konsekwencje są bardzo duże.

Jeżeli interesuje Cię wdrożenie kompleksowej strategii zarządzania danymi, które trzeba przechowywać przez długi czas lub nawet na stałe do celów praktycznych, to dobrym pomysłem będzie skorzystanie z nowoczesnych rozwiązań w tym zakresie.

Kategoria A – ile lat przechowywania i brakowanie dokumentacji

O dziwo pytanie to pojawia się bardzo często. O ile brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, to temat który już przerabialiśmy, o tyle należy zwrócić uwagę na fakt, że podział dokumentacji archiwalnej został stworzony właśnie po to żeby wykazać, które dokumenty można brakować i po jakim czasie, a które nie.

Należy pamiętać o bardzo ważnej kwestii, czyli o tym, że dokumenty należące do kategorii archiwalnej A są uznawane za materiały o najwyższej wartości i znaczeniu. Wiąże się to zazwyczaj z wymogiem ich stałego przechowywania.

Dokumenty kategorii A cechują się ponadczasową wartością dlatego też ich brakowanie jest niemożliwe. W każdej jednostce organizacyjnej w której się znajdują powinny być traktowane z należytą dbałością o ich bezpieczeństwo.

Jak archiwizować dokumenty kategorii A – podsumowanie

Zasadniczo są to wszystkie informacje, które chcieliśmy przekazać w tym artykule związanym z tematem archiwizacji dokumentów kategorii A. Jeżeli mają Państwo jeszcze jakieś pytania w związku z omawianym tematem, to zapraszamy serdecznie do kontaktu z nami. Z przyjemnością udzielimy odpowiedzi na wszystkie nurtujące pytania.

Dokumenty są nieodłącznym elementem prowadzenia jakiejkolwiek działalności. Nawet małe przedsiębiorstwa na bieżąco generują sporo ważnych pism, które muszą być odpowiednio porządkowane, przechowywane, a także udostępniane uprawnionym osobom. Od odpowiedniej organizacji zależy codzienne funkcjonowanie oraz dobro instytucji. Wyjaśniamy, jak wygląda w praktyce zarządzanie dokumentacją!

Dokumentacja medyczna to kolejny typ dokumentów, które są niezwykle istotne pod kątem ich przechowywania, kopiowania, niszczenia itd. W Polsce okres przechowywania dokumentacji medycznej reguluje Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Mówiąc w skrócie:

Podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej to 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że istnieją wyjątki od tej reguły, a są to:

• Zgon na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia – dokumentacja przechowywana 30 lat.
• Zdjęcia RTG – przechowywane 10 lat.
• Skierowania i zlecenia – przechowywane 5 lat (jeśli świadczenie nie zostało zrealizowane – 2 lata).
• Dokumentacja dzieci do ukończenia 2. roku życia – przechowywana 22 lata.

Po upływie wyznaczonego okresu czasu, dokumentacja medyczna powinna zostać zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikacje pacjenta, którego dotyczyła. Tak najprościej i najbardziej zwięźle można opisać zasady związane z przechowywaniem dokumentacji medycznej. Nie mniej jednak chcemy poświęcić temu tematowi więcej uwagi.

Przechowywanie dokumentacji medycznej pacjenta – treść ustawy

Należy odnieść się tutaj do art. 29 ust. 1 ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U. z 2020 r. poz. 849 z późn. zm.). Jak mówi treść tej ustawy, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji medycznej przez okres 20 lat licząc ten moment od końca roku kalendarzowego w którym dokonano ostatniego wpisu do akt z wyjątkiem:

– dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon,
– dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu,
– zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je wykonano
– skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:
a) 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,
b) 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie, w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie,
– dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.

Jest to niezwykle ważne w przypadku tak zwanej dokumentacji cyklicznej, z którą mamy do czynienia u pacjentów, którzy chorują przewlekle. W ich przypadku zniszczenie dokumentacji medycznej zasadniczo jest niemożliwe zważywszy na fakt, że wpisy do niej dokonywane są w regularnych interwałach. Oczywiście zniszczenie dokumentacji medycznej jest możliwe w przypadku zgonu pacjenta, jednak nawet wtedy organy przechowujące takie dokumenty muszą odczekać znaczny okres czasu, zanim będą mogły takowy dokument zniszczyć.

Zasady przechowywania dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci

Jest to kolejny, niezwykle istotny punkt, gdyż zasady przechowywania dokumentacji medycznej dzieci są inne niż w przypadku dorosłych. Podstawowa zasada jeżeli chodzi o dokumentacje medyczną dzieci jest bardzo prosta. Ogólnie rzecz ujmując, musi ona być przechowywana przez co najmniej 22 lata od końca roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończyło 2. rok życia.

Kilka przykładów:

• Dziecko urodzone w 2020 r. – dokumentacja będzie przechowywana do końca 2044 r.
• Dziecko urodzone w 2015 r. – dokumentacja będzie przechowywana do końca 2039 r.
• Dziecko urodzone w 2012 r. – dokumentacja będzie przechowywana do końca 2036 r.
• Dziecko urodzone w 2010 r. – dokumentacja będzie przechowywana do końca 2034 r.

Mając wszystkie omawiane kwestie na uwadze, można przejść do następnego punktu omawianej pracy.

Jak niszczyć dokumentację medyczną?

Jeżeli chodzi o jakąkolwiek dokumentację, to istotne dla nas jest nie tylko jej przechowywanie, ale również niszczenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zgodnie z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (art. 29 ust. 2) w momencie, kiedy upłynie ustawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych jest zobowiązany do jej zniszczenia w sposób, który w 100 procentach uniemożliwia identyfikacje pacjenta, którego omawiana dokumentacja dotyczyła.

Należy jednak również zauważyć, że wyjątkiem są sytuacje, w których dana dokumentacja medyczna otrzymała kwalifikacje materiałów archiwalnych zgodnie z rozumieniem przepisów ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.). W tej sytuacji bowiem zanika podstawa do przetwarzania danych osobowych pacjenta przez podmiot, który udziela świadczeń zdrowotnych.

Należy jednocześnie pamiętać o tym, że dokumentacja medyczna, która jest przeznaczona do zniszczenia, powinna zostać najpierw wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie, która została upoważniona przez pacjenta do odebrania jego dokumentacji medycznej.

Dlaczego odpowiednie przechowywanie i niszczenie dokumentacji medycznej jest tak istotne?

Niepożądany wyciek danych osobowych to odpowiedź na zadane powyżej pytanie. Często jest to wynik błędu pracownika, niemniej jednak należy pamiętać o tym, że nawet najlepiej zabezpieczone dane osobowe mogą na skutek działań osób trzecich trafić w niepowołane ręce. Dlatego tak ważne jest to, żeby personel danej placówki był dokładnie przeszkolony w zakresie RODO. Powinien on także wiedzieć, jakie konsekwencje niesie nieautoryzowany dostęp do cudzych danych osobowych. Oczywiście odpowiednie przechowywanie dokumentacji medycznej oraz jej niszczenie po upływie ustawowego okresu znacznie zmniejsza ryzyko wycieku danych osobowych, co niewątpliwie należy mieć na uwadze.

Przechowywanie dokumentacji medycznej – podsumowanie

Głównym celem omawianego artykułu było skupienie się na zasadach związanych z przechowywaniem i niszczeniem dokumentacji medycznej pacjenta. Dokumentacja medyczna to jeden z najważniejszych zbiorów informacji dotyczących każdego obywatela Rzeczypospolitej Polskiej. Dlatego też tak istotne jest to, żeby o nią w odpowiedni sposób zadbać. Z powyższego faktu wynika duża liczba ustaw, które szczegółowo regulują zarówno zasady postępowania z dokumentacją medyczną, jak i jej prawidłowego niszczenia. Każda placówka medyczna czy osoba odpowiedzialna za przechowywanie dokumentacji medycznej powinna znać wyżej opisane zasady. Zasadniczo są to wszystkie kwestie, które chcieliśmy przedstawić w temacie związanym z dokumentacją medyczną. Jeżeli mają Państwo jeszcze jakieś pytania, to zapraszamy serdecznie do kontaktu z nami.

Przeczytaj również o przechowywaniu dokumentów.

Digitalizacja dokumentów, czyli tak zwana cyfryzacja, polega na wprowadzaniu dokumentów istniejących w formie papierowej do systemu komputerowego. Dzięki temu uzyskuje się elektroniczną wersję dokumentów tradycyjnych, co jest znacznym ułatwieniem w każdej pracy, firmie czy instytucji. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

Tworzenie dokumentacji jest stałym elementem działalności każdej firmy, instytucji, placówki czy organizacji. Często tworzą je również osoby prywatne, zwłaszcza te kolekcjonujące pamiątki rodowe. Zgromadzone zasoby o wysokiej wartości historycznej są przechowywane w celu ich udostępniania zainteresowanym osobom.

Przechowywanie dokumentów księgowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Obowiązujące zasady i terminy reguluje ustawa o rachunkowości. Osobne prawo reguluje natomiast sposób i okres przechowywania pozostałych dokumentów, między innymi pracowniczych. Niewiedza nie usprawiedliwi przedsiębiorcy, dlatego lepiej zapoznać się ze szczegółami ustawy. Wyjaśniamy, jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów księgowych!

Wiele danych przechowywanych przez przedsiębiorstwa i organizacje, kiedy ich gromadzenie przestaje być konieczne, wymaga profesjonalnego niszczenia, którą to kwestie reguluje polskie prawo. Obecnie chodzi przede wszystkim o dane osobowe, których ochrona jakiś czas temu została wzmocniona ze względu na wejście w życie RODO.