Tajne informacje służbowe zapisywane są w formie elektromagnetycznej oraz papierowej. Przepisy prawne regulują nie tylko proces ich przechowywania, ale i niszczenia. Warto wiedzieć, w jaki sposób należy likwidować poufne materiały.

Współczesne przedsiębiorstwa oraz instytucje, mimo coraz szerszej informatyzacji wciąż opierają swoją działalność na dokumentach papierowych, co jest w dużej mierze efektem rosnącej liczby przepisów i wymogów prawnych. Wiele z tych dokumentów ma charakter tymczasowy i po spełnieniu swojej funkcji mogą zostać zniszczone. Nazywamy je dokumentacją niearchiwalną. Inne wymagają profesjonalnego zarchiwizowania na wynikający z prawa okres lub wieczyście. Tego typu dokumenty stanowią dokumentację archiwalną.

Firmy i instytucje coraz częściej decydują się na elektroniczny obieg dokumentów. Według prawa obowiązującego w Polsce wiele rodzajów dokumentacji nie musi mieć formy papierowej, a wystarczą ich elektroniczne odpowiedniki. Takie podejście niesie za sobą szereg korzyści, a oszczędzanie papieru i troska o ekologię to tylko jedna z nich. Jak wygląda kwestia elektronicznego obiegu dokumentów według polskiego prawa? Co zyskujemy korzystając z dokumentów w formie elektronicznej?

Czemu służy elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to sposób zarządzania dokumentacją i jej archiwizowania za pomocą systemów informatycznych. Nie ma ona formy papierowej, a jest zapisywana na nośnikach elektronicznych. Tak jak w przypadku umów czy faktur papierowych do ich odpowiedników cyfrowych mają dostęp tylko określone osoby. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia sprawniejsze zarządzanie dokumentacją, ale też większą poufność i bezpieczeństwo danych.

Tradycyjny obieg dokumentów w formie papierowej można dziś uznać za dość archaiczne rozwiązanie mające szereg wad. Przede wszystkim dość łatwo o zgubienie ważnego dokumentu. Chociaż w każdej firmie obowiązują odpowiednie procedury, by nie dochodziło do takich sytuacji, problem może się zdarzyć. Ponadto dokumenty mogą zostać  przypadkowo uszkodzone lub zniszczone. Obsługa tradycyjnego obiegu dokumentów jest kosztowna, zwłaszcza w przypadku dużych organizacji. Ktoś musi w końcu trzymać pieczę nad archiwum, transportować dokumenty i umieszczać je w odpowiednio oznakowanych segregatorach czy pudełkach. Czasochłonne jest wówczas także znalezienie archiwalnego pisma czy faktury.

W komunikacji między instytucjami tradycyjny obieg dokumentów również nie jest wygodny. Wysyłanie ich pocztą i kurierem powoduje opóźnienia, podczas gdy dokumenty elektroniczne można natychmiast przesłać zainteresowanym osobom w formie emaila. Właśnie dlatego firmy i instytucje coraz częściej decydują się na korzystanie z elektronicznego obiegu, co zresztą umożliwia polskie prawo. Zatem wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z oszczędnością kosztów i czasu.

Elektroniczny obieg dokumentów według prawa

Nowoczesny elektroniczny obieg dokumentów według prawa dotyczy wielu obszarów. Szereg ustaw daje przedsiębiorcom i organizacjom kolejne możliwości. Zresztą z takiego rozwiązania coraz śmielej korzysta również administracja publiczna. Platforma ePUAP i podpis elektroniczny umożliwiają interesantom załatwienie szeregu spraw przez Internet, bez konieczności dostarczenia dokumentów do odpowiedniego urzędu. Z podobnych ułatwień od dawna korzystają między innymi polscy przedsiębiorcy.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to obecnie standard. Sprawniejsza archiwizacja i szybszy dostęp do umów czy faktur to nieoceniona pomoc dla pracowników. System obiegu dokumentów musi być jednak dopasowany zarówno do specyfiki danego przedsiębiorstwa lub urzędu, jak i do wymogów prawa.

Jakie dokumenty mogą być według prawa przechowywane w formie elektronicznej?

Ustawodawca, chcąc nadążyć za postępującą digitalizacją, umożliwił archiwizowanie niektórych dokumentów wyłącznie na nośnikach elektronicznych. Dnia 1 stycznia 2019 roku weszła w życie ustawa, zgodnie z którą – w przypadku przechowywania dokumentacji pracowniczej – może być zastosowana wyłącznie jej postać elektroniczna. Ułatwia to dostęp do akt personelu, umów, faktur, co jest istotne zwłaszcza w przypadku dużych przedsiębiorstw. Nie muszą być tam tworzone duże repozytoria dokumentów. Znalezienie w nich konkretnej dokumentacji było czasochłonne i trudne. Dziś, gdy jest ona dostępna w wersji elektronicznej, może być niemal błyskawicznie wyświetlona na ekranie monitora – ale tylko przez osoby do tego upoważnione.

Klasycznym przykładem dokumentów, które obecnie mogą być wystawione w formie elektronicznej i nie muszą posiadać swoich papierowych odpowiedników, są między innymi faktury VAT. Można je także skanować i archiwizować na nośnikach cyfrowych, a ich skany będą tak samo ważne jak dokumenty z papieru.

Według polskiego prawa w formie elektronicznej przechowywane mogą być również umowy czy oświadczenia woli. Oprócz tego nie ma już wymogu prowadzenia papierowych ksiąg rachunkowych. Mogą one znajdować się wyłącznie na na nośnikach elektronicznych.

Mimo tego ustawodawca rygorystycznie podchodzi do sposobu przechowania dokumentacji podatkowej. Należy archiwizować ją:

• w plikach o specjalnym formacie – w ten sposób, aby nie można było ich edytować. Dopuszczalne są m.in. formaty PDF, JPG, TIFF;

• tak, by zapewnić organom kontroli skarbowej dostęp do dokumentów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej;

• z podziałem na okresy rozliczeniowe i tak, by można było szybko wydrukować dowody księgowe.

Tak samo jak w przypadku dokumentów w wersji papierowej, tak i dokumentację elektroniczną muszą wyróżniać:

• integralność treści;

• czytelność;

• autentyczność pochodzenia faktur.

Elektroniczny obieg dokumentów według prawa zakłada, że tylko wskazane w odpowiednich ustawach rodzaje dokumentów muszą istnieć w formie papierowej. Gdy nie istnieje żadna regulacja, określone dokumenty mogą funkcjonować wyłącznie w formie elektronicznej, na podobnej zasadzie co umowy ustne.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – zasady

Ustawodawca daje możliwość zrezygnowania z wielu dokumentów papierowych, ale uważnie przygląda się przedsiębiorcom, w jaki sposób prowadzą swoje cyfrowe archiwa.

Dokumentacja pracownicza i księgi rachunkowe muszą być:

• przechowywane formie elektronicznej na dyskach twardych, płytach DVD i CD oraz tak, aby miały do nich dostęp jedynie upoważnione osoby;

• regularnie kopiowane – kopia zapasowa jest konieczna, aby zachować dokumentację pracowniczą mimo uszkodzenia nośnika.

Jakie zalety ma elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Elektroniczny obieg dokumentów – w urzędzie i firmie – to same korzyści. Nic nie przemawaia za tym, aby pozostać przy papierowej archiwizacji, co dotyczy zarówno mniejszych, jak i większych przedsiębioróców.

Dzięki digitalizacji:

• dostęp do dokumentacji jest łatwiejszy dla osósb, które mogą mieć w nie wgląd

  Dobry system informatyczny wystarczy, aby dokumenty mogły być szybko udostępniane i by mogło z nich korzystać kilku pracowników w tym samym czasie. Umożliwia on sprawne przesyłanie dokumentacji między działami czy do urzędów;

• oszczędza się czas

  Przeszukiwanie stosów teczek w poszukiwaniu faktury to koszmar wielu pracowników biurowych. Elektroniczny obieg dokumentów sprawił, że wszystkie one znajdują się na nośniku i w każdej chwili można łatwo je znaleźć;

• zwiększyło się bezpieczeństwo dotyczące ochrony danych

  Papierowy dokument może wbrew pozorom łatwo wpaść w niepowołane ręce. Może też się zniszczyć, zgubić i spalić w pożarze. Żadna z tych rzeczy nie grozi dokumneatcji zapisanej na nośniku elektronicznym. Jest ona chroniona przed niepowołanymi do jej przeglądania osobami dzięki nowoczesnym zabezpieczeniom, szyfrowaniu i hasłom. Natomiast wykonywanie kopi zapasowej to pewność, że w przypadku zniszczenia nośnika, będzie można odzyskać księgi rachunkowe i akta pracownicze;

• mniejsze wydatki

  Prowadzenie papierowej dokumentacji wymaga zatrudnienia większej ilości personelu niż w przypadku archiwizacji cyfrowej. Dotyczy to zwłaszcza większych przedsiębiorców, które muszą przechowywać teczek z aktami pracowników i ksiąg rachunkowych. Dzięki przeniesieniu wszystkiego na nośniki elektroniczne można zaoszczędzić i przeznaczyć na inne cele pomieszczenia wykorzystywane do tej pory jako repozytoria;

• oszczędność papieru

  Jest to związane z mniejszą wycinką drzew i ich przetwarzaniem. Digitalizacja dokumentacji to także ukłon w stronę środowiska.

Zamiana tradycyjnego archiwum i dużego repozytorium na zdecydowanie mniejszy serwer może początkować przerażać. Jednak powierzenie digitalizacji specjalistycznej firmie to gwarancja tego, że cała procedura zakończy się sukcesem. Po jej przeprowadzeniu wszystkie dane będą starannie uporządkowane w systemie, łatwo dostępne dla upoważnionych osób i zabezpieczone przed kradzieżą oraz zniszczeniem.

Niezależnie od oficjalnej dokumentacji przedsiębiorstwa i instytucje od dawna korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów wewnętrznych. Znacznie przyspiesza to pracę w organizacji i pozwala zredukować koszty. Wystarczy tylko sprawny system realizujący obieg dokumentów. W dużych przedsiębiorstwach wręcz trudno wyobrazić sobie powrót do tradycyjnych papierowych metod. Elektroniczny obieg przynosi korzyści zarówno z ekologicznego jak i ekonomicznego punktu widzenia.

Przedsiębiorstwa i instytucje to miejsca, przez które każdego dnia przewija się niezliczona ilość dokumentów. W przypadku bardziej rozbudowanych placówek, o szeroko zakrojonej działalności, konieczne jest wdrożenie odpowiedniego systemu dotyczącego zarządzania dokumentami z uwzględnieniem ochrony danych wrażliwych, których ochrona jest to coraz bardziej istotne. Zasadna jest więc m.in. uważna utylizacja dokumentów, zapobiegająca wyciekom informacji.

Kontrola dostępu do dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe jest bardzo istotna. W świetle przepisów RODO należy zwracać szczególną uwagę na to, kto uzyskuje dostęp do danych osobowych oraz w jakich okolicznościach się to odbywa. Dostęp do danych osobowych otwarty jest jedynie dla pracowników przetwarzających dane osobowe w imieniu podmiotu gospodarczego, osoby uprawnione do kontroli bezpieczeństwa danych osobowych oraz dla osób mających stosowne pełnomocnictwa wydane przez administratorów danych osobowych.

Doskonale są znane liczne sposoby na przechowywanie dokumentów papierowych. Często spotkać się wciąż można z nieuszanowaniem danych osobowych oraz niedbałym zachowywaniem się w trakcie ich przetwarzania lub przechowywania. Jednym z najpoważniejszych uchybień w przetwarzaniu danych osobowych jest bez wątpienia nieprawidłowe składowanie i niszczenie dokumentów. Przyjrzymy się zatem praktykom pozwalającym na skuteczne zabezpieczenie dokumentacji przed dostępem osób trzecich lub ich utratą.

Archiwizacja dokumentów jest realizowana od wielu lat, a wypracowane standardy pochodzą jeszcze z czasów, w których nikt nie słyszał o ryzyku wycieku danych osobowych i ochronie, jaką zapewnia RODO. Dlatego też w nowej rzeczywistości trzeba całkowicie zweryfikować te metody i dostosować je do nowych wymogów i potrzeb. Nie jest to proste, jeśli weźmie się pod uwagę fakt, że liczba jednostek archiwalnych jest liczona w milionach, a w niemal każdym dokumencie znajdują się wrażliwe dane.