Dokumentacja archiwalna oraz niearchiwalna – jak odróżnić?

Współczesne przedsiębiorstwa oraz instytucje, mimo coraz szerszej informatyzacji wciąż opierają swoją działalność na dokumentach papierowych, co jest w dużej mierze efektem rosnącej liczby przepisów i wymogów prawnych. Wiele z tych dokumentów ma charakter tymczasowy i po spełnieniu swojej funkcji mogą zostać zniszczone. Nazywamy je dokumentacją niearchiwalną. Inne wymagają profesjonalnego zarchiwizowania na wynikający z prawa okres lub wieczyście. Tego typu dokumenty stanowią dokumentację archiwalną.

W jaki sposób profesjonalnie i bezpiecznie przechowywać dokumenty piszemy na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl. W tym artykule skupimy się zaś na podziale dokumentów na archiwalne i niearchiwalne oraz rożnych ich kategoriach, a także brakowaniu dokumentów niearchiwalnych i prawidłowym sposobem ich niszczenia.

Kwalifikacja archiwalna i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

W jaki sposób konkretne dokumenty trafiają do archiwów, zyskując tym samym charakter dokumentacji archiwalnej bądź niearchiwalnej? Odpowiada za to kwalifikacja archiwalna. Polega ona na ocenie wartości dokumentacji, a następnie zaliczenie jej do odpowiedniej kategorii. Później dokumenty trafiające do jednostek archiwalnych zyskują symbole kwalifikacyjne, w tym symbol dokumentacji archiwalnej. Na decyzje wydawane w trakcie kwalifikacji archiwalnej wpływają oczywiście, obowiązujące aktualnie przepisy. Inną czynnością jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. W tym przypadku dokumenty niearchiwalne podlegają ocenie pod względem swojej przydatności do celów praktycznych. W procesie brakowania część dokumentacji jest uznawana za nie praktyczną, a następnie trafia na makulaturę.

Dokumenty wieczyste – kategoria A

Wszystkie materiały archiwalne oznaczamy kategorią A. Na mocy prawa muszą one być przechowywane wieczyście przez specjalnie wytypowane do tego instytucje. Do tej kategorii zaliczają się między innymi rejestry stanu cywilnego, zgodnie ze swoją nazwą księgi wieczyste, a także rejestry i akta sądowe. W przypadku dokumentów archiwalnych niezwykle ważne jest ich odpowiednie przechowywanie wykluczające kradzież, zaginięcie, czy też zniszczenie dokumentów na skutek pożaru lub ich degradacja spowodowana przez czas.

Jakie dokumenty zaliczają się do dokumentów archiwalnych? Oto przykłady:

• akta sądowe;
• dokumentacja techniczna o istotnym znaczeniu;
• statuty i regulaminy;
• plany analizy i sprawozdania;
• księgi stanu cywilnego;
• protokoły z posiedzeń organów kolegialnych;
• oryginały map;
• ewidencja zasobu archiwum zakładowego;
• instrukcja kancelaryjna;
• instrukcja archiwalna.

Materiały archiwalne powstają w jednostkach do tego wytypowanych, które znajdują się pod nadzorem Archiwum Państwowego. Archiwa Państwowe obejmują swoim nadzorem wyłącznie państwowe jednostki organizacyjne. Decyduje o tym charakter działalności jednostki, jej rodzaj oraz znaczenie dla regionu i kraju. Jednostki objęte nadzorem automatycznie stają się wytwórcami materiałów archiwalnych.

Materiały niearchiwalne z kategorii B

Kategoria B to wszystkie dokumenty niearchiwalne. Nie oznacza to jednak, że mogą one zostać zniszczone w dowolnym momencie. Wręcz przeciwnie – istnieje podział tej grupy na podkategorie, który dokładnie określa, w jaki sposób i jak długo muszą być one przechowywane, zanim będzie możliwe ich zniszczenie, gdy utracą swoją wartość.

Dokumenty należące do kategorii BC utrzymują swoje znaczenie krótkotrwale, a gdy przestaną być użyteczne mogą zostać zutylizowane, a przynajmniej nie istnieje obowiązek ich dalszego przechowywania. Z kolei dokumenty oznaczone kategorią B oraz określoną liczbę (np. B5 lub B10) w świetle prawa powinny być przechowywane przez okres lat wyznaczony daną liczbą, ale począwszy od następnego roku kalendarzowego. Zatem przykładowo, jeśli pewien dokument zostanie zakwalifikowany do kategorii B10 w roku 2019, obowiązek jego przechowywania ustanie 1 stycznia roku 2030.

Podobnie dzieje się w przypadku dokumentów należących do kategorii BE. Z tą różnicą, że po określonym liczbą lat okresie, dokument zostanie poddany ekspertyzie w archiwum państwowym, po czym kategoria dokumentu może ulec zmianie, na przykład w postaci zakwalifikowania go do kategorii A.

Dokumentacja niearchiwalna zazwyczaj podlega systematycznemu brakowaniu raz w roku, chociaż w mniejszych jednostkach archiwalnych i składnicach może się to odbywać rzadziej. Brakowanie, a następnie niszczenie dokumentacji niearchiwalnej w samorządach oraz jednostkach państwowych odbywa się za zgodą dyrektora miejscowego Archiwum Państwowego. Inaczej sprawa wygląda w przypadku jednostek organizacyjnych, stanowiących własność prywatną – czego dobrym przykładem są spółki, ale również spółdzielnie, organizacje społeczne i stowarzyszenia. W ich przypadku brakowanie dokumentacji odbywa się we własnym zakresie. Jednocześnie prawo archiwalne zmusza te jednostki organizacyjne do dotrzymywania prawidłowego okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.

Archiwizacjadokumentow.com.pl – dowiedz się więcej na temat ewidencji i przechowywania dokumentów

Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl prezentujemy nasze usługi związane z archiwizacją dokumentów oraz doradztwem w tej kwestii świadczonym firmom z całej Polski. Po zakwalifikowaniu dokumentów do odpowiedniej kategorii należy je posegregować i opisać, jednocześnie skanując te, co do których istnieje podejrzenie, że w przyszłości mogą stać się nieczytelne. Ważnym procesem w każdym archiwum jest brakowanie dokumentów polegające na wytypowaniu tych, które po upłynięciu okresu prawnie zobowiązującego archiwum do ich przechowywania, mogą opuścić archiwum i zostać poddane zniszczeniu.