Zespół archiwalny otwarty

Archiwistyka to dziedzina nauki o archiwach, która specjalizuje się w badaniu procesów archiwotwórczych. Celem jest formułowanie zasad teoretycznych opracowywania, przechowywania oraz udostępniania archiwaliów. Pod pojęciem archiwum kryje się uporządkowany zbiór dokumentów lub akt, które nie mają już bieżącej wartości użytkowej.

Zespoły archiwalne można podzielić na otwarte i zamknięte. Ta pierwsza grupa odnosi się do określania zespołu, który stale jest zasilany nowymi dokumentami przeznaczonymi do archiwizacji, zgodnie z przyjętymi procedurami. Ich przekazywaniem zajmuje się twórca zespołu, którym może być:

• osoba fizyczna;
• samodzielny urząd (np. urząd wojewódzki, gminy, powiatu).

Zgodnie z definicją J. Andrzejewskiego w opracowaniu „Podstawowe pojęcia archiwistyki”, zespoły archiwalne otwarte to „zespoły, do których dopływają stopniowo ulegające archiwizacji materiały archiwalne od prowadzącego nadal działalność twórcy zespołu (np. Urząd Wojewódzki w Łodzi)”.

Zespół archiwalny otwarty – charakterystyka

Sam zespół archiwalny otwarty to pojęcie używane do określenia całości dokumentacji zgromadzonej, a następnie przekazanej właściwej jednostce. Może ona współpracować z twórcą bezpośrednio lub też za jego pośrednictwem otrzymywać materiały pochodzące z różnych źródeł.

Zakres współpracy zależy od przyznanych kompetencji oraz wypracowanych schematów postępowania. Po tym, jak dokumenty przejdą właściwy proces i zostaną skatalogowane w archiwum, można mówić o nich w kontekście zespołu archiwalnego otwartego. Archiwa otwarte są zobowiązane do poddawania zgromadzonych materiałów systematycznej obróbce archiwalnej i stałego nadzoru nad zasobami.

Zespół archiwalny otwarty to opozycja dla zespołu zamkniętego. Taki podział jest popularny i powszechnie stosowany z uwagi na odmienny czas, w jakim działa twórca zespołu. Jeżeli zasób zostanie uznany za otwarty, wówczas sugeruje to, że dane archiwum ma uprawnienia do kształtowania narastających w jego strukturach materiałów archiwalnych – przykładem mogą być, np. nieustannie funkcjonujące Urzędy Wojewódzkie, których zasoby dokumentalne wciąż się powiększają.

Zespoły archiwalne – inne podziały

Zespoły archiwalne, ze względu na różnorodność i chęć usystematyzowania, można też podzielić na przykładowe, typowe oraz szczątkowe.

• zespoły archiwalne przykładowe – są to zespoły pochodzące z grupy jednorodnych twórców zespołów, które nie podlegają szczególnemu nadzorowi archiwalnemu;
• zespoły archiwalne typowe – są to zespoły niebrakowane, które zachowuje się celowo po to, by poznać całokształt działalności twórcy, jego sposób i techniki urzędowania;
• zespoły archiwalne szczątkowe – są to zespoły, w których ilość materiałów archiwalnych jest niewystarczająca, by możliwe było kompleksowe zbadanie istotnych funkcji jego twórcy.

Znane jest też rozróżnienie na zespoły archiwalne proste oraz złożone, które mają odmienną budowę wewnętrzną.

• Zespoły archiwalne proste – utworzone wskutek działania twórcy zespołu, którego kompetencje i organizacja nie ulegały istotnym zmianom, których konsekwencją byłoby przejmowanie materiałów archiwalnych od innych organizacji i instytucji.
• Zespoły archiwalne złożone – czyli zespoły utworzone w wyniku przejmowania od innych instytucji i organizacji materiałów archiwalnych, których wyłączenie było niemożliwe lub niecelowe bądź też powstałe wskutek działalności w ramach jednej instytucji, lub kilku niezależnych, ale równorzędnych instytucji.

Jednostką archiwalną, która podlega pod zespoły archiwalne, są zbiory archiwalne, które w przeciwieństwie do zespołów składają się z materiałów celowo kolekcjonowanych i niebędących rezultatem statutowej działalności danego urzędu czy instytucji. W zbiorach mogą być umieszczane pojedyncze dokumenty czy jednostki archiwalne o nieokreślonej przynależności do zespołu.