Wydzielanie materiałów archiwalnych

Materiały archiwalne są gromadzone przez wiele lat. Ich przydatność w zbiorze kwalifikuje się na podstawie oceny zawartości dokumentów, przeprowadzanej w konkretnym czasie. Jednak po wielu latach przechowywania może się okazać, że materiały te nie mają już swojej wartości lub też zyskały jeszcze większe znaczenie i powinny trafić do zbiorów centralnych. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku jest przeprowadzane wydzielanie materiałów archiwalnych.

Dwa cele wydzielania materiałów archiwalnych

Pojęcie wydzielania jest jednoznaczne i dotyczy czynności, które pozwalają na wyodrębnienie ze zbioru części jednostek inwentarzowych, spełniających konkretne kryteria. Wydzielanie obejmuje zarówno materiały archiwalne przeznaczone do przechowywania bezterminowego, jak i te, których czas przechowywania jest określony. Są to jednostki archiwalne oznaczone literą B z liczbą.

Wydzielanie materiałów archiwalnych przeprowadza się w dwóch sytuacjach:

• jeśli część jednostek inwentarzowych zyskała na wartości historycznej lub społecznej i jest uzasadnione ich przeniesienie do zbiorów centralnego archiwum państwowego,
• jeśli wyznaczony termin przechowywania jednostek archiwalnych upłynął i niezbędna jest weryfikacja zasadności ich dalszego przechowywania lub też podjęcie decyzji o zniszczeniu.

Jak przebiega wydzielanie materiałów archiwalnych?

Wyznaczenie części zbioru do jego przeniesienia lub utylizacji wymaga udziału komisji. W archiwum zakładowym tworzą ją: przedstawiciel komórki organizacyjnej, pełniący funkcję przewodniczącego oraz archiwista. Komisję wyznacza kierownik jednostki. Podczas wydzielania jest też możliwa zmiana kategorii akt z B na A lub przedłużenie okresu przechowywania jednostek kategorii B. Wydzielanie materiałów archiwalnych wymaga sporządzenia protokołu, który wraz ze spisem wydzielonych dokumentów jest przekazywany do lokalnego oddziału archiwum państwowego. Wydaje ono stosowne zezwolenie na zniszczenie lub przekazanie akt.