Tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej)

W archiwizacji materiałów stosuje się ściśle określoną klasyfikację, która pozwala na utrzymanie porządku i szybkie identyfikowanie ogromnej ilości dokumentów. Zanim zostaną one przypisane do kategorii i klas, najpierw stają się najmniejszym ogniwem organizacyjnym – jednostką archiwalną. Zależnie od formy dokumentów, jest ona umieszczana w teczce, segregatorze lub skoroszycie i otrzymuje opis. Jest to tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej).

Jednostka archiwalna a jednostka inwentarzowa

W nomenklaturze stosowanej w archiwistyce stosuje się dwa pojęcia – jednostki archiwalnej i jednostki inwentarzowej. W większości przypadków są one tożsame, gdyż zgodnie z definicją:

• jednostka archiwalna jest odrębną jednostką materiałów archiwalnych, którą może tworzyć pojedynczy dokument, ale też grupa dokumentów powiązanych tematycznie, umieszczonych w skoroszycie, segregatorze, teczce. Może to być również nośnik danych, zdjęcie, płyta gramofonowa i inne tego typu materiały,
• jednostka inwentarzowa jest zbiorem materiałów (dokumentów), które zostały oznaczone tym samym symbolem i stanowią odrębną pozycję w inwentarzu zespołu.

Każda jednostka inwentarzowa lub archiwalna musi być odpowiednio opisana. Tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej) powinien składać się z jednego lub kilku wyrazów i opisywać zawartość dokumentu, teczki czy poszytu. Pozwala to na umieszczenie pozycji w ewidencji oraz szybkie zidentyfikowanie jej zawartości pod względem tematycznym bez potrzeby odszukiwania dokumentu.

Ważne jest, aby tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej) był sformułowany właściwie i odzwierciedlał treść dokumentu. Stosowane w archiwach nazewnictwo często jest błędne, co prowadzi do wielu problemów związanych z porządkowaniem ewidencjonowaniem czy wyszukiwaniem konkretnych jednostek archiwalnych.