Sukcesor

Pojęcie sukcesora kojarzy się przede wszystkim z dziedziczeniem, czyli przejmowaniem własności po członku rodziny, najczęściej zamożnym i pochodzącym z wyższych sfer. Sukcesor – a właściwie zarządca sukcesyjny – pojawił się też w biznesie jako osoba, która przejmuje kierowanie firmą po śmierci jej poprzedniego właściciela, zanim dojdzie do formalnego ustalenia spadkobiercy.
W obu przypadkach termin ten obejmuje osoby (instytucje) przejmujące w drodze dziedziczenia zasoby poprzednika. Podobne znaczenie ma to pojęcie w archiwistyce, z tym że do przyjęcia tej funkcji muszą zostać spełnione określone warunki.

Kim jest sukcesor w archiwistyce?

Archiwistyka jest bardzo rozbudowaną dziedziną obejmującą cały kraj, a także firmy i instytucje poza jej granicami. Do prowadzenia archiwum zobowiązuje się każdy podmiot, który tworzy akta w związku z prowadzoną przez siebie działalnością. Może ona mieć charakter produkcyjny, ale też usługowy, kolekcjonerski, charytatywny, kulturalny, czy społeczny. Aktami natomiast są wszelkie dokumenty dotyczące tej działalności, w tym zatrudnienia pracowników. Niektóre z nich mają wartość historyczną i archiwalną, dlatego muszą być przechowywane przez wiele lat, a nawet wieczyście.

Obecność podmiotów oraz prowadzona przez nich praca są płynne i zmieniają się w czasie. Powody takie jak: bankructwo, śmierć właściciela, wygaśnięcie powodu funkcjonowania, czy sprzedaż firmy sprawiają, że tworzone przez lata archiwum pozostaje bez właściciela. Aby cenne dokumenty nie zostały zniszczone czy zagubione, zgodnie z prawem przejmuje je sukcesor.

Sukcesor jest jedną z dwóch stron procesu sukcesji archiwalnej. Oznacza ona przeniesienie części lub całości zespołu archiwalnego i włączenie go w zbiór innej jednostki archiwalnej. Takie przeniesienie w archiwistyce jest nazywane sukcesją lub dziedziczeniem.

Zadania sukcesora

Sukcesja jest sposobem na zachowanie zespołu archiwalnego stworzonego przez konkretnego aktodawcę po zaprzestaniu przez niego działalności. Może to być zakład pracy ogłaszający upadłość, rozwiązana organizacja czy śmierć osoby. Akta zgromadzone przez taką jednostkę mogą mieć wartość archiwalną i dlatego wymagają zabezpieczenia oraz ponownego zaewidencjonowania. Zbiory przejmuje sukcesor, który nie tylko jest aktotwórcą i tworzy własne zasoby archiwalne, ale też jest związany z sukcesodawcą merytorycznie lub terytorialnie.

Zadaniami sukcesora są:

• zabezpieczenie przejętych materiałów archiwalnych, dokonanie ich brakowania i ewidencji,
• zapewnienie odpowiednich warunków do ich przechowywania,
• kontynuowanie gromadzenia zasobu w przypadku sukcesji czynnej.

Kto lub co może być sukcesorem?

Mimo że sukcesor kojarzy się głównie z jednostką, w rzeczywistości pojęcie to jest znacznie szersze. Może obejmować zarówno konkretną osobę, wymienioną z imienia i nazwiska, jak i jednostkę archiwalną w zakładzie pracy, czy obejmujący szerszy zasięg oddział regionalny.

Chociaż mogłoby się wydawać, że najprostszym rozwiązaniem byłoby przekazanie zbiorów archiwum do innej pobliskiej jednostki, w rzeczywistości zasady takiego przejęcia bardzo precyzyjnie określają przepisy. Aby sukcesor mógł przejąć zbiory, musi spełnić kilka warunków. Powinien być aktotwórcą, czyli podmiotem, który sam tworzy dokumenty o wartości archiwalnej lub niearchiwalnej. Powinien też być związany określonymi czynnikami z sukcesodawcą. Na czym polega taki związek?

Przykładem może być realizowanie przez dwa odrębne zakłady takiej samej polityki produkcyjnej i technologii. Związek może też mieć charakter kulturowy, jeśli zbiory obu jednostek obejmują materiały dokumentujące kulturę i rozwój regionu. Jeszcze innym przykładem jest istnienie zakładu w innym zakładzie przy założeniu, że ze sobą współpracują. Po likwidacji jednego z nich drugi może przejąć zbiory archiwalne jako część wspólnego dziedzictwa.

Reasumując: sukcesorem zasobu archiwalnego zazwyczaj jest jednostka organizacyjna realizująca podobne cele produkcyjne, społeczne, polityczne etc. Może ona mieć również związek terytorialny, np. funkcjonując w tym samym budynku, w którym działał sukcesodawca, lub realizując zadania w tym samym mieście, powiecie, województwie. Sukcesor może przejąć cały zespół archiwalny sukcesodawcy albo tylko tę część, która odpowiada jego kwalifikacjom.

Sukcesorem zasobu archiwalnego zazwyczaj jest jednostka organizacyjna, która realizuje podobne cele produkcyjne, społeczne, polityczne itp. Może ona mieć również związek terytorialny, np. funkcjonując w tym samym budynku, w którym działał sukcesodawca lub realizując zadania w tym samym mieście, powiecie, województwie. Sukcesor może przejąć cały zespół archiwalny sukcesodawcy lub tylko tę jego część, która odpowiada jego kwalifikacjom.