Sukcesja bierna
W terminologii prawnej sukcesja jest zdefiniowana jako wstąpienie w ogół praw i obowiązków związanych z konkretnym majątkiem czy zbiorem o określonej wartości, niekoniecznie materialnej. Dotyczy ona jedynie tych sytuacji, gdy to przejęcie następuje po wcześniejszym właścicielu, a więc sukcesją nie będzie nabycie praw do domu zajętego w wyniku zasiedzenia. Sukcesja jest też określana jako następstwo prawne lub dziedziczenie całości, ale też części majątku poprzednika. W archiwistyce takim majątkiem jest zbiór archiwalny, a jedną z form jego przejęcia – sukcesja bierna.
Sukcesja jako zespół czynności archiwalnych
Gromadzenie i przechowywanie archiwaliów jest procesem długotrwałym, który obejmuje nawet całe stulecia. Zbiory znajdujące się w archiwum państwowym – w wielu przypadkach – są skategoryzowane jako wieczne, czyli przeznaczone do bezterminowego przechowywania. Takie materiały mają wysoką wartość społeczną i historyczną. Stanowią dokumentację wydarzeń z przeszłości, znaczących dla kultury i dziejów kraju.
Powstawanie jednostek archiwalnych jest związane z konkretnymi aktotwórcami, którzy działali w przeszłości i często już nie istnieją. Są to zarówno organizacje społeczne, polityczne, jak i przedsiębiorstwa czy placówki kulturalne, a nawet rody. Zakończenie działalności aktotwórcy nie oznacza, że gromadzone przez niego dokumenty o wartości historycznej czy społecznej zostają zniszczone. Przy takim postępowaniu niemożliwe byłoby kontynuowanie materiałów dokumentujących ciąg historycznych zdarzeń czy proces rozwoju społeczeństwa.
Po likwidacji archiwum aktotwórcy zbiorom wyznacza się nowe miejsce przechowywania, najczęściej w pokrewnym tematycznie czy najbliższym terytorialnie lokalnym archiwum. Taki proces przekazania i włączenia zbiorów do wyznaczonego zespołu archiwalnego w terminologii fachowej nazywa się sukcesją, czyli dziedziczeniem. Jedną z jej form jest właśnie sukcesja bierna.
Na czym polega sukcesja bierna?
W terminologii archiwalnej sukcesja bierna odnosi się nie tylko do samego procesu przejęcia zbioru wraz z prawami i obowiązkami. Jest to również dokumentacja przejęta przez sukcesora, która obejmuje tylko sprawy zamknięte, już niepotrzebne do jego bieżącej działalności. Sprawy zakwalifikowane do tej kategorii nie mają swojego ciągu dalszego i podlegają zamknięciu bądź przedawnieniu.
Przeciwieństwem sukcesji biernej jest sukcesja czynna, a więc wszelkie akta, które ulegają przekazaniu i kontynuacji. Zostają włączone do registratury własnej sukcesobiorcy i mają swój dalszy ciąg. Mogą być przekazane w całości lub tylko częściowo, w zakresie kompetencji merytorycznych. Z tymi działaniami nierozerwalnie związane jest pojęcie dziedziczenia akt. Niektóre są otwarte i muszą zostać wykorzystane w przyszłości. Inne (sukcesja bierna) dotyczą spraw dawno zamkniętych, archiwalnych i nieaktualnych. Nie są potrzebne do prowadzenia bieżącej działalności, ale też nie mogą zostać zniszczone. Bardzo często dochodzi do przekazania dokumentacji, a więc jej dziedziczenia w sytuacji ogłoszenia upadłości bądź likwidacji kancelarii lub jednej z prowadzonych przez nią jednostek organizacyjnych.
Przykład sukcesji biernej
Jednym z przykładów sukcesji biernej jest przejęcie zbioru archiwalnego dokumentującego dzieje lokalnego rodu, którego ostatni przedstawiciel zmarł i nie pozostawił po sobie spadkobiercy. Jeśli kolekcja aktotwórcy, gromadzona przez wiele stuleci stanowi wartość historyczną lub kulturową dla danego regionu, na polecenie Naczelnego Dyrektora Archiwum Państwowego może zostać włączona w zbiory regionalnego archiwum prowadzonego przez władze miasta czy gminy. Zbiór jest zamknięty i nie przybędzie już w nim żaden nowy dokument z uwagi na wygaśnięcie rodu. Po przejęciu w wyniku sukcesji biernej staje się częścią archiwaliów dokumentujących historię regionu.