Składnica akt

Składnica akt jest komórką organizacyjną firmy lub instytucji odpowiedzialną za gromadzenie, przechowywanie i porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej. Są to dokumenty oznaczone symbolem B, który wskazuje na czasowy okres ich przechowywania. W przeciwieństwie do dokumentacji archiwalnej nie ma ona ogólnonarodowej wartości historycznej, a jedynie jest przydatna jednostce, która ją gromadzi i przechowuje w składnicy akt.

Jakie zadania pełni składnica akt?

Jako komórka organizacyjna w jednostce, składnica akt jest nadzorowana przez kierownika oraz wykonuje ustawowe zadania. Ich zakres reguluje art. 36 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. Zgodnie z zapisem tego dokumentu do zadań kierowników zaliczają się:

• ochrona gromadzonych dokumentów przed zniszczeniem lub utratą,
• umożliwienie brakowania dokumentacji przez odpowiednie archiwum państwowe,
• zadbanie o prawidłowe prowadzenie ewidencji gromadzonych akt.

Powyższe zadania wynikają z rodzaju dokumentacji, jaką gromadzi i przechowuje składnica akt.

Gdzie jest tworzona składnica akt?

Komórka tego typu najczęściej jest tworzona w instytucjach publicznych, takich jak szkoły, placówki służby zdrowia, ośrodki szkoleniowe, a także zakłady pracy. Obejmuje dokumenty kadrowo-płacowe, arkusze ocen, protokoły egzaminacyjne i wiele innych dokumentów, których czas przechowywania jest określony przez prawo. Dokumentacja niearchiwalna gromadzona w składnicy akt służy wyłącznie potrzebom jednostek, w których jest przechowywana. W wyjątkowych sytuacjach składnica akt za zgodą jej kierownika może udostępniać takie dokumenty osobom trzecim.