Sekretariat

Sekretariat jest komórką organizacyjną w prawie każdym przedsiębiorstwie, firmie lub instytucji, odpowiedzialną za bieżącą obsługę spraw kierowanych i zlecanych przez osobę zajmującą stanowisko kierownicze. Zazwyczaj jest to komórka jednoosobowa, ale tworzy się też sekretariaty zrzeszające kilku pracowników i pełniące funkcje kancelarii ogólnej. Podstawowe zadania wykonywane w takiej komórce mają charakter techniczno-biurowy.

Rola sekretariatu w firmie lub organizacji

Sekretariat to miejsce, w którym odbywa się wiele kluczowych procesów i decyzji. To tutaj stykają się interesy zarządu i personelu, a także zarządzane są wszelkie formalności. Rola sekretariatu nie polega jedynie na przyjmowaniu telefonów i rejestracji wizyt. Jest to również miejsce, w którym przygotowywane są dokumenty, raporty i inne materiały niezbędne do codziennego funkcjonowania firmy.

Sekretariat jest często łącznikiem między różnymi działami firmy. To tutaj informacje napływają z różnych źródeł i są przekazywane dalej do odpowiednich działów. Bez sekretariatu, wiele informacji mogłoby zostać utraconych lub przekłamanych.

Ponadto, sekretariat odgrywa również istotną rolę w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy. To tutaj są wprowadzane pierwsze kontakty z klientami i partnerami biznesowymi. Warto więc zadbać o to, aby sekretariat był zawsze profesjonalny i przyjazny.

Codzienne obowiązki sekretariatu:

• przyjmowanie interesantów
• łączenie rozmów telefonicznych
• zarządzanie korespondencją
• dbanie o komunikację w firmie
• organizacja spotkań i konferencji
• zarządzanie dokumentacją firmy
• zarządzanie biurem
• organizacja podróży służbowych

Pracownik sekretariatu dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu, może udzielać cennych wskazówek i sugestii dotyczących różnych aspektów działalności firmy. Może również pomagać w organizacji spraw związanych ze spotkaniami, konferencjami i innymi ważnymi wydarzeniami.

Podstawowe zadania sekretariatu

Zadania, jakie pełni sekretariat w firmie, można podzielić na asystenckie i recepcyjne. Do pierwszej grupy zaliczają się wszelkie czynności związane z bezpośrednim przełożonym. Są one wykonywanie na jego polecenie, dla niego lub też często w jego zastępstwie. Rolą sekretarki jest np. organizowanie dnia pracy przełożonego, zebrań, wyjazdów służbowych itp.

Do czynności recepcyjnych zalicza się wszelkie działania związane z obsługą interesantów i pracowników firmy. Typowe zadania tej komórki to również odbieranie telefonów i przekierowywanie połączeń. Sekretariat może też wykonywać inne czynności takie jak przyjmowanie delegacji, nadzór nad sprzętem biurowym, organizacja wyjazdów służbowych, przygotowywanie konferencji prasowych i wiele innych.

Rodzaje sekretariatów

Zależnie od rodzaju i wielkości firm, powołuje się w nich sekretariaty o różnym charakterze i wykonujące zadania w innym zakresie. W praktyce funkcjonują się trzy typy takich komórek:

• sekretariat osobisty – powoływany wyłącznie jako wsparcie techniczno-biurowe pojedynczej osoby na kierowniczym stanowisku,
• sekretariat ogólny – który łączy funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej,
• sekretariat imprezy – tworzony na potrzeby obsługi targów, konferencji itp.

Profesjonalny sekretariat funkcjonuje przeważnie w dużych przedsiębiorstwach, w których obsługa korespondencji czy obieg dokumentów, wymagają zatrudnienia wielu odpowiedzialnych za nie pracowników. Dlatego równolegle z sekretariatem działa w takiej firmie kancelaria ogólna.

Zarządzanie dokumentacją i archiwizacja w sekretariacie

Osoba pracująca w sekretariacie często jest odpowiedzialna za zarządzanie dokumentacją i archiwizacją dokumentów. Sekretariat jest też odpowiedzialny za odpowiednie przechowywanie dokumentów, aby były łatwo dostępne w razie potrzeby. Istotne jest, aby dokumenty były uporządkowane i zszyte w odpowiedniej kolejności, aby nie było problemów z ich odszukaniem w przyszłości.

Wiele firm korzysta także z systemów elektronicznej archiwizacji, które ułatwiają przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów. Dzięki nim, sekretariat może zaoszczędzić dużo czasu i energii, które wcześniej było poświęcone na ręczne przeszukiwanie papierowych dokumentów.

Technologie i narzędzia wykorzystywane w sekretariacie

W dzisiejszych czasach, technologia to niejako wyposażenie sekretariatu w niezbędne narzędzia pracy. Coraz częściej używa się systemów CRM, które umożliwiają zarządzanie danymi klientów, harmonogramami spotkań i przypomnieniami o ważnych wydarzeniach.

Komunikacja odbywa się często za pomocą poczty elektronicznej, dzięki czemu wiadomości są dostarczane szybko i bez problemów. Wielu sekretariatów korzysta również z platform komunikacyjnych, takich jak Slack czy Microsoft Teams, które zastąpiły rozmowy telefoniczne, bo ułatwiają szybką wymianę informacji między członkami zespołu.

Wielu pracowników sekretariatu korzysta z programów do zarządzania dokumentacją, które pozwalają na przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów w sposób wygodny i bezpieczny. Dzięki temu, archiwizacja i organizacja dokumentów staje się bardziej efektywna, a wszyscy pracownicy mają łatwy dostęp do potrzebnych informacji.