Scalanie archiwalne

Scalanie archiwalne to proces łączenia danych archiwalnych, które są przechowywane w różnych źródłach, w jeden spójny zbiór danych. Celem tego procesu jest stworzenie pełniejszego i bardziej kompletnego zestawu danych archiwalnych, który może być łatwiejszy do przeszukiwania, analizy i wykorzystania. Na czym polega jego scalanie? Dlaczego się to robi?

Na czym polega scalenie zbioru?

Dokumenty archiwalne mogą być tworzone i przechowywane w różnych miejscach, pomimo że dotyczą tego samego twórcy. Taka sytuacja może mieć miejsce wówczas, gdy komórka organizacyjna przeniosła się do innej siedziby, pozostawiając część zbioru w pierwotnym archiwum.

Innym przykładem jest sytuacja, gdy organizacja posiada wiele baz danych z różnych projektów lub dziedzin i chce połączyć te dane w jedną całość w celu ułatwienia przeglądania i analizy. Połączenie części zbioru w jedną całość z możliwością jego przechowywania w jednym miejscu oznacza scalanie zbioru.

Scalanie archiwalne może być stosowane w przypadku, gdy dane archiwalne są przechowywane w różnych systemach lub formatach, takich jak pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne czy bazy danych. Proces ten polega na przekształceniu ich z różnych formatów do jednego wspólnego formatu, co ułatwia dalsze przetwarzanie i analizę.

Jakie funkcje pełni scalanie archiwalne?

Zbiory archiwalne często zawierają tysiące, a nawet setki tysięcy pojedynczych dokumentów. Odnalezienie w tej masie konkretnych informacji jest trudne i czasochłonne. Trudność ta jest tym większa, jeśli dokumentacja dotycząca jednego twórcy czy wydarzenia jest podzielona i przechowywana w wielu oddziałach.

Scalanie archiwalne, pozwala na minimalizowanie podziału dokumentacji dotyczącej jednego twórcy. Dzięki temu nie tylko łatwiejsze jest jej uporządkowanie i opisanie, ale też odnalezienie kompletu potrzebnych dokumentów. Scalaniu poddaje się zespół lub zbiór rozbity, czyli taki, którego części są przechowywane w innych oddziałach. Miejsce scalenia ustala się na podstawie zasad proweniencji (przynależności zespołowej), pertynencji terytorialnej oraz przepisów.

Scalanie może się odbywać w sposób:

• realny – poprzez fizyczne przeniesienie jednostek archiwalnych do konkretnego oddziału oraz włączenie ich przez dokonanie odpowiednich opisów i nadanie sygnatur,
• idealny – poprzez wpisanie ich doinwentarza archiwalnego, który zawiera informacje o wszystkich dokumentach w zbiorze, również tych zniszczonych lub zaginionych.

Scalanie jest też jedną z form napływu archiwaliów do konkretnego zespołu lub zbioru, poprzez ich przejęcie z innych lokalnych archiwów. Zespoły (zbiory) rozbite nie mogą być opracowywane do czasu ich scalenia.

Jakie są najczęstsze wyzwania w procesie scalania archiwalnego?

Proces scalania archiwalnego może być skomplikowany i stwarzać pewne wyzwania. Niektóre z najczęstszych wyzwań to:

• Brak standardowych formatów danych: Dane archiwalne mogą być przechowywane w różnych formatach, co może utrudnić proces scalania. Konwersja danych z jednego formatu do drugiego może wymagać dodatkowego wysiłku i czasu.
• Wielkość i złożoność danych: Duże zbiory danych archiwalnych mogą sprawić trudności w procesie scalania. Wymaga to odpowiednich zasobów obliczeniowych i czasu wykonania, aby zachować wydajność i dokładność scalania.
• Identyfikacja i rozwiązywanie konfliktów: W przypadku łączenia danych archiwalnych z różnych źródeł, może wystąpić konieczność rozwiązania konfliktów w danych. Na przykład, jeśli dwa źródła danych mają różne wartości dla tego samego pola. Wymaga to starannego zaprojektowania procesu scalania i narzędzi, które pomogą rozpoznać i rozwiązać takie konflikty.

Monitorowanie i utrzymanie danych archiwalnych może obejmować regularne tworzenie kopii zapasowych, aktualizację oprogramowania, monitorowanie wydajności systemu i przeprowadzanie regularnych testów sprawdzających poprawność danych. Dzięki temu organizacja będzie miała pewność, że dane archiwalne są bezpieczne, dostępne i zgodne z wymaganiami.