Rejestracja spraw

Prowadzenie jakiejkolwiek sprawy w komórce organizacyjnej wymaga precyzyjnego dokumentowania drogi, jaką się toczy. Rozpoczyna się ona w momencie wpływu pisma do jednostki i kończy w miejscu oraz czasie załatwienia. Aby dokumentowanie było możliwe, jest konieczne przypisanie sprawie sygnatury, która pozwoli ją odnaleźć i zidentyfikować na każdym etapie. Służy temu rejestracja spraw.

Na czym polega rejestracja spraw?

Rejestracja spraw obejmuje wpisanie pierwszego pisma, wpływającego do podmiotu do odpowiedniego formularza włącznie z nadaniem mu unikalnego numeru. Mogą to być podanie, formularz, oświadczenie, pozew sądowy czy teczka z aktami, która rozpoczyna sprawę. Zasady rejestracji w danym podmiocie są określane zapisami umieszczonymi w instrukcji kancelaryjnej lub innych przepisach wewnętrznych.

Dokumenty napływające do komórki (jednostki organizacyjnej) dzieli się na: tworzące akta sprawy i nietworzące akt sprawy. Rejestracji podlegają tylko te pierwsze. Dokonuje się jej w specjalnym dzienniku ewidencyjnym, nadając znak sprawy. Powinien on mieć ujednoliconą formę, na którą składają się:

• znak komórki organizacyjnej,
• symbol odpowiadający klasyfikacji w wykazie akt,
• kolejny numer sprawy w spisie,
• czterocyfrowe oznaczenie roku kalendarzowego, w którym rozpoczęto sprawę.

Możliwe jest też uzupełnianie sygnatury o numer grupy spraw wydzielonych w danej klasie, jeśli takie wydzielenie ma miejsce. W przypadku oznaczenia komórki organizacyjnej, w danym roku kalendarzowym może ono być przypisane tylko do jednej z nich. Taka zasada obowiązuje również wtedy, gdy w trakcie roku nastąpią zmiany organizacyjne.