Przesyłka
Jedną z czynności stanowiących stała część pracy biura, kancelarii, sekretariatu lub dowolnej komórki organizacyjnej jest wymiana dokumentów i korespondencji. Odbywa się ona na wiele sposobów, zarówno tradycyjnych, jak i z wykorzystaniem nowoczesnych technologii i narzędzi. Przedmiotem takiej wymiany jest przesyłka opatrzona danymi adresata i nadawcy oraz wyekspediowana jedną z dostępnych metod.
Czym charakteryzuje się przesyłka?
Przesyłka zazwyczaj jest kojarzona z firmami kurierskimi, które usługowi zajmują się przewożeniem i dostarczaniem różnych materiałów, korespondencji i paczek. W biurze czy kancelarii przesyłka odnosi się głównie do dwóch form:
- korespondencji pisanej, czyli listów i dokumentów,
- pakietów, czyli paczek zawierających np. materiały reklamowe, próbki, zamówione produkty i inne przedmioty materialne.
Cechą charakterystyczną wszystkich przesyłek jest ich odpowiednie opisanie – danymi adresowymi nadawcy i odbiorcy. W warunkach firmowych sporadycznie stosuje się tradycyjne znaczki lub bieżące opłaty pocztowe. Każda przesyłka jest rejestrowana, a koszty wysyłki są opłacane zbiorowo na podstawie umowy zawartej pocztą lub firmą kurierską.
Metody ekspediowania przesyłek
Przesyłka jest wysyłana do adresata w celu dostarczenia mu konkretnych informacji lub przedmiotów. W pierwszym przypadku dokument, pismo czy materiał drukowany nie musi być wysyłany fizycznie, w postaci listu przewożonego przez kuriera. Dopuszczalnymi i często stosowanymi metodami są też urządzenia i drogi elektroniczne. Przesyłka może więc trafić do odbiorcy:
- pocztą tradycyjną,
- pocztą kurierską,
- przeniesiona przez gońca,
- wysłana faksem,
- wysłana e-mailem,
- w formie telegramu lub teleksu.
Oczywiste jest, że tylko niektóre typy przesyłek można wysyłać pocztą elektroniczną czy telefaksem. Niektóre z dokumentów ekspediowanych takimi drogami wymagają też podpisu kwalifikowanego.