Porządkowanie materiałów archiwalnych

Właściwe zarządzanie archiwum wymaga bieżącego porządkowania materiałów archiwalnych. Zakres czynności, które należy wykonywać z najwyższą starannością, to układanie wewnątrz teczek aktowych, ich opisywanie, nadawanie właściwego układu, sporządzenie ewidencji oraz techniczne zabezpieczanie. Regularne ich przeglądanie czy kategoryzowanie to obowiązek, który jest narzucony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i regulowany przez jego zarządzenie z dnia 25 lutego 1986 roku. Dokument w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych reguluje wiele kwestii, w tym przyjmowanie, przekazywanie, opisywanie dokumentów zgodnie z przyjętymi symbolami kwalifikacji oraz sygnaturami.

Porządkowanie materiałów archiwalnych to także:

• układanie ich według kolejności symboli kwalifikacyjnych wykazu akt,
• ewidencjonowanie, czyli umieszczanie w spisie zdawczo-odbiorczym.

W niektórych przypadkach, wraz ze spisem dołączane są także dane dotyczące organizacji i zakresu działania danej jednostki oraz spis materiałów, które są przez nią zarządzane.

Ustawodawca reguluje nie tylko przebieg procesu porządkowania materiałów archiwalnych, ale też przygotował szczegółowe instrukcje postępowania w przypadku dokumentacji fotograficznej, geologicznej, kartograficznej czy geodezyjnej, która rządzi się innymi prawami. Wraz z nią przekazuje informacje na temat prawidłowego opakowania i przygotowania do archiwizacji porządkowanych materiałów.